Склад реквізитів та види бланків організаційно-розпорядчих документів згідно з гост р -2018
тема 2.doc
Стандарт встановлює: склад і схеми розташування реквізитів; вимоги до оформлення реквізитів; вимоги до бланків документів, включаючи бланки з відтворенням Державного герба Укаїни.
ОРД є найбільш поширеним видом документації. Виходячи з функцій, передбачених ОКУД, ОРД можна класифікувати на чотири групи:
організаційно-правова документація (установчий договір, статути, положення, правила, інструкції, штатні розписи);
- розпорядча документація (накази, розпорядження, постанови, рішення, вказівки);
- інформаційно-довідкова документація, яка, в свою чергу, може бути умовно поділено на:
• оперативно-інформаційну (листи, телеграми, факси, доповідні і службові записки і т. П.);
• довідково-інформаційну (акти, протоколи, звіти та ін.);
- документація по особовому складу (заяви, трудові договори, характеристики, особисті картки, облікові форми та ін.).
Питання 2. Склад реквізитів ОРД
При підготовці та оформленні документів использу-ють такі реквізити:
01 - Державний герб Укаїни;
02 - герб суб'єкта Укаїни;
03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
04 - код організації;
05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;
06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП);
07 - код форми документа;
08 - найменування організації;
09 - довідкові дані про організацію;
10 - назва структурного підрозділу;
11 - дата документа;
12 - реєстраційний номер документа;
14 - місце складання або видання документа;
16 - гриф обмеження доступу до документа;
18 - заголовок до тексту;
19 - відмітка про контроль;
20 - текст документа;
21 - відмітка про контроль;
23 - гриф узгодження документа;
24 - візи узгодження документа;
25 - відбиток печатки;
26 - відмітка про засвідчення копії;
27 - позначка про виконавця;
28 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
29 - відмітка про надходження документа в електронній формі
30 - ідентифікатор електронної копії документа.
Передбачений стандартом склад реквізитів слід вважати типовим, оскільки набір їх при підготовці документів одного і того ж найменування в різних управлінських ситуаціях може бути різним.
Склад реквізитів поділяють на постійні і змінні реквізити. Постійні в обов'язковому порядку повторюються на бланках всіх документів даного найменування. Змінні реквізити наносяться безпосередньо при підготовці конкретного документа.
^ Питання 2. Схема розташування реквізитів (формуляри)
Схеми розташування реквізитів (формуляри) для найбільш широко вживаного формату паперу А4 при кутовому і поздовжньому розміщенні постійних реквізитів (складових «штамп» документа) наведені відповідно на рис. 2.1, 2.2.
На малюнках цифрами від 01 до 30 позначені реквізити в межах зон, окреслених штриховими лініями. Використання штрихових ліній символізує можливість деякого переміщення реквізитів в площі формату. Такі переміщення в основному пов'язані з коливаннями числа рядків тексту (реквізит 20).
Все поле формату, крім розбиття на зони розміщення реквізитів, умовно поділяють на три частини: службове поле документа, поле для розміщення реквізитів кутового або поздовжнього штампів і робоче поле документа.
Службовим полем документа є частина площі формату, призначена для полів документа і закріплення його в засобах зберігання. Поле для розміщення кутового штампа розташовується в лівому верхньому кутку формату або у верхній його частині при поздовжньому варіанті розташування штампу. Решта - більша частина площі формату - складає робоче поле документа.
Р
ис. 2.1. Розташування реквізитів і кордони зон на форматі А4 кутового бланка
Мал. 2.2. Розташування реквізитів і кордони зон на форматі А4 поздовжнього бланка
Питання 3. Поняття і види бланків ОРД
Бланк документа - це стандартний аркуш паперу (формат), з нанесеними на ньому постійними реквізитами. На робочому полі бланка, призначеному для змінної інформації, можуть також розміщуватися символічні знаки ( «куточки», «відрізки прямої лінії», «хрестики»), які служать орієнтирами при оформленні документів, вказують початок і кінець розміщення зміннихреквізитів, відзначають місця для пробивання отворів під підшивку документів.
Бланки документів слід виготовляти на білому щільному папері або папері світлих тонів.
На верхньому полі посередині (див. Малюнок) при складанні багатосторінкових документів на другий і наступних сторінках наноситься номер сторінки. Номер пишеться арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та його скорочених варіантів ( «с.», «Стор.»), Знаків «тире» (рисок).
Стандартом встановлені наступні види бланків документів:
- загальний бланк;
бланк листа;
бланк конкретного виду документа.
Загальний бланк використовують для виготовлення будь-яких видів документів, крім листа.
Загальний бланк відповідно до установчих документів організації включає в себе реквізити 01 (02 або 03), 08, 11, 14. Зразок бланка - см. Рис. 2.3.
Бланк листа залежно від установчих документів організації містить в собі реквізити 01 (02 або 03), 04, 05, 06, 08, 09 і, з метою прискорення оформлення, обмежувальні позначки для верхніх меж зон розташування реквізитів 11, 12, 13, 14 , 15, 17, 18, 19, 20. Для бланків листів характерні два варіанти розміщення постійних реквізитів в рамках виділеної зони - кутовий і поздовжній. Зразки відповідних бланків см. Рис. 2.4, 2.5, 2.6.
Б
ланк конкретного виду документа, крім листа, залежно від установчих документів організації містить в собі реквізити 01 (02 або 03), 05, 08, 10, 14, і, при необхідності, обмежувальні позначки для кордонів зон розташування реквізитів 11, 12, 13 , 18, 19. Зразок бланка див. рис. 2.7.
Р
ис. 2.3. Зразок загального бланка організації
Р
ис. 2.4. Зразок кутового бланка листа організації
Мал. 2.5. Зразок поздовжнього бланка листа організації
Мал. 2.6. Зразок поздовжнього бланка листа посадової особи
Р
ис. 2.7. Зразок бланка конкретного виду документа організації
^
Питання 4. Вимоги до оформлення бланків
Бланки документів, як уже було сказано, слід виготовляти на білому щільному папері або папері світлих тонів (щільність не менше 80 г / м 2. білизна - не менше 90%). Папір має бути достатньо міцною, що мало деформуються. Відтворення реквізитів на бланках проводиться друкарським способом.
При виготовленні бланків розміри шрифтів вибирають в залежності від кількості друкованих знаків в реквізиті. Більшим шрифтом виділяють найменування організацій і видів документів. При цьому слід дотримуватися таких правил: просте і зручне їх розташування, дотримання пропорцій між товщиною ліній типографського набору і комп'ютерного тексту. Допускається реквізит 08 (найменування організації) друкувати мальованими шрифтами.
Бланки слід друкувати фарбами насиченого кольору, забезпечує не скрутне читання тексту в задовільних умовах приміщення та отримання якісних копій за допомогою копіювальної техніки.
Реквізити 01, 02,03 розташовуються над серединою реквізиту 08.
Реквізит 03 допускається розташовувати на рівні реквізиту 08 зліва від нього, включаючи поле для підшивки. Реквізити 08, 09, 10, 14, трафаретні місця для реквізитів 11, 12, 13 можуть розміщуватися в межах зон розташування реквізитів одним із способів:
- прапоровим, нерідко використовуються на практиці (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів).
Ц
ентрованний варіант розташування реквізитів використовується при друкарському способі виготовлення бланків. При цьому під реквізитом 11, 12, 13 залишаються трафаретні місця (см. Приклад на рис. Нижче).
^ ПРОКУРАТУРА Укаїни ПРОКУРАТУРА р МОСКВИ Прокуратура Центрального адміністративного округу ТВЕРСЬКА МІЖРАЙОННА
вул. Петрівка, д. 10, стр. 6, Київ, 103031 _________________ № __________________
На № ____________ від __________________
ДЕРЖАВНИЙ ПРОЕКТНИЙ ІНСТИТУТ
На № _____________ від ___________________
На бланках організації суб'єктів Укаїни, що мають поряд з українською мовою як державної національний мову, реквізити 08, 09, 14 друкуються на двох мовах: російській та національному, на одному рівні поздовжнього бланка.
^ Питання 5. Вимоги до виготовлення, обліку і зберігання гербових бланків
Бланки документів з відтворенням Державного герба Укаїни і гербів суб'єктів Укаїни (далі гербові бланки) є поліграфічною продукцією, яка підлягає обліку.
Гербові бланки виготовляють тільки поліграфічні і штемпельно-граверні підприємства, які мають ліцензії на відповідний вид діяльності та сертифікати про наявність технічних і технологічних можливостей для виготовлення зазначеного виду продукції на належному якісному рівні.
Приклад оформлення гербового бланка см. На рис. 2.8. Гербові бланки в організаціях підлягають спеціальному обліку. На гербових бланках друкарським способом або нумератором проставляють порядкові номери, а при необхідності і серії цих номерів. Облік гербових бланків ведеться окремо за видами бланків в реєстраційно-облікової формі (картці, журналі). Гербові бланки зберігають в надійно замикаються і опечатується шафах. Знищення гербових бланків здійснюють за актом з відміткою в обліково-реєстраційній формі.
Контроль за виготовленням, використанням і зберіганням гербових бланків покладають на підрозділ організації, яка відповідає за діловодство. Особи, персонально відповідальні за облік, використання та зберігання бланків, призначаються розпорядчим документом керівника організації.
Реєстраційно-облікові форми включають в номенклатуру справ організації.
Перевірку наявності, використання і зберігання гербових бланків проводить не рідше одного разу на рік комісія, що призначається розпорядчим документом керівника організації. У разі виявлення порушень при виготовленні, обліку, зберігання і використання гербових бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляють актом і доводять до відома керівника організації.
Р
ис. 2.8. Зразок гербового бланка організації