Складаємо проводки за корпоративною карткою компанії

Бухгалтерський облік оплати товарів, робіт або послуг за допомогою корпоративної картки відрізняється від традиційного обліку підзвітних сум. Розглянемо його докладніше.

Як враховувати гроші на корпоративною карткою

Спеціальний картковий рахунок (СКР) - самостійний рахунок компанії в банку окремий від її розрахункового рахунку. Бухгалтерський облік усіх операцій за цим рахунком з застосуванням корпоративних карток необхідно вести на синтетичному рахунку 55 «Спеціальні рахунки в банках». Для більш зручного обліку операцій за корпоративними картками до синтетичного рахунку відкривають субрахунок першого порядку «Спеціальний рахунок корпоративної картки». Але на цьому деталізація об'єкта обліку не зупиняється.

Якщо відкрито кілька карткових рахунків (по кожній корпоративною карткою), то субрахунок відкривається по кожному картковому рахунку.

Можливо, що до одного карткового рахунку оформлені кілька корпоративних карт. Їх використовують різні співробітники, що мають право здійснювати платежі в рамках загального платіжного ліміту. У цьому випадку має сенс відкрити субрахунки другого порядку в розрізі працівників.

При переказі грошових коштів з розрахункового рахунку на спеціальний рахунок корпоративної картки потрібно зробити таку проводку:
ДЕБЕТ 55 субрахунок «Спеціальний рахунок корпоративної картки» КРЕДИТ 51
- перерахована сума в рублях з основного розрахункового рахунку компанії на рахунок корпоративної картки.

Підставою для цього запису є платіжне доручення і виписка з карткового рахунку, що підтверджує зарахування грошей.

На підставі банківської виписки, що містить інформацію про реквізити карти, бухгалтер робить запис зі списання грошей. В даному випадку списання - це видача підзвітних сум держателю корпоративної картки. Проводка така:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субрахунок «Спеціальний рахунок корпоративної картки»
- списані грошові кошти із спеціального карткового рахунку під звіт.

Кошти, списані зі спеціального рахунку компанії в результаті здійснення операції з використанням корпоративної картки, вважаються виданими під звіт працівникові. В термін, встановлений положенням про використання корпоративних карт, працівник повинен подати авансовий звіт про витрачання грошей з корпоративної картки.

На підставі затвердженого авансового звіту бухгалтер спише заборгованість підзвітної особи, оприбутковує придбані ним товарно-матеріальні цінності, віднесе на рахунки обліку витрат суми сплачених на відрядження або господарських витрат:
ДЕБЕТ 10, 20, 26, 44, 60 КРЕДИТ 71
-спісани на витрати на господарські потреби (відрядження працівника).

приклад
ТОВ «Місячний камінь» направляє інженера Р.А. Озерова у відрядження з 13 по 14 травня. Працівникові видано корпоративна карта. 12 травня платіжним дорученням на карту переведено 50 000 руб.

У період відрядження співробітник:
- 13 травня оплатив карткою авіаквитки на суму 15 000 руб .;
- 14 травня заплатив за проживання в готелі 5600 руб .;
- 14 травня зняв готівкою 1400 руб. (Належні йому добові).

У бухгалтерському обліку підприємства ці проводки за корпоративною карткою будуть відображені в такий спосіб.

12 травня:
ДЕБЕТ 55 субрахунок «Спеціальний рахунок корпоративної картки» КРЕДИТ 51
- 50 000 руб. - відображена сума, перерахована з розрахункового рахунку компанії на картковий рахунок;
13 травня:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субрахунок «Спеціальний рахунок корпоративної картки»
- 15 000 руб. - списані кошти із спеціального карткового рахунку під звіт Р.А. Озерову на оплату авіаквитків;
14 травня
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субрахунок «Спеціальний рахунок корпоративної картки»
- 5600 руб. - списані кошти із спеціального карткового рахунку під звіт Р.А. Озерову на оплату проживання в готелі;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субрахунок «Спеціальний рахунок корпоративної картки»
-1400 руб. - списані кошти із спеціального карткового рахунку під звіт Р.А. Озерову (добові).

Після того як співробітник підтвердить витрати і передасть в бухгалтерію затверджений авансовий звіт за корпоративною карткою з доданими до неї документами, бухгалтер зробить такі проводки:
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
- 22 000 руб. (15 000 руб. + 5600 руб. + 1400 руб.) - списані на витрати на відрядження витрати працівника (проїзд, проживання, добові).

Після цього запису рахунок 71 автоматично закриється, а залишок по рахунку 55 субрахунку «Спеціальний рахунок корпоративної картки» буде відповідати не використаною працівником сумі - 28 000 руб. (50 000 руб. - 22 000 руб.).

Якщо працівник не надасть у термін авансовий звіт з підтверджуючими документами, потрібно зробити проводку:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
- своєчасно не повернута сума віднесена до складу нестач і втрат від псування цінностей.

Коли компанія встановить провину працівника і суму заподіяної ним шкоди, бухгалтеру потрібно зробити проводку:
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94
- відображена заборгованість винного працівника з відшкодування недостачі.

Після того як гроші будуть внесені нею готівкою в касу, бухгалтер зробить проводку:
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73
- відшкодована недостача готівкою в касу.

Коли використовують рахунок 57 «Переклади в шляху»

Виписки з банку по рахунках можуть надходити не кожен день. У деяких випадках про рух грошей на карті бухгалтер може раніше дізнатися з авансового звіту працівника. Підзвітні особи повинні зберігати і додавати до авансового звіту не тільки первинні облікові документи, а й квитанції банкоматів і терміналів про зняття або внеску готівки.

У ситуації, коли виписки ще немає, а авансовий звіт уже затверджений, рух грошей доцільно відображати з використанням рахунку 57 «Переклади їсти дорогою». Тобто на підставі авансового звіту робимо такі записи:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57
- видані гроші під звіт;

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 71
- внесені гроші підзвітною особою для зарахування на корпоративну банківську карту.

Після отримання виписки:
ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55 субрахунок «Спеціальний рахунок корпоративної картки»
- відображено списання грошових коштів з рахунку;

ДЕБЕТ 55 субрахунок «Спеціальний рахунок корпоративної картки» КРЕДИТ 57
- відображено надходження грошових коштів на рахунок корпоративної картки.

Заборгованість підзвітної особи списуємо на підставі затвердженого керівником авансового звіту.

Залежно від виду витрат вибираємо дебетуемий рахунок, а кореспондуючих завжди буде рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами»:
ДЕБЕТ 20 (10, 26, 44, 60) КРЕДИТ 71
- списані витрати підзвітної особи.

приклад
12 травня бухгалтерія ЗАТ «Солодощі Сходу» перерахувала на корпоративну карту В.С. Ватрушкіна 100 000 руб. 13 травня В.С. Ватрушкін придбав товари для потреб компанії в пункті роздрібної торгівлі вартістю 85 000 руб. (В тому числі ПДВ - 12 966,10 руб.). В цей же день він зняв готівкові - 1000 руб. Але гроші йому не знадобилися. Вранці наступного дня працівник вніс їх назад на карту через термінал банкомату.

14 травня В.С. Ватрушкін подав до бухгалтерії авансовий звіт з підтверджуючими документами:
- рахунок, рахунок-фактура і товарна накладна на придбані товари;
- квитанція банкомату про зняття готівки;
- квитанція банкомату про зарахування готівки на корпоративну карту.

У бухгалтерському обліку підприємства зазначені операції з придбання товару будуть відображені в такий спосіб:
ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 71
- 72 033,90 руб. (85 000 руб. - 12 966,10 руб.) - прийнятий до обліку товар на підставі авансового звіту і товарною накладною;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
- 12 966,10 руб. - відбито ПДВ, пред'явлений постачальником (рахунок-фактура);

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57
- 1000 руб. - зняті готівку підзвітною особою з рахунку корпоративної картки;

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 71
- 1000 руб. - внесені підзвітною особою готівку на карту. В результаті цих записів сформувалося кредитове сальдо по рахунку 71 в сумі 85 000 руб .;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
- 12 966,10 руб. - поставлено до відрахування ПДВ з придбаного товару.

До отримання банківської виписки бухгалтер зробить такі записи:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57
- 85 000 руб. - відображена дебіторська заборгованість підзвітної особи, яка в цей момент не підтверджена випискою банку за спеціальним карткового рахунку компанії.

Записи після отримання банківської виписки:
ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55 субрахунок «Спеціальний рахунок корпоративної картки»
- 85 000 руб. - списані грошові кошти із спеціального карткового рахунку на оплату товарів;

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55
- 1000 руб. - зняті готівкові грошові кошти з корпоративної картки;

ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 57
- 1000 руб. - внесені готівкові грошові кошти на карту.

Після цих записів рахунок 71 автоматично закриється, як і рахунок 57, а залишок по рахунку 55 субрахунку «Спеціальний рахунок корпоративної картки» буде відповідати невикористаної працівником сумі - 15 000 руб. (100 000 руб. - 85 000 руб. - 1000 руб. + 1000 руб.).

ПДФО з сум, перерахованих на корпоративні картки

Зверніть увагу: багаторазове повторення операцій зі зняття і поверненню однакових сум за корпоративною карткою без витрачання грошей на цілі, узгоджені з роботодавцем, може свідчити про використання працівником підзвітних сум в особистих цілях. У Положенні про використання корпоративних карт можна записати, що такі операції будуть прирівнюватися до позики з відповідним оформленням документів і сплатою відсотків. У цьому випадку операції зі зняття і внеску готівки будуть відображатися з використанням рахунку 66 «Розрахунки по короткострокових кредитах і позиках».

І.Сукочева,
експерт з бухобліку та оподаткування