Штатний розклад - все про кадрах

Розглянемо, чи потрібно штатний розклад в організації і як його розробити; який порядок затвердження власної форми документа. Вивчимо складні питання, наприклад порядок затвердження штатного розкладу, якщо в компанії є відокремлені підрозділи або числиться всього один співробітник.

Штатний розклад: бути чи не бути

Для початку розберемося, чи є штатний розклад (ШР) первинним обліковим документом і чи обов'язково його наявність в організації.

До відома. До фактів господарського життя відносяться угода, подія, операція, які надають або здатні вплинути на фінансове становище економічного суб'єкта, фінансовий результат його діяльності та (або) рух грошових коштів.

Крім того, в ст. 57 встановлено, що працівник і роботодавець можуть передбачити додаткову умову про уточнення місця роботи (із зазначенням структурного підрозділу та його місцезнаходження) і (або) про робоче місце. Відомості про структурний підрозділ якраз і містяться в штатному розкладі і згодом будуть відображені в трудовій книжці працівника (ст. 66 ТК РФ, п. 3.1 Інструкції щодо заповнення трудових книжок <3>).

При цьому не потрібно забувати і про таку підставу звільнення, як «скорочення чисельності або штату працівників» (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). При відсутності штатного розкладу практично неможливо довести правомірність звільнення співробітників у цій підставі, а також обґрунтованість виплачених таким працівникам грошових сум ні трудінспекціі, ні фіскальним органам, ні суду.

Висновок про необхідність штатного розкладу підкріплюється також підзаконними актами <4> і судовою практикою.

У будь-якому випадку його наявність мінімізує ризики претензій з боку фіскально-наглядових і судових органів. Тому роботодавцю слід затвердити штатний розклад.

стверджуємо розклад

вибираємо спосіб

З огляду на положення ст. 9 Закону N 402-ФЗ, перш ніж скласти штатний розклад організації, необхідно затвердити його форму, як і форми інших документів з обліку праці і його оплати.

Зробити це можна двома способами:

- затвердити окремим наказом організації з додатком відповідних форм;

- відобразити в обліковій політиці організації для цілей бухгалтерського обліку, які форми первинних облікових документів (уніфіковані або самостійно розроблені) використовуються для оформлення фактів господарського життя (див. Приклад 2 нижче). При цьому слід зробити зазначені форми документів додатками до облікової політики (див. Приклад 3 нижче).

Слід зазначити, що в силу обов'язковості облікової політики для більшості роботодавців згідно ст. 8 Закону N 402-ФЗ другий спосіб закріплення застосовуваних форм первинних документів є кращим.

Наказ про затвердження

Отже, роботодавець вирішив затвердити штатний розклад по самостійно розробленою формою. Для початку слід видати відповідний наказ.

Зміни в затверджене і чинне штатний розклад також вносяться наказом - або відображає конкретні зміни, або стверджують нову редакцію ШР.

Майте на увазі: самостійно розроблене штатний розклад повинно містити як відомості про наказ, яким затвердили його форму, так і реквізити документа, яким воно введено в дію (див. Приклад 7).

Крім того, в розробленому організацією штатному розкладі немає необхідності вказувати період його дії (на відміну від уніфікованої форми). Досить вказати дату введення штатного розкладу в дію.

Новостворені організації

Штатний розклад складається, навіть якщо у новоствореній організації працює тільки керівник. Тут можливі два варіанти викладу штатних одиниць:

- або вказується тільки керівник;

- або відразу фіксуються необхідні штат і чисельність працівників.

Філії та представництва

Окремо слід сказати про штатний розклад організації, в якій є філії, представництва чи інші відокремлені підрозділи.

У новій формі штатного розкладу можна передбачити виділення не тільки структурних, а й відокремлених підрозділів.

Якщо Штатний розклад складається підрозділом самостійно (причому таке право має бути передбачено в статуті організації, положенні про підрозділ і довіреності керівника підрозділу), то доцільно передбачити процедуру узгодження, а в самому штатному розкладі вказати реквізити узгодження.

Заповнення окремих граф

Особливо потрібно сказати про заповнення граф «Оклад» і т. П. Сума окладу повинна бути одна, не допускається вказівка ​​так званої «вилки», оскільки відповідно до ст. 22 ТК Україна оплата повинна бути рівною за рівну працю.

Тому роботодавець при розробці форми штатного розкладу для цілей встановлення персональних надбавок і доплат працівникам може викласти інформацію в графі «Надбавки, доплати» так, як показано в прикладі:

Зразок оформлення графи «Надбавки, доплати» в штатному розкладі.

Думка. Марія Колганова, доцент кафедри підприємницького і трудового права Державного університету управління

В теорії права однією з основних рис трудоправового відносини завжди вважалося включення нового співробітника в штат організації. Важливість цієї події пов'язана з юридичним закріпленням працівника всередині організації. Включення співробітника в штат організації «закриває» була раніше вакансію, визначає його місце в системі організації та управління трудовими процесами всередині компанії, зумовлює головну складову величини його заробітку (посадового окладу, окладу, тарифної ставки), закріплює і робить правомірним диференціацію коригування оплати праці за рахунок надбавок, доплат, КТУ і інших виплат, що дозволяють, відповідно до затверджених в організації системами оплати праці, персоніфікувати заробітки персоналу.

З серйозними проблемами в цих питаннях стикаються ті компанії, які надають персонал третім особам. Такі організації (приватні агентства зайнятості) формально можуть відповідати вимогу про наявність штатного розкладу, але з юридичної точки зору воно створюється в реальному організації і під реальні робочі місця, а не під цивільний договір з посередником.

Компанії, що передають робочу силу, найняту під договір про надання персоналу, не створюють реальні робочі місця, не вкладають кошти у виробництво і його модернізацію. У разі банкрутства організації-посередника її майно (часто орендоване) не може бути гарантом відшкодування недоотриманого працівниками заробітку. А отже, немає сенсу розглядати створені в них штатні розписи як серйозні організаційно-фінансові документи.

Не менше проблем виникає у таких компаній і в зв'язку з оформленням кадрової документації. Якщо посередник оформляє прийнятого працівника до себе на роботу, то реальне виконання трудових функцій у шкідливих та небезпечних умовах праці у реального виробничника не буде зараховуватися в його пільговий стаж, що дає право на пенсію, так як в офісі компанії-посередника, що оформляє працівника відповідно до її штатним розкладом до реального роботодавцю, таких шкідливих умов праці немає. Жодна структура ПФР не визнає роботу за штатним розкладом фірми-посередника як роботу в шкідливих або небезпечних умовах, що дають право на пенсійні пільги. Це пояснюється тим, що в трудовій книжці працівника, яка відповідно до ст. 66 ТК Україна є основним документом про його трудову діяльність і трудовий стаж, відповідно до штатного розкладу посередника зроблено запис про працевлаштування.

І управління персоналом підприємства »

Підписано до друку