система орд
система ОРД
Організаційно-розпорядча діяльність в управлінні полягає головним чином в розробці і реалізації управлінських рішень, документованих в ОРД. Організаційно-розпорядча документація є найбільш широко використовуваним видом управлінської документації.
ГОСТ Р 51141-98 поняття організаційно-розпорядчого документа трактує таким чином: «Вид письмового документа, в якому фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності органів влади, установ, підприємств, організацій, їх підрозділів і посадових осіб ».
ОРД класифікують на три групи (в дужках наведені основні види документів даної групи):
- організаційну документацію (установчі договори, статути, положення, правила, штатні розклади, інструкції);
- розпорядчу документацію (накази, розпорядження, постанови, рішення, вказівки);
- інформаційно-довідкову документацію. яку, в свою чергу, можна умовно поділити на:
- довідково-інформаційну (акти, протоколи, доповідні, службові записки і т. Д.).
Крім того, Загальноукраїнський класифікатор управлінської документації (ОКУД) в число ОРД включає документи з особового складу (персоналу): заяви, особисті картки, накази (розпорядження) про прийом на роботу і цілий ряд інших.
01 - Державний герб Укаїни;
02 - герб суб'єкта Укаїни;
03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
04 - код організації;
05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;
06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП);
07 - код форми документа;
08 - найменування організації;
09 - довідкові дані про організацію;
10 - назва структурного підрозділу;
11 - дата документа;
12 - реєстраційний номер документа;
14 - місце складання або видання документа;
16 - гриф обмеження доступу до документа;
18 - заголовок до тексту;
19 - відмітка про контроль;
20 - текст документа;
21 - відмітка про контроль;
23 - гриф узгодження документа;
24 - візи узгодження документа;
25 - відбиток печатки;
26 - відмітка про засвідчення копії;
27 - позначка про виконавця;
28 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
29 - відмітка про надходження документа в електронній формі
30 - ідентифікатор електронної копії документа (відмітка для автоматичного пошуку документа).
Перерахований склад реквізитів слід вважати типовим, оскільки набір їх при підготовці різних видів документів, документів одного і того ж найменування в різних організаційно-управлінських ситуаціях може бути різним.
Серед перерахованих реквізитів виділяють постійні і змінні реквізити. Постійні в обов'язковому порядку повторюються на бланках документів, змінні наносяться безпосередньо в процесі складання конкретного документа.
Використання пунктирних ліній для позначення зон розміщення реквізитів символізує можливість деякого переміщення реквізитів в площі формату. Такі переміщення в основному пов'язані з коливаннями числа рядків тексту документа (реквізит 20), що тягне за собою переміщення кордонів зон реквізитів 21, 22, 25, а також реквізитів 23, 24, 26, 27.
Практика документування говорить про небажаність переміщення кордону розміщення реквізитів 28, 29, 30 і про необхідність чіткого розміщення даної зони в межах розумного відхилення в бік збільшення від розміру, передбаченого стандартом (не більше 2-4 мм).
Все поле формату, крім розбиття на зони розміщення реквізитів, умовно поділяють на три частини. службове поле документа, поле для розміщення реквізитів кутового або поздовжнього штампів і робоче поле документа.
Службовим полем документа є частина площі формату, призначена для полів документа і закріплення його в засобах зберігання. Поле для розміщення штампів розташовується в лівому верхньому кутку формату для кутового варіанту бланка і у верхній його частині при поздовжньому варіанті бланка документа. Інша частина площі формату становить робоче поле документа.