Що таке системне управління організацією і для чого воно потрібне, блог андрея Недолужко

Зараз модно говорити про те, що організації, які управляються «вручну» не ефективні і що управління організацією повинно бути системним. При цьому ніхто не дає чіткого визначення, що таке «системне управління». Висловлю свою думку з цього приводу.

Системне управління має на увазі наявність певної системи, яка допомагає компанії домагатися кращих результатів, бути більш стійкою до різноманітних викликів та кризових явищ і, в кінцевому підсумку, досягати своїх цілей з меншими витратами і в коротші терміни. Тобто щоб перейти до системного управління, організація повинна створити і впровадити цю саму систему, тобто систему управління організації.

Закономірне питання, що таке система управління організації? Cистема управління організації - це система, за допомогою якої організація управляє об'єктами внутрішнього і зовнішнього середовища (клієнти, партнери, ресурси, обладнання, продукти, технології, персонал) для досягнення своїх цілей в довгостроковій перспективі. Елементами цієї системи є цілі (в розрізі об'єктів управління, тобто мети, в області клієнтів, партнерів, ресурсів, обладнання, продуктів, технологій, персоналу), бізнес-процеси, за допомогою яких забезпечується технологія управління, персонал, який виконує ці бізнес- процеси, об'єднаний в організаційну структуру, інформаційні системи та ІТ -інфраструктура (обладнання, системне програмне забезпечення), на базі якої розгортаються інформаційні системи.

Акцентую свою увагу на тому, що я намагаюся використовувати термін «організація» як узагальнення для таких понять як «компанія», «бізнес», «корпорація», «підприємство» «установа», «державний орган», і т.д. тому в кожному з них люди змушені організовувати свою роботу, щоб досягати поставлених цілей і чим вище чисельність людей зайнятих в діяльності організації, тим більше уваги вона повинна видаляти увагу системним методам управління

Концептуально, систему управління організації я звик зображати таким чином:

Ці концептуальна схема, демонструє яким чином пов'язані між собою елементи системи управління організації:

• А первинні цілі, для досягнення яких створюється організація, і то яким чином вони повинні бути досягнуті (стратегія)
• Механізм досягнення цілей визначає, яким чином повинні бути організовані бізнес-процеси організації, тобто мети первинні по відношенню до бізнес-процесів
• Бізнес-процеси в свою чергу первинні по відношенню до організаційної структури. Тобто спочатку потрібно визначити процеси, їх взаємозв'язок і послідовність виконання, а потім вже, то яка посадова особа, найкращим чином, організовує, виконає, перевірить, той чи інший процес.
• Процеси і організаційна структура первинні по відношенню до інформаційної структурі. Інформаційна структура - це організована і упорядкована сукупність всієї інформації, яка переміщається і зберігається всередині компанії у вигляді документів, інформації в базах даних інформаційних систем і різноманітного ПО, інформація, яка передається усним шляхом і т.д. Тобто процеси і організаційна структура визначають інформаційну структуру компанії.
• Процеси, організаційна та інформаційна структури первинні по відношенню до інформаційних систем компанії, наприклад:
  • модель бізнес-процесів компанії дозволяє визначити який набір сервісів інформаційної системи необхідний, щоб бізнес-процеси були максимально ефективними
  • Організаційна cтруктура дозволять визначити посадових осіб, які будуть працювати з сервісами інформаційних системи і деталізувати їх вимоги
  • Інформаційна структура дозволяє визначити які інформаційні потоки будуть автоматизовані за допомогою інформаційних систем, які дані повинні зберігатися в базах даних інформаційних систем і яка їхня структура.
• Інформаційні системи первинні по відношенню до ІТ-інфраструктурі, так як вони визначають необхідну архітектуру, а також вимоги до продуктивності, безпеки, надійності і іншим параметрам ІТ-інфраструктури.

Саме так повинно здійснюватися впровадження системних методів управління від вироблення і формалізації цілей через розробку та впровадження оптимальної моделі бізнес-процесів, організаційної та інформаційної структури до інформаційних систем і ІТ-інфраструктурі. Такий підхід при використанні певних методів, технологій і інструментів дозволяє створити комплексну цілісну інтегровану систему управління організації. Цілісна - означає що вся організація розглядається як єдине ціле, як і її система управління. Інтегрована - означає що всі елементи пов'язані між собою і персонал організації має чітке уявлення про те яким чином вони пов'язані між собою. Така система управління забезпечить роботу організації як злагоджений і безвідмовний механізм, відкриє організації нові можливості, знизить ризики і зробить цілі більш досяжними.

На жаль, на практиці важко зустріти організацію, яка займалася б розвитком системи управління, послідовно і планомірно. У більшості випадків, організації підходять до цього хаотично і сумбурно, іншими словами, коли «припече». Деякі перебувають у пошуках якоїсь «срібної кулі», тобто будь-якого готового рішення для управління, яке можна купити і воно відразу зможе вирішити всі їх проблеми управління, а розчарувавшись, взагалі ігнорують системний розвиток і не вірять, що воно в змозі дати результат. Типу, пробували - не працює. Нарешті, є такі, які займаються цим регулярно, але створюється враження, що вони намагаються зібрати «паззл» з різних популярних методик, підходів управління, програмних продуктів і т.д. У таких випадках, дуже часто має місце дисбаланс в управлінні компанії, коли домігшись успіху в одних процесах. наприклад, в області продажів або виробництва, компанія може відставати в інших процесах, наприклад, управління проектами або закупівлями. Ця ситуація створює ефект «вузького горлечка», і не дає скористатися результатами системних поліпшень в повній мірі. Крім того, позитивні результати досягаються дуже великою ціною.

Навпаки, комплексний системний підхід охоплює цілі, процеси, організаційну, інформаційну структури, інформаційні системи та ІТ-інфраструктуру, дозволяє створити цілісну інтегровану систему управління, яка може бути структурована на підсистеми. для більш ефективного управління організацією:

Перехід до системного управління та побудова повноцінної системи управління передбачає широкий спектр організаційних змін і певні інвестиції (в штатних фахівців і / або зовнішніх консультантів, програмне забезпечення та ІТ-обладнання, навчання персоналу тощо). До організаційних змін нерідко холодно, якщо не вороже, відноситься персонал всередині організації, а інвестиції потрібно обгрунтувати, щоб отримати їх в достатньому обсязі. Тому виникає закономірне питання: чи варто овчина вичинки? Навіщо організації потрібна система управління, яку кінцеву вигоду це принесе власнику (акціонерам) організації? Нерідко, коли я ставив питання представникам якої-небудь компанії, навіщо вони хочуть придбати якусь інформаційну систему, наприклад, CRM або ERP, або впровадити якийсь інструмент управління, наприклад, збалансовану систему показників, управління по цілям або систему менеджменту якості, то отримував такі типові відповіді:

• Тому що це можливо допоможе вирішити наші проблеми;
• Тому що нам це пропонують і обіцяють, що це вирішить наші проблеми
• Тому що це купила ота компанія (конкурент або партнер, або компанія в якій раніше працював один з нинішніх топ менеджерів);
• Тому що це модно і круто все купують і напевно нам потрібно

Така мотивація для проектів впровадження різноманітного програмного забезпечення або інструментів управління говорить про те, що менеджмент компанії абсолютно не пов'язує проекти внутрішнього розвитку організації з довгостроковою стратегією і досягненням бізнес-цілей. Більш того, подібні відповіді можуть говорити, про те що що у організації взагалі відсутня стратегія розвитку, або вона існує тільки на папері або не реалізується в повному обсязі. Також, можна бути впевненим, що подібні проекти навіть якщо і будуть успішно завершені, то навряд чи вони принесуть бажаний результат. Практика показує, що бажаний результат в таких випадках досягається після низки набитих гуль і повторних ітерацій.

• Для того щоб підвищити шанс на успіх організації. Під успіхом в даному випадку розуміється досягнення стратегічних цілей організації з мінімальними витратами і термінами. Успішна організація - це не та організація, яка досягла своїх цілей, а та яка, досягла своїх цілей в розумні терміни і з розумними витратами. З огляду на, що розробка і подальший розвиток ефективної системи управління, може скоротити терміни і витрати на досягнення стратегічних цілей організації, а відповідно підвищити шанси на успіх організації. Необхідно відзначити, що більшість організацій взагалі не досягають своїх цілей, не кажучи про те, щоб бути успішними. Відсоток успішних організацій мізерно малий у порівнянні з неуспішними. Люди вважають за краще звертати увагу на красиві історії успіху, але реалії життя такі, що некрасивих провалів в десятки разів більше. Тому щоб досягти успіху організація повинна мати таку систему управління цілями, бізнес-процесами, ресурсами, яка дозволяє, реагуючи на запити ринку, швидко виробляти товари і послуги високої якості і за помірними цінами;
• Для того щоб підвищити інвестиційну привабливість організації або її окремих проектів. Ми живемо в світі, де править капітал, і навіть державні організації змушені залучати приватний капітал для реалізації своїх проектів, не кажучи вже про приватному бізнесі. Інвестиції дозволяють, прискорити процес розвитку організації, скоротити час досягнення стратегічних цілей, виграти конкурентну гонку, проте їх не завжди так просто отримати на вигідних умовах. Прозора та ефективна система управління організацією істотно підвищує шанси на залучення інвестицій на дуже вигідних умовах.
• Для того щоб підвищити ліквідність і капіталізацію організації. Ліквідність на увазі здатність продати організацію або її частку, а капіталізація - вартість компанії. Знову ж прозора і ефективна система управління організацією, істотно підвищує ліквідність і капіталізацію цієї організації і сприяє швидкій та вигідному продажу.

При такому погляді на речі, організація може сформувати і реалізувати стратегію розвитку таким чином, що кожен крок спрямований на внутрішній розвиток організації та її системи управління, буде приносити ефект, позитивно впливає на зовнішній розвиток компанії, яке може бути виражено в збільшенні частки ринку, обороту , виручки і, в кінцевому підсумку, прибутку. Це дає безсумнівно більш солідну підтримку проектів, спрямованих на впровадження системних методів управління у власників і додаткові стимули для менеджменту і персоналу компанії, відповідно ризики подібних проектів будуть нижче, а якість, рентабельність інвестицій і отриманий ефект - значно вище.

Тому впровадження системних методів управління раціональніше здійснювати через побудову і розвиток цілісної інтегрованої системи управління. Інша справа, що для такого підходу необхідна ефективна методика, якою я планую поділиться в циклі наступних постів