Сполучні процеси в менеджменті (1) - лекція, сторінка 1
Комунікації і комунікаційний процес.
Процес прийняття рішення.
Моделі і методи прийняття рішення.
I. Організована і спрямована на досягнення певної мети діяльності організації була б неможлива без обміну інформацією. Інформація дуже важливий ресурс в життєдіяльності організації.
Передана людям інформація може мати різні цілі в залежності від видів діяльності в організації:
Менеджери можуть оцінювати можливі вигоди від наявності інформації або можливі втрати внаслідок її відсутності. Цінність інформації в значній мірі залежить від способу і швидкості її передачі, періодичності та достовірності.
Способи передачі інформації людям ґрунтуються на відчуттях (зір, слух, смак, нюх). В організаціях використовується, головним чином, візуальна і звукова інформація. Швидкість передачі і прийому інформації може бути виражена в часі, необхідному для розуміння конкретної ситуації.
Періодичність передачі або отримання інформації впливає на її цінність. Наприклад, щотижневі доповіді про фінансовий стан організації, що містять мало змін, матимуть відносно невелику цінність. Занадто часто надходить інформація про одне й те ж явище може виявитися перешкодою, що викликає перевантаження людини.
Надійність інформації може бути виражена в тому, наскільки особа, відповідальна за прийняття рішень, довіряє отриманої інформації. Надійність оцінки порівнюється з цінністю інформації та витратами на її отримання.
Достовірність інформації характеризує, якою мірою ця інформація відображає те, що вона повинна відображати.
Інформація різниться за трьома основними видами:
Стратегічна інформація. Дана інформація, необхідна на тривалий час. До неї відносять інформацію, яка відображає існуючі тенденції в регіонах, в країнах і конкуруючих господарських структурах.
Тактична інформація. З її допомогою визначаються найкращі засоби досягнення стратегічних цілей, вивчаються проблеми та шляхи їх вирішення. Крім того, вона є результатом ведення постійного спостереження за зовнішнім середовищем.
Оперативна інформація направлена на подолання перешкод і обмежень при реалізації стратегічної і тактичної інформації.
Інформація є центральною ланкою в сполучних процесах управління. Значимість сполучних процесів визначається тим, що за допомогою їх здійснюється взаємозв'язок загальних функцій управління (див. Рис. 9.1).
Мал. 9.1. Взаємозв'язок загальних функцій управління за допомогою сполучних
Сполучні процеси включають в себе комунікаційний процес і процесспрінятія рішень. Кожна зі складових сполучних процесів в повній мірі використовує інформацію і знаходиться в залежності від неї.
II. Всі види управлінської діяльності засновані на обміні інформацією. Тому комунікації і називають сполучними процесами. Комунікація та інформація різні, але свя-занние між собою поняття. Комунікація включає і те, що передається, і те, як це "що" передається. Для того щоб когось комунікація відбулася необхідно, як мінімум, наявність двох людей.
Значення комунікацій визначається їх впливом на ефективність і результативність діяльності організацій.
У широкому сенсі під комунікацією розуміють процес обміну інформацією.
У вузькому смислекоммунікація - це спілкування людей в процесі їх спільної діяльності, обмін ідеями, думками, почуттями і інформацією.
Комунікації - це процес обміну інформацією та передача відомостей між людьми або невеликій групі людей.
Комунікації важливі для керівників з наступних причин:
Керівники значну частину свого часу витрачають на комунікації. Згідно з даними багатьох експертів, на це йде 75 - 95% часу керівника. Тому вони повинні бути зацікавлені в поліпшенні даного виду діяльності;
Комунікації необхідні для ефективного управління;
Добре налагоджені комунікації сприяють забезпеченню організаційної ефективності. Якщо організація ефективна в області комунікації, то вона ефективна і у всіх інших видах діяльності.
Мета комунікації полягає в досягненні від приймаю-щей боку точного розуміння відправленого повідомлення. При відсутності комунікацій працівники не мають інформації про те, що роблять колеги, менеджмент не отримує первинних дан-них, а керівники та лідери не в змозі віддавати вказівки. Отже, неможливими виявляються координація раз-особистих видів діяльності і співробітництво працівників.
Комунікації в організаціях є складні, динамічні і відтворюють явища, які можуть розглядатися як дії, взаємодії і процеси.
Комунікації як дію. Її модель представлена на рис. 9.2. У даній моделі джерело розробляє послання, що складається з символів. Символи потім перетворюються в сигнали, або кодуються. Сигнали посилаються через канали для одержувача, який їх декодує або інтерпретує. Модель також включає звук, що впливає на процес. Такого роду комунікація розглядається як односторонній процес. У цій моделі відсутній зворотний зв'язок.
Мал. 9.2. Модель комунікації як дію.
Комунікації як взаємодія. Введення елемента зворотного зв'язку стало переходом до другого типу моделі - комунікації як взаємодія (див. Рис. 9.3.).
Дана модель не в повній мірі відображає весь процес і динаміку комунікацій з участю людини.
Комунікації як процес. Сучасні моделі комунікації є більш повними, оскільки відбивають комунікації як процес (див. Рис. 9.4.). Найбільш важлива відмінність полягає в тому, що процес комунікації більше не розглядається як лінійний або циркулярний. Суттю моделі комунікації як процесу є те, що людина одночасно і постійно виступає в ній в ролі і джерела, і одержувача повідомлення, інформації.
Мал. 9.3. Модель комунікації як взаємодія.
Розвиток цієї моделі відображає трансформацію уявлень про комунікації: від лінійної до моделі процесу з акцентом на внутрішні і зовнішні чинники.
Комунікаційний процес - обмін інформацією між двома людьми і більше. Його основна мета - забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну.
У комунікаційному процесі виділяють чотири основні елементи:
Відправник - особа, яка передає інформацію;
Повідомлення - інформація, закодоване за допомогою символів;
Канал - засіб передачі інформації;
Одержувач - особа, якій призначається інформація і яка інтерпретує її.
Мал. 9.4. Комунікації як процес.
При обміні інформацією відправник і одержувач проходять кілька взаємозалежних етапів. Їх завдання - скласти пові-щення і використовувати канал для його передачі таким чином, щоб обидві сторони зрозуміли і поділили вихідну ідею. Це важко, бо кожен етап є одночасно точкою, в якій зміст може бути пошкодженим або повністю втрачено. Вказано-ні етапи такі:
Зародження ідеї. Обмін інформацією починається з формулювання ідеї або відбору інформації. Відправник вирішує, яку значиму ідею або повідомлення слід зробити предметом обміну;
Кодування і вибір каналу. Для того, щоб передати ідею відправник повинен за допомогою символів закодувати її, використавши при цьому слова, інтонацію і т.д. Кодування перетворює ідею в повідомлення.
Передача. На третьому етапі відправник використовує канал для доставки повідомлення одержувачу (фізична передача);
Декодування. Декодування - переклад символів відправника в думці одержувача. Якщо символи, обрані відправником, то вони мають точно таке ж значення для одержувача.
Зворотній зв'язок. При наявності зворотного зв'язку відправник і одержувач міняються ролями.
Перешкоди (Шум). Джерела шуму, які можуть створювати перешкоди на шляху обміну інформацією, різні - від використання мови і відмінностей в сприйнятті, через які може змінюватися зміст інформації в процесах кодування і декодування.
Комунікативний потік може рухатися в горизонталь-ном і вертикальному напрямках. Вертикальні напрям поділяється на спадний і висхідний.
Зменшення - це коли комунікаційний потік рухається від більш високого рівня управління до нижчого (постановка завдання, опис робіт, наказ, розпорядження).
Висхідний напрямок - рух інформації від нижчого рівня управління до більш вищого рівня в ієрархії організації. Використовується в якості зворотнього зв'язку підлеглих з керівником (інформація про результати та проблеми, що виникають).
Комунікації мають різні типи: внутриличностная, міжособистісна комунікація в малій групі і громадська.
Внутриличностная коммунікація- це комунікація, що виникає всередині самого індивіда. Це те, коли індивід говорить сам з собою. Він виявляє одночасно і посилає і приймаючою стороною, його думки і почуття створюють послання, а мозок діє як канал для обробки цих думок і почуттів.
Міжособистісна коммунікація- це комунікація з іншою людиною.
Комунікація в малій групі. Комунікація в малій групі виникає тоді, коли невелика кількість людей (мала група до 30 осіб) збирається разом з якоюсь метою.
Суспільна комунікація. В суспільної комунікації посилає передає послання аудиторії (великій групі більше 30 чоловік).
Комунікації можна класифікувати за такими ві-дам (див. Рис.9.5.):
• зовнішні та внутрішні;
• одноканальні і багатоканальні;
• стійкі і нестійкі;
• формальні і неформальні;
• ситуаційні і постійні;
• уявні і реальні;
Той або інший вид комунікацій, в системі управління, використовується в залежності від цілей діяльності і потрібно було-сти в тому або іншому вигляді комунікаційних мереж.