Школа бухгалтера № 32

Спочатку одяг людини призначався для захисту її від природно-кліматичних явищ, а також хижих тварин, отруйних комах та різних гадів. А потім настала ера спецодягу. Для здійснення військових дій, ритуалів, виробничої діяльності і, нарешті, для захисту людини від того, що його ж "геніальний" розум і придумав - від радіації, брудних технологій та інших принад цивілізації. На даний момент майже половина виробничих робітників не має права допуску до роботи без спеціального одягу та засобів захисту, а це чималі витрати, які також вимагають обліку.

Табельний номер

Після підписання всіх необхідних договорів (контрактів), видання наказу про зарахування працівника на роботу і проходження ним усіх необхідних інструктажів наступає час оформлення його за обліковими регістрами і бухгалтерським документам.

Перше, що необхідно перевірити бухгалтеру, - це наявність табельної номера у прийнятого працівника. Порядок присвоєння табельних номерів законодавчо не визначений, хоча багато нормативних документів, прямо або побічно, говорять про необхідність наявності табельного номера. З огляду на це, підприємства, установи, організації або відомства (далі - підприємства) розробляють і затверджують своїми внутрішніми документами порядок присвоєння табельних номерів. В общем-то, ця процедура не складна, але повинна здійснюватися з дотриманням певних правил, зокрема:

1) на підприємстві повинен бути відповідальний працівник 1. на якого покладаються обов'язки з присвоєння табельних номерів, з доведення інформації про присвоєний табельний номер тому або іншому працівникові безпосередньо самому працівникові і відповідним посадовим особам підприємства, по веденню реєстру присвоєних табельних номерів (зразок дивися нижче) і по контролю за дотриманням правил присвоєння, використання і обліку табельних номерів;

2) табельні номери повинні присвоюватися прийнятим працівникам в момент оформлення всіх інших документів по прийому працівника на роботу або ж в його перший робочий день;

3) табельні номери присвоюються кожному знову прийнятому працівнику по зростаючій (без пропуску будь-яких номерів) в хронологічному порядку, за винятком випадку, зазначеного в пункті 6 цього переліку;

5) табельний номер, присвоєний працівникові, не змінюється протягом усього терміну його роботи на підприємстві та зберігається за ним після його звільнення з підприємства 3;

6) у разі, якщо приймається на роботу працівник, який раніше працював на підприємстві, то йому присвоюється той же табельний номер, який йому було присвоєно при першому працевлаштуванні на дане підприємство;

7) табельний номер працівника повинен складатися тільки з арабських цифр, без будь-яких дефісів (тире), індексів, серій та інших знаків.

Ми вказали тільки основні загальноприйняті положення, які, як правило, містяться в затверджених підприємствами Порядках присвоєння, обліку та контролю використання табельних номерів. Безумовно, це не повний текст такого Порядку та підприємства можуть доповнювати запропоновані нами вимоги, деталізувати їх, але бажано не міняти їх по суті. Адже їх "життєздатність" і правильність доведені практикою багатьох підприємств.

Табельні номери використовуються не тільки для відміток в табелі обліку робочого часу, але, наприклад, для автоматизації розрахунку нарахувань і утримань із заробітної плати. Однією з вимог трудового законодавства є надання працівникові повної інформації про здійснені йому нарахування заробітної плати і вироблених з неї утримання. Для того щоб уникнути вишиковуються перед бухгалтерією підприємства довгих черг з працівників, які бажають в день видачі зарплати з'ясувати, скільки і за що їм нарахували і утримали, багато підприємств (особливо ті, у яких розрахунок заробітної плати здійснюється автоматично) практикують видачу кожному працівникові розрахункового листка. У таких розрахункових листках не вказується прізвище ім'я та по батькові працівника, а тільки його табельний номер.

Ми навели лише два приклади використання табельних номерів, але і цього досить, щоб зрозуміти їх значення. А якщо значення велике, то і облік повинен бути на належному рівні. А для цього необхідна відповідна документація і облікові регістри. Первинними документами з обліку табельних номерів є накази, договори (контракти), на підставі яких присвоюються табельні номери працівникам. Обліковим регістром виступає Реєстр присвоєних табельних номерів (далі - Реєстр табельних номерів). На жаль, загальної (міжгалузевий) типової форми такого реєстру не визначене, тому кожне підприємство розробляє і затверджує свою форму. Ми пропонуємо наступний (дивись нижче) варіант Реєстру табельних номерів, який оформлений на основі існуючої практики.

Деякі підприємства ознайомлюють працівника із присвоєним йому табельною номером, але не під розпис. В такому випадку в Реєстрі табельних номерів відсутня графа 7.

Оформлення прийнятого працівника в бухгалтерії

Після того, як працівнику присвоєний табельний номер, ми маємо всі необхідні дані для оформлення на прийнятого працівника бухгалтерських документів. В першу чергу, на прийнятого працівника відкривається Особовий рахунок типової форми П-54, затверджений Наказом № 144. Відповідно до Наказу № 144 типова форма П-54 застосовується для:

... записи всіх видів нарахувань та утримань із заробітної плати на підставі первинних документів з обліку виробітку та виконаних робіт, відпрацьованого часу і документів на різні види оплат.

Є ще одна типова форма Особового рахунку, затверджена тим самим Наказом № 144. Ця форма (мова йде про типову форму П-54а) використовується при:

Відкривається такий Особовий рахунок, як правило, розрахунковим бухгалтером за розпорядженням головного бухгалтера і на підставі наказу про прийом на роботу, трудового договору (контракту) та інших документів, про які ми говорили вище і в попередніх публікаціях.

Необхідно відзначити, що на практиці не всі підприємства використовують цю типову форму для здійснення розрахунку нарахувань і утримань із заробітної плати. Багато, хто за усталеною практикою, хто через незнання, а хто з інших причин, використовують старі (ще часів меморіально-ордерної системи обліку) типові форми Особових карток або менш старі (часів журнально-ордерної системи обліку) Книг з обліку заробітної плати. З оформленням цих облікових регістрів ми познайомимося пізніше, а на даному етапі головне запам'ятати, що на прийнятого працівника в день його прийому на роботу повинен бути відкритий особовий рахунок або Особова картка, або ж здійснено відповідний запис у Книзі з обліку заробітної плати. Те, який обліковий реєстр використовує підприємство з обліку нарахувань та утримань із заробітної плати, має бути визначено в наказі про облікову політику підприємства в розділі, в якому визначається перелік первинних документів і облікових регістрів, які використовуються підприємством.

Крім усього іншого в наказі про облікову політику підприємства повинен бути визначений перелік посад, займаючи які працівники несуть матеріальну відповідальність, обмежену або повну. Якщо працівник прийнятий на одну з таких посад і з ним укладено договір про матеріальну відповідальність, то головний бухгалтер підприємства повинен внести його до відповідного переліку працівників з повною або обмеженою матеріальною відповідальністю. Такі працівники мають право на отримання і використання на виробничо-господарські потреби об'єктів основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та інших активів. У зв'язку з цим одночасно з наказом про прийом працівника на роботу видається наказ про створення комісії для здійснення прийому-передачі активів від працівника, який звільняється матеріально відповідальної особи з прийнятим матеріально відповідальної особи. Крім цього, такі працівники зобов'язані в певній підприємством формі і певний підприємством термін здавати звіти про залишки, прихід і витрату з розшифровкою джерела надходження і напрямки (призначення) витрат активів, що перебувають під їх матеріальною відповідальністю.

Бухгалтера, як правило, ведуть у довільній формі, реєстр матеріально відповідальних осіб, осіб, які мають право на отримання і використання активів підприємства, та осіб, відповідальних за здачу відповідних звітів про використання таких активів.

Необхідно пам'ятати про те, що матеріальні цінності можуть видаватися і працівникам, які не є матеріально відповідальними особами. Наприклад, видача в користування необхідних працівникові для виконання його обов'язків інструментів, приладів, пристосувань, інвентарю та інших цінностей.

Крім цього, відповідно до Закону про охорону праці та КЗпП, працівники певних професій і спеціальностей, зайнятих на роботах з шкідливими і небезпечними умовами праці, а також на роботах, що пов'язані із забрудненням, або на тих, які здійснюються в несприятливих температурних умовах, перш ніж приступити до виконання своїх обов'язків, повинні отримати спеціальний одяг, спеціальне взуття та (або) засоби індивідуального захисту (далі - ССЗ).

Видані таким (нематеріальне відповідальним) працівникам інструменти, пристосування, прилади та інший інвентар, а також ССЗ, залишаються у власності підприємства і під матеріальною відповідальністю, як правило, керівника відповідного підрозділу (служби) підприємства або безпосереднього керівника працівника (матеріально відповідальної особи). А про те, як дана видача оформляється документально, як здійснюється облік виданих активів працівнику і їх списання, ми розглянемо в наступному номері.

1 Як правило, це працівник, який відповідає за своїми посадовими обов'язками за облік кадрів.

2 Можливо документальне оформлення присвоєння працівникові табельного номера окремою службовою запискою, яка готується працівником, відповідальним за облік кадрів, і на якого покладено обов'язки з присвоєння працівникам табельних номерів. У цьому випадку (так само, як і в випадку з наказом) зі службовою запискою повинні бути ознайомлені всі посадові особи підприємства, для яких ця інформація необхідна при виконанні ними своїх посадових обов'язків.

3 Період збереження номера за колишнім працівником підприємства у кожного підприємства свій. Деякі зберігають номер за колишнім працівником і не присвоюють його новоприйнятим працівникам протягом 25 років, інші - 10 років, а деякі зберігають за працівником його табельний номер до тих пір, поки він не досягне пенсійного віку.

4 Забезпечення працівників спеціальним одягом, спеціальним взуттям та засобами індивідуального захисту здійснюється відповідно до ГОСТу 12.4.011-89.

Нормативна база

2. Наказ № 253 - Наказ Міністерства статистики України "Про затвердження типових форм первинного обліку" від 09.10.95 р № 253.

3. Наказ № 277 - Наказ Міністерства статистики України "Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу" від 27.10.95 р № 277.

4. Наказ № 144 - Наказ Міністерства статистики України "Про затвердження типових форм первинного обліку по розрахунках з робітниками і службовцями по заробітній платі" від 22.05.96 р № 144.

6. ГОСТ 12.4.011-89 - ГОСТ 12.4.011-89 "Система стандартів безпеки праці. Засоби захисту працюючих. Загальні вимоги і класифікація".

7. Наказ № 170 - Наказ Державного комітету України по нагляду за охороною праці "Про затвердження Положення про порядок забезпечення працівників спеціальним одягом, спеціальним взуттям та іншими засобами індивідуального захисту" від 29.10.96 р № 170.