Система каталогів в архіві
Система зберігання архівних документів на рівні фонду закріплюється описом, але для пошуку документної інформації це недостатньо. Найчастіше пошукові запити формуються за такими критеріями як предмет, питання, тема або якусь подію. Для задоволення пошукових запитів такого типу складаються архівні каталоги, в яких інформація згрупована з предметів (тем, галузям). Даний засіб науково-довідкового апарату архіву дозволяє дослідникам здійснювати багатоаспектний пошук документної інформації.
Архівний каталог - архівний довідник, в якому інформація про архівних документах розташована відповідно до обраної схеми класифікації
Цит. За Е.М. Бурової: «Система каталогів в вітчизняних архівах почала складатися на початку 60-х рр. XX ст. За минулий період державні архіви накопичили значний досвід по створенню і веденню різних видів каталогів. Однак «масова» каталогізація, що проводилася в 70-80-і рр. XX ст. в вітчизняних архівах привела до того, що в традиційному вигляді каталоги містили мільйони карток, але ефективність їх використання була низька. Це пояснюється рядом факторів: по-перше, традиційною формою пошуку в каталозі інформації; по-друге, їх «непублічним» характером, тобто обслуговували запити дослідників тільки співробітники архіву. Все це призвело в 90-і рр. XX ст. до припинення каталогізації документної інформації ».
На відміну від опису каталог:
1) Охоплює більшість фондів архіву, так як структура каталогу не залежить від структури зберігання документів в архіві, і відображає класифікацію документів за різними ознаками, опис ж складається на документи одного архівного фонду або його частини;
2) Чи надає більш детальну інформацію, ніж опис, так як може включати в себе уривок документа, і містити інформацію не тільки однієї справи.
3) Чи не виконує облікову функцію і не підраховує кількість справ, його основна функція - забезпечення інформаційного пошуку.
4) Якщо кожна опис будується на основі власної схеми систематизації матеріалів даного фонду, то каталожні картки всіх фондів архіву упорядковуються відповідно до єдиної схемою, основи побудови якої є загальними для всіх архівів.
В архівах організацій замість каталогів використовуються картотеки.
У діловодстві важливо вміти швидко знайти ту чи іншу документную інформацію. З цією метою ведуться реєстраційні та обліково-реєстраційні картотеки документів, картотеки листів і заяв громадян та ін. При цьому необхідно пам'ятати, що ці картотеки мають не тільки сьогохвилинне значення: в подальшому разом з документами вони повинні будуть вступити в архів організації.
процес підготовки, складання та ведення архівних каталогів називається індексуванням архівних документів:
Каталогізація архівних документів - процес підготовки, складання та ведення архівних каталогів
Каталогізація включає в себе наступні види робіт:
· Визначення виду каталогу;
· Розробка схеми класифікації документної інформації в каталозі;
· Виявлення і відбір документної інформації для каталогізації;
· Опис документної інформації на каталожних картках;
· Індексування каталожних карток;
· Систематизація карток і ведення каталогу
Визначення виду каталогу. Вид каталогу залежить від змісту документів та наявності в архіві інших каталогів.
За структурою каталоги поділяють на логічні і алфавітні.
Логічна структура передбачає метод дедукції, тобто пошук інформації від загального до конкретного.
Каталоги логічної структури підрозділяються на систематичні, тематичні та їх різновиди (каталог з історії установ і каталог з історії адміністративно-територіального поділу) і хронологічні, а каталоги алфавітній структури - на предметні і їх різновиди, іменний та географічний.
У державних і муніципальних архівах широкого поширення набули систематичні каталоги.
Структура архівних каталогів представлена в додатку 4.
Розробка схеми класифікації документної інформації каталогах. Цит. по Е.М. Бурової «Архівознавство: теорія і методика»: «Наукова розробка проблеми класифікації архівної документарної інформації, що знаходиться в тісному зв'язку з розвитком загальної теорії класифікації, відноситься до початку XIX в. до часу складання предметної галузі архівознавства, системи архівів, виділення архівної справи в самостійну область державного управління, коли почали розроблятися класифікаційні схеми в родинних з архівознавством областях - документознавства та джерелознавства.
В результаті теоретичних досліджень були визначені основні види класифікації документної інформації, відображеної в довідково-інформаційних засобах: структурна, предметно-тематична, типологічна, в основі яких лежать структурний елемент (структура), предмет (тема) або характерний (властивий даному об'єкту або його частини ) типовий ознака. Перші два види класифікації визначають специфіку НСА архівів як традиційного, так і чинного в автоматизованому режимі.
При розробці ЕКДІ АФ Україна були враховані системні зміни, що відбулися практично у всіх сферах життя Укаїни: нове політичне і державний устрій, зміна форм власності і багато іншого, що знайшло відображення в документах, інформація про яких повинна увійти в каталоги. Важливо відзначити, що ЕКДІ АФ Україна на новому методичному рівні розвиває підходи до каталогізації, закладені в СЕК (М. 1978; М. 1983) »
Опис документної інформації на каталожних картках - створення архівної картки, що містить вторинну інформацію про документ.
Каталожна картка - картка, що включається в картковий каталог і містить відомості, які відповідають завданням і тематиці архівного каталогу
Каталожна картка має встановлену форму і включає в себе наступні елементи:
· Класифікаційні (індекс, рубрика, підрубрика, дата і місце події);
· Пошукові (назва архіву, назва фонду, N фонду, N опису, N справи, листи);
· Зовнішні (мова документа і спосіб відтворення);
· Контрольні (посада і підпис укладача, дата складання картки).
Індексування вторинної документної інформації має особливе значення при створенні каталожної картки.
Індексування - вибір і / або складання індексу (індексів) на основі системи індексів і його / їх проставлення на документах, справах, каталожних картках
Індекс - умовний знак (буква, цифра) або сукупність таких знаків, що використовуються в ІПМ, АІПС, а в традиційних ІПС прісеваемие відповідним класифікаційним поділом схеми класифікації документів (документної інформації) і проставляються на каталожних картках (класифікаційний індекс)
В цілому індекс являє собою умовне позначення в системі класифікації.
Систематизація карток і ведення каталогу. Проіндексовані картки необхідно систематизувати перед введенням в каталог. Індекси систематизуються в порядку розташування чисел.
Наприклад: див. Додаток 5.
Картки з однаковими індексами систематизуються за рубриками і підрубрика, зазначеним на картках. Розташування самих карток вже на рівні підрубрик проводиться по логічному принципом - від вищого до нижчого, від загального до конкретного.
До сих пір в даній роботі розглядалися тільки традиційні засоби науково-довідкового апарату. Науково-технічний прогрес, розвиток IT торкнулися архівна справа, зокрема, науково-довідковий апарат. Довідково-пошукові кошти в архівах поступово починають дублюватися в електронному вигляді. Це дозволяє швидко і, що важливо, віддалено, знаходити необхідні архівні документи.
Інтерфейс програмної оболонки Центрального фондового каталогу представлений в додатку 6
Спробуємо знайти за допомогою даної системи. архівні фонди про, наприклад, конструкторських бюро машинобудування. Ввівши на головній сторінці в рядок пошуку необхідний запит, натиснемо на кнопку «пошук». На сторінці результатів пошуку відображається інформація про знайдені фондах і про приналежність кожного фонду до певного архіву. Процес роботи з даною системою відображений в додатку 7 Відкривши перший за списком результат пошуку, отримуємо наступні дані: номер фонду, назву фонду, крайні дати, анотація і історична довідка (додаток 8)
На даний момент система показує себе як ефективна, постійно комплектується і вдосконалюється.
В рамках даної роботи також розглянемо електронну систему каталогів в українському державному історичному архіві. Її особливість полягає в поділі каталогу на іменний, георграфічекій і предметний.
У георграфіческом каталозі інформація класифікується за алфавітом географічних і топографічних об'єктів (додаток 10).
У предметному каталозі інформація класифікується по темі документа, по його заголовку (додаток 11).
Запущений в тестовому режимі електронний каталог українського державного історичного архіву представляється зручним пошуковим засобом. Однак потрібно розуміти, що в даному каталозі представлена інформація лише про 2,5% архівних матеріалів, що зберігаються в РГИА. Представлена система - перші кроки до створення повноцінного електронного каталогу.