Складання плану наради, переговорів

Складання плану совещанія.docx

Всі ми знаємо, що наради являють собою важливий інструмент успішного менеджменту будь-якої організації. Кожен робочий день по всьому світу проводиться незліченна кількість нарад, які вимагають витрат величезної кількості часу і грошей, але який відсоток всіх цих нарад ефективний?
Перед діловим нарадою:

1. Визначте мета. Постарайтеся визначити чітку мету наради. Чого ви хочете досягти? Подбайте про те, що б учасникам наради про це було відомо.

3. Влаштовуйте наради вранці. По можливості, намагайтеся організовувати наради вранці, так як люди в цей час зазвичай уважніші. Вони, швидше за все, також будуть намагатися закінчити нараду вчасно - до обіду!

4. Запрошуйте тільки тих, хто має відношення до обговорюваних питань. Запрошуйте тільки тих, хто може зробити в нарада значний внесок.

5. Підготуйте порядку наради. При підготовці порядку, постарайтеся не виходити за рамки однієї сторінки. В першу чергу перерахуйте найважливіші питання, так як це дозволить обговорити їх, коли люди найбільше уважні.

6. Заздалегідь сповістіть людей. Запросіть учасників наради заздалегідь, так як це підвищить шанси того, що у них вийде прийти, і дасть час підготуватися.

8. Призначте сильного голови наради. Хороший голова є ключовим фактором успіху кожної наради.

9. Призначте секретаря або протокольщіка. Подбайте про те, щоб на нараді був людина відповідальна за ведення протоколу наради. В ідеалі, ця людина повинна мати індивідуальне ставлення до обговорюваних питань.

10. Підготуйтеся до наради. Якщо ви учасник, складіть план того, що ви хочете сказати перед нарадою. Складіть список ключових моментів, на які зможете посилатися під час наради.

11. Починайте нараду вчасно. Простежте за тим, щоб нарада розпочалася вчасно. Не витрачайте час на очікування що запізнюються.

12. Дотримуйтеся порядку. Будучи головою, ви зобов'язані нагадувати учасникам про порядок, коли б хтось не відхилився від неї.

13. Стимулюйте обговорення. Задавайте учасникам прямі запитання. Утримуйтеся питань, які потребують однозначних відповідей: "так" або "ні".

14. Фіксуйте заходи. Простежте, щоб заходи були зафіксовані ясно і чітко. За кожним заходом необхідно визначити виконавця і цільові терміни виконання.

15. протоколюється нараду. Завжди визначайте всі сторони угоди і простежте за тим, щоб вони були запротокольовані.

16. Будьте позитивні. Постарайтеся завершити нараду на позитивній ноті! Учасники будуть відчувати себе більш оптимістичними і готовими до виконання покладених на них заходів і завдань.

Після ділового наради

17. Як можна швидше підготуйте протокол наради. По можливості, надрукуйте протокол відразу після наради, поки ви всі пам'ятаєте. При необхідності отримаєте його схвалення.

18. Надайте статус кожного завдання / заходу. Доброю практикою є надання певним на нараді завданням статус "відкритої", "в процесі завершення" і "завершеною".

19. Розподіліть протокол протягом 24 годин. Постарайтеся підготувати і розподілити протокол серед учасників протягом 24 годин після наради, так як це надасть учасникам більше часу для завершення завдань.

20. Простежте за процесом виконання завдань. Знайдіть і попросіть людей поставити вас до відома про поточний стан виконання завдань заздалегідь перед наступним нарадою і включіть їх в протокол майбутньої наради. Це дозволить вам скоротити тривалість вашого наступного наради.
У будь-яких переговорах планування є найбільш важливим етапом. Через погану підготовленості до переговорів, ми часто поступаємося свої позиції, що часом впливає на прибутковість угоди.

Необхідно вміти оцінювати такі фактори, щоб розпочати планування:

• Які ваші цілі?

• Чого хоче домогтися інша сторона?

• Яка інформація вплине на кінцевий результат переговорів?

• На які поступки ви можете піти?

До початку переговорів вам треба чітко визначити переслідувані цілі.

Чого ви хочете досягти?

Чого ви повинні досягти?

Чого ви б хотіли досягти?

Які альтернативи прийнятні?

Які інші сторони ваших цілей?

Інформація - це влада. При веденні переговорів вам треба знати:

• Яка інформація є у вас і в іншої сторони?

• Яку інформацію маєте тільки ви?

• Яка інформація необхідна вам до початку переговорів?

• Яка інформація необхідна іншій стороні до початку переговорів з вами?

Ця інформація особливо корисна при переговорах, що стосуються цін.

На ранній стадії переговорів обидві сторони повинні отримати необхідну інформацію, перш ніж пропонувати конкретну угоду або альтернативи. Наприклад, якщо ви знаєте, що тільки ваша компанія здатна виконати певне замовлення, то ви можете починати переговори на більш вигідних для вас умовах.

Переговори - це процес, за допомогою якого досягається згода між 2-ма і більше сторонами. Неможливо, щоб згода була досягнута миттєво, зазвичай цілі сторін розходяться, і тільки шляхом поступок вирішується кінцевий результат переговорів. При підготовці до переговорів, треба скласти найбільш реалістичну оцінку кінцевого результату. Вирішіть, на які поступки ви здатні піти, щоб досягти угоди.

Є два елементи поступок: вартість і цінності. Треба піти на такі поступки, щоб поступки в ціні були мінімальні для вас, але в той же час це представляло велику цінність іншого боку.

При підготовці до переговорів, запитайте себе:

• Який ймовірний результат переговорів?

• Який межа моїх повноважень?

• Які поступки я можу зробити?

• Яка буде вартість кожної поступки, і яку цінність це складе іншій стороні?

Поставивши мети, вам треба знайти спосіб досягти їх. Для цього вам треба розробити стратегію. Є багато тактик ведення переговорів, і вам треба буде вибрати відповідну тактику для кожного випадку. Запитайте себе: Яку тактику потрібно вибрати для досягнення мети? Яку тактику використовує інша сторона?

Якщо ви йдете на переговори з будь-ким, ви повинні визначити, яку роль в переговорах зіграє ця людина. Іноді команди з ведення переговорів спеціально розподіляють ролі, щоб більш ефективно вести переговори.

Що допомагає і що заважає спілкуванню
Основна мета спілкування між людьми - досягти взаєморозуміння.
Але це зробити непросто. Чому з одними людьми нам легко спілкуватися, а з іншими - важко? Чому з кимось ми ладнаємо, а з кимось весь час сваримося? Зрозуміло, набагато простіше налагодити взаємини з людиною, з яким існують так звані точки дотику. Перш ніж усувати розбіжності, необхідно з'ясувати їх причини, і тільки після цього налагоджувати стосунки зі співрозмовником.
У мистецтві спілкування дуже важливо вміти вислухати і зрозуміти того, з ким ви говорите. Пояснивши людям свої наміри і міркування, з яких ви при цьому виходите, ви зумієте запобігти безлічі непорозумінь, сварок і конфліктів. Чесність в розмові зі співрозмовником часто виявляється єдиним виходом з конфліктної ситуації. Правда повинна висловлюватися не для того, щоб принизити співрозмовника, а, навпаки, з метою підняти його ж у власних очах і прояснити вашу позицію.
Найважливіша частина процесу спілкування - вміння слухати. Якщо людина уважно слухає свого співрозмовника, значить він вихований, вникає в проблему мовця і як би допомагає йому правильно формулювати свої думки.
Процес спілкування складний, на нього впливають різні фактори: настрій, збіг обставин, характер людини, його комунікабельність або, навпаки, сором'язливість. Необхідно правильно вибирати манеру поведінки, тон, жести, слова і вирази.
У спілкуванні ми нерідко допускаємо те, що заважає взаєморозумінню. Це використання образливих слів і виразів, образливих прізвиськ, непотрібних скорочень. "Здрастуйте", "дякую", "будь ласка", "вибачте". - ці прості слова мають владу над нашим настроєм. Дуже важливо, щоб вони завжди були присутні в спілкуванні людей на роботі, в громадських місцях, вживалися в сім'ї.
Так що ж таке культура спілкування? Якщо людина грамотно викладає свої думки, уміє поводитися, з повагою ставиться до співрозмовника, ми говоримо про те, що ця людина володіє культурою спілкування.
Існують правила, виконання яких допомагає налагодити хороші відносини з людьми:
* Спілкування на рівних, без грубості і улесливості.
* Повага особистої думки співрозмовника.
* Відсутність бажання з'ясовувати, хто правий, а хто винен.
* Спілкування на рівні прохань, а не наказів.
* Пошук компромісних рішень.
* Уміння цінувати рішення іншого.
* Уміння приймати досвід інших.
Якщо людина не знає, як вступити в розмову, то слід вибрати будь-яку цікаву тему для бесіди і час, коли людина, до якої звертаються, чи не зайнятий якою-небудь роботою. Завжди слід пам'ятати, що інша людина - не такий, як ви, і потрібно вміти поглянути на речі його очима, особливо в конфліктних ситуаціях.
Шанобливе ставлення до людини неможливо без поваги його точки зору, навіть якщо вона не сходиться з вашої. Виховати в собі шанобливе ставлення до людей можна тільки в тому випадку, якщо навчишся бачити в кожній людині індивідуальність, тобто ті риси характеру, які притаманні тільки йому.
Кожен з нас гідний поваги. Поважаючи іншого, ви поважаєте себе, тому, якщо у вас з кимось не склалися відносини, в наших силах докласти зусиль для того, щоб привести їх у порядок. Психологи дають добру пораду, який полягає в наступному: не забувайте про інтереси вашого співрозмовника. Ваш живий і щирий інтерес до того, чим він цікавиться, викличе у нього пожвавлення й ентузіазм.
Існує кілька важливих правил ведення відкритої й чесної розмови з "незручним співрозмовником", які треба знати і дорослим, і підліткам:
* Використовуйте "мову-Я". Починаючи фразу зі слів: "З моєї точки зору." Або "Те, як я це бачу.", Ви пом'якшити розмову і покажете співрозмовникові, що висловлюєте лише свою точку зору, не претендуючи на істину в останній інстанції. Тим самим ви визнаєте його право мати власну думку. Напевно вас вислухають набагато спокійніше і уважніше.
* Намагайтеся говорити про конкретний випадок або поведінку, не переходячи на узагальнення. Наприклад, жодним чином не допоможуть узагальнення начебто: "Не було випадку, щоб ти вчасно приходив додому (зробив уроки)". Такий початок розмови дасть підліткові можливість піти від обговорюваної проблеми. Він почне згадувати й доводити, що колись він щось робив вчасно.
* Постарайтеся показати співрозмовникові, що його поведінка в першу чергу заважає йому ж самому. Для того щоб створити умови, при яких дорослий або підліток захотів би змінити свою поведінку, необхідно спробувати пояснити, як багато вони втрачають у житті через свою власну поведінки.
* Запропонуйте співрозмовнику змінити манеру поведінки. Поясніть йому, що конкретно він може зробити в даній ситуації для того, щоб виправити її. Цілком можливо, що, оскільки ви не хочете його образити, вам буде досить важко висловити йому правду. Однак пам'ятайте: промовчавши, ви можете завдати йому шкоди.
Розмовляючи з підлітком або дорослою людиною, не розраховуйте, що вас відразу зрозуміють або погодяться з вами. Якщо в розмові співрозмовник образиться на вас, не бійтеся ще раз терпляче пояснити йому свою точку зору. Уважно придивляйтеся до його реакції на ваші слова. Постарайтеся домогтися взаєморозуміння, використовуйте повернення до сказаного, перепитуйте і піддакувати, не забувайте про прояснюють питаннях і про підведення підсумків почутого. Звичайно, комусь таке налагодження відносин може здатися справою занадто довгим, проте все це відніме набагато менше часу, сил і емоцій, ніж спілкування типу дію-протидія, оскільки така розмова взагалі не дає ніякого результату.
Найчастіше чесність - найкраща політика у відносинах з людьми. Дивно, як часто ми починає спілкування з хитромудрих стратегій і тактик, забуваючи спробувати спочатку просто висловитися начистоту. Чесний діалог - найефективніший, простий і надійний засіб для перетворення конфлікту в співробітництво.

КОМУНІКАТИВНІ СТИЛІ СПІЛКУВАННЯ - це
способи взаємодії з іншими людьми в процесі спілкування Зазвичай виділяють 10 таких стилів:
1) домінантний (стратегія, спрямована на зниження ролі інших в комунікації);
2) драматичний (перебільшення і емоційне забарвлення змісту повідомлення);
3) спірне (агресивний або доводить);
4) заспокійливий (розслаблююча манера спілкування, що має на меті зниження тривожності співрозмовника);
5) вражаючий (стратегія, орієнтована на те, щоб справити враження);
6) точний (націлений на точність і акуратність повідомлення);
7) уважний (вияв інтересу до того, що говорять інші);
8) натхнений (часте використання невербальної поведінки - контакт очей, жестикуляція, рух тіла і т.д.);
9) дружній (тенденція відкритого заохочення інших і зацікавленість в їх внесок в спілкування);
10) відкритий (представляє прагнення безбоязно висловлювати свою думку, почуття, емоції, особистісні аспекти свого Я).

Складання оптимальної моделі спілкування з уявним співрозмовником

1.Правило постороения ділової бесіди

1.1 Підготовка до бесіди

Інформація про роботу Складання плану наради, переговорів