управління бухгалтерією

Відкриті бізнес-методики і технології

[email protected]
Кавтрева
Алевтина Борисівна
[email protected]
+7 (863) 2-699-123
Україна
+7 (499) 322-37-27
Україна
+420 723 394 451
Чеська Республіка
Skype
Triz-ri
Поділитися

Схема спілкування з податковими, митними та іншими контролюючими організаціями досить традиційна: нас знову перевіряють - ми знову захищаємося, виправдовуємося, обурюємося, намагаємося "домовитися" ... Для порушників закону ця ситуація, дійсно, повинна бути некомфортною! Але найчастіше в умови дискомфорту потрапляють досить лояльні до закону платники податків, пасажири і інші громадяни і юридичні особи. Намагаючись зорієнтуватися в потоці суперечливих внутрішніх інструкцій і правил, відомих одному Богу і співробітникам даної служби, чоловік залишає черговий "КПП" з вдячністю, що "ще легко відбувся".

Сьогодні існує близько 50 000 спеціальностей. Крім того, що їх занадто багато, однойменні спеціальності часто мають різні завдання. Скажімо, при однаковій назві, водій, що перевозить директора підприємства, водій, який виступає на перегонах, і "водій-далекобійник" явно повинні мати різну систему мотивації.

Але після сотень консультацій стало очевидно, що більшість завдань хронічно повторюється.

Кавтрева А.Б. Сичов С.В.

Недолік 1 (з 9-ти).

Неврахування того факту, що сума угоди і трудомісткість виконання робіт не пов'язані між собою. відповідно,

1.1. Великий разовий (іноді нежданий) "спритний" замовлення не тягне за собою додаткової трудомісткості, а зарплату збільшує і в результаті розслабляє співробітників.

І навпаки. Коли основна робота по обслуговуванню довгоочікуваного Клієнта тільки починається, а нових надходжень не передбачається, співробітники "правомірно" цікавляться: чому при великих стараннях і трудовитратах, ніж минулого "прибутковий" місяць, їх зарплата "падає".

1.2. У співробітників мимоволі виробляється неприязнь до дешевших товарів і послуг, прагнення уникати роботи з ними і відповідне ставлення до Клієнтів, які їх купують. Так, в інших магазинах біля стенду з кавоварками / кавомолки (умовно) продавця можна і не дочекатися (на відміну, наприклад, від стенду з проекційними ТБ).

Як результат, премія "непрозора". Зв'язок оплати з результатами праці пропадає.

Стажування "Виведення шаманства
з бухгалтерії "

Керівники компаній і фінансові директори в своїй роботі часто стикаються з такими ситуаціями:

в бухгалтерії постійний аврал.
в документах можливо величезна кількість помилок через неуважність або через пропущений нововведення (а перевірити величезні стоси папок з документацією не представляється можливим) ...
немає розуміння, чи все податки оптимізовані, відсутня система контролю цього процесу.
багато завдань бухгалтеру йдуть у небуття (відмовки типу: "Це по 05-му не дебетується!") ...
незрозуміло, як вибудувати управління бухгалтерією - це якась терра інкогніта ...
часом просто панічний страх перед бухгалтером.

Шановні керівники підприємств знають: коли кваліфікація співробітників (в даному випадку - бухгалтера) в "предметної" області об'єктивно вище, стає важко перевірити їх роботу (в тому числі, їх завантаженість), не вникаючи в "деталі" предмета. Як наслідок, починається "шаманство" з їх боку, тобто уникнення роботи шляхом усвідомленого або неусвідомленого її ускладнення, заплутування, "відходу в кваліфікацію".

Що робити

Впровадження технології з управління роботою бухгалтерії у Вас на підприємстві відбувається при безпосередньому Вашу участь. Воно полягає у виконанні ряду завдань, кожне з яких вирішує певне завдання (докладніше див. У розділі "Етапи робіт").

Виконуючи ці завдання і щоразу отримуючи від нас зворотний зв'язок в режимі супроводу (вичитку, коригування, рекомендації по впровадженню та ін.), Ви зможете:

визначити та оптимізувати завантаженість бухгалтерії - як відділу в цілому, так і кожного співробітника окремо;
зібрати і систематизувати документи / звіти бухгалтерії і терміни їх здачі в контролюючі органи;
ввести процедуру перевірки на типові (характерні) помилки;
розробити систему оплати співробітників бухгалтерії;
систематизувати роботу з нововведеннями;
ввести алгоритми ініціативності та процедуру опису специфіки роботи бухгалтерії;
виробити корпоративні стандарти / внутрішньофірмові правила і т.д.

а також прояснити для себе такі питання, як:

Як платити зарплату і премію бухгалтеру так, щоб він працював з максимальною віддачею і, в першу чергу, в інтересах Компанії?
Як перестати боятися звільнення бухгалтера, навіть якщо у підприємства вузька специфіка?
Як справлятися з зовнішніми обставинами (податковою інспекцією, іншими структурами і т.п.), коли вони порушують запланований хід роботи?
І багато іншого…

Таким чином, це НЕ "навчання з відривом від виробництва" і НЕ "тренінг в закритій аудиторії". Це спільне (разом з Вами) покрокове впровадження на Вашому підприємстві певних управлінських рішень, передбачених самими завданнями.

Поетапний процес виконання всіх завдань дозволяє вивчити і впровадити технологію в спокійному і зручному режимі (НЕ авралом). А сама технологія залишиться у Вас в вигляді електронного кейса "RI-BILLER" для подальшого управління Вашої бухгалтерією.

Графік стажування

В процесі впровадження передбачені наступні етапи (завдання):

1. Визначення завантаженості бухгалтерів (всіх в цілому і кожного співробітника окремо). оптимізація

Опис причин несвоєчасної (не в повному обсязі) зданої роботи / допущених помилок, порушень в разі, коли працівник не згоден з майбутнім покаранням.

Опис дій по алгоритму ініціативності.

Надання інформації в разі нестандартної задачі, що виходить за компетенцію співробітника.

7. Поділ функцій прийняття рішень і виконання

Вирішуються проблеми, пов'язані з відсутністю технологій:

А) Пошуку рішень, наприклад:

Незрозуміло, оптимізовані податки. Можливо, підприємство могло б платити менше.
Вічна проблема - вирішення питання, скільки потрібно грошей на наступний місяць і скільки їх надійде від платників, хоча б попередньо.

В результаті планування не виходить. Інформація про брак або надлишок грошей надходить в момент настання дефіциту / профіциту. Хоча треба, щоб гроші, необхідні на витрати, завжди залишалися і, в той же час, не залежувались на рахунку, а приносили дохід.

Немає загальної картини дебіторсько-кредиторської заборгованості, загальної фінансової картини підприємства.
Немає повного і систематизованого мат. обліку складу готової продукції.
Підрозділи несвоєчасно подають первинні документи про доходи, про реалізацію, про надходження і вибуття товарів, готової продукції.
Чи не своєчасно складається звіт касира по касі підприємства через помилки операційних касирів при відображенні виручки за видами товарів, послуг.

Б) Прийняття рішень, наприклад:

Чи не присвячуючи керівника у багато проблем, бухгалтерія намагається приймати самостійні рішення з питань, які вище їх компетенції.
Більшість рішень правильні, але відсотків 15 - кричущі помилки.
Постійні натяки на високу відповідальність роботи бухгалтерії.

Як наслідок - культивована "важливість" бухгалтерії перед іншими підрозділами організації і вимога більш високою, у порівнянні з ними, зарплати.

Наше завдання: перейти від будь-якої абстрактної проблемної ситуації до конкретної (тобто потрібно виділити оперативну зону завдання).

Опис технології коректної постановки завдань (в т.ч. і з метою оптимізації оподаткування).

Запобігання ситуацій "ліні другого рівня", коли співробітник виконує НЕ важливі, а психологічно більш легкі і приємні роботи.

Сортування і рішення задач.

8. Опис специфіки роботи бухгалтерії підприємства

Одна з найчастіших причин "шаманства" - співробітник знає собі ціну і трохи зловживає цим, явно чи неявно, шантажуючи своїм звільненням (з цієї причини він нерідко перебуває в частково керованому стані).

Для вирішення цього завдання необхідна "інвентаризація" цього досвіду хороших співробітників [тобто тих, яких є за що цінувати] і документування важливих для фірми моментів, наприклад:

Всі ці моменти можуть бути висвітлені в рамках опису "специфіки" бухгалтерського обліку.

Технології та досвід повинні стати переданими, тому будуть потрібні документи, які роблять догляд бухгалтера некритичним.

Для цього виконується:

Складання списку корисного досвіду.

Безпосередньо опис специфіки роботи бухгалтерії.

9. Вироблення фірмових стандартів / правил

Попередні завдання (вище) присвячені вибудовування технологій роботи бухгалтерії.

На цьому ж етапі корисно звести всі правила і технології в єдиний "моральний і технологічний кодекс" роботи відділу. Таким документом є фірмові стандарти / правила.

У цих завданнях наводиться перелік стандартів, адаптований до роботи бухгалтерії:

Вироблення фірмових стандартів і правил:

на спілкування з контролюючими органами,
на терміни здачі документів з інших відділів і т.д.

ведеться робота з соотв. документами і шаблонами звітності з електронного кейса "Управління бухгалтерією" RI-BILLER ",
даються рекомендації щодо подальшого моніторингу та впровадження технології.

Формат і тривалість роботи

ЗАОЧНО (по електронній пошті і скайп-зв'язку) - 3 місяці (10-15 сеансів на місяць).
ОЧНО (з приїздом фахівців на підприємство) - обговорюється індивідуально.

Робота виконується тільки для всього відділу бухгалтерії, фінансової служби і т.д.

Стажування "Виведення шаманства
з бухгалтерії "

Стажування в допомогу:

тим керівникам фірм (а також фінансовим директорам), яких "дістали" недбайливі головбухи,
і тим головбухам, яких "дістали" недбайливі підлеглі,
а також тим, хто просто хоче навести порядок в бухгалтерії і навчитися ефективно нею управляти (не вникаючи в тонкощі бухобліку!),

ми проводимо стажування - буквально - по виведенню "шаманства" з бухгалтерії. Тобто по впровадженню технології управління бухгалтерією. яка потребує детального знання "предмета".

При цьому впроваджувана технологія зручно "упакована" в електронний кейс і пакет документів "Управління бухгалтерією" RI-BILLER ", який містить:

пооперационно описані функції бухгалтерів з нормами роботи на кожну операцію і позначенням її якісного рівня,
докладний графік здачі бухгалтерської та податкової звітності Керівнику / до відповідних органів,
модель оплати праці для бухгалтера і головного бухгалтера (Калькулятор зарплати + Критерії результативності + Положення про премію),
рекомендації щодо вироблення фірмових стандартів / правил для співробітників бухгалтерії.

При тому, що всілякої літератури типу зарплат бухгалтера і посадових інструкцій бухгалтера на ринку повно і так, акцент в даному випадку робиться саме на тому, як контролювати функції і обов'язки бухгалтера навіть неспеціалісту. І як це практично впровадити.