Розсилка паперових листів

Вибір форми реєстру

Найменування форми реєстру

Знімок форми реєстру

1. Форма реєстру 1

2. Форма реєстру 2

3. Форма реєстру за формою ф.103

4. Форма реєстру 4

Підготовка до розсилки паперових листів

Вибір контрагентів для розсилки.

Виберіть контрагентів, яким будете відправляти листи. Для вибору викоритсовуйте комбінації клавіш або фільтр.

• Виділення рядків, що йдуть один за одним: «Shift» + кнопки «вгору», «вниз»;
• Виділення окремих рядків списку: «Ctrl» + натискання лівої кнопки миші;
• Виділення всього списку: «Ctrl» + «A».

Застосування фільтру. Для швидкого пошуку можна скористатися фільтром. Він знаходиться на панелі інструментів в кожному розділі. Параметри пошуку можна вибрати стандартні, або створити власні.

Для створення власного фільтра:

2. Натисніть «Додати»;

3. Натисніть «Додати умова»;

4. В «параметрах» вкажіть значення;

5. Виберіть умову:

«Вказати при виклику фільтру». В цьому випадку точне значення вказується при виклику фільтру.

«Вказати точне значення». В цьому випадку точне значення потрібно вказати із запропонованих нижче варіантів.

6. Натисніть «Додати умова»;

7. В поле «Назва фільтра» вкажіть назву;

8. Натисніть «Зберегти фільтр»;

9. Натисніть кнопку «Применить». Перед вами з'явиться список записів з заданими вами параметрами.

Створений фільтр буде збережено до пунктів разом зі стандартними. Для його повторного застосування відкрийте меню фільтра і натисніть на нього.

Після виділення рядків натисніть кнопку «Додати до розсилки ->» на панелі інструментів.

У вікні «Додати до розсилки» створіть нову розсилку або додайте контрагентів до вже існуючої розсилці.

Якщо ви створюєте нову розсилку, виберіть на формі пункт «Створити нову розсилку». Вкажіть назву розсилки і виберіть відправника, натиснувши «Вибрати». Після заповнення полів натисніть «Створити».

Якщо ви хочете додати контрагентів до існуючої розсилці, виберіть на формі пункт «Додати листи в існуючу розсилку». Зі списку вкажіть розсилку і натисніть «Додати».

Таким чином, ви можете поступово додавати до розсилки потрібних вам контрагентів, до тих пір, поки не складете повний список одержувачів.

Стверджувати розсилку слід після того, коли перевірено, що правильно обрані одержувачі і відправники, вірні їх дані, зазначений початковий номер листа, вірне кількість листів і т.п. Тільки після цього людина, відповідальна за проведення розсилок, стверджує її.

Для затвердження розсилки виділіть розсилку і в головному меню програми виберіть «Операції» пункт «Затверджено». Для контрагентів, зазначених у розсилці будуть створені листи у відповідному розділі.

На цьому підготовка до розсилки закінчена. На даному етапі обрані одержувачі і вказані відправники. Якщо програмою користуються декілька користувачів на різних комп'ютерах, то вони теж зможуть здійснювати розсилку.

здійснення розсилки

Етап підготовки до розсилки, як правило, здійснює одна людина. А саме розсилання (друк конвертів \ повідомлень, відстеження їх упаковки, відправки, повернень і т.п.) можуть здійснювати кілька людей одночасно (з різних комп'ютерів).

Роздруківка конвертів і упаковка сповіщень.

Для того щоб не створювалася плутанина при друку конвертів \ повідомлень, користувачам програми, які сидять за іншими комп'ютерами, для роздруківки невідправлених конвертів потрібно користуватися фільтром «Затверджені, але невідправлені».

У розділі «Листи» виберіть листи для відправки на друк за допомогою фільтра. або за допомогою комбінації клавіш.

Натисніть в меню розділу «Друк конверта».

У вікні редагування конвертів можете перевірити дані одержувача і відправника. Надішліть конверти на друк, натиснувши «Друкувати!». Конверти відправляються на принтер, встановлений за замовчуванням.

Після відправки на друк закрийте вікно редагування. З'явиться повідомлення «Відзначити листи як упаковані?». Відзначте «Так», щоб листи відзначилися як роздруковані і інші користувачі не розпечатували їх заново.

Для створення реєстру виберіть листи, натисніть «Створити реєстр» на панелі інструментів. З використанням фільтра. який знаходиться в меню розділу, ви швидше знайдете шукані листи

Після того як роздрукували конверти і реєстр, відправте листа на пошту. А в програмі «Друк конвертів!» В розділі «Листи»:

1. Виділіть відправлені вами листи (використовуючи поєднання клавіш або фільтра);

2. Відкрийте в головному меню пункт «Операції»;

3. Виберіть «Відправлено»;

4. Вкажіть дату відправки;

5. Перейдіть в розділ «Поштові реєстри»;

6. Виділіть відправлений реєстр

7. На панелі інструментів натисніть «Відправлено».

Реєстрація повідомлень повернень або повідомлень про вручення.

Коли вам прийде повідомлення про доставку листа, в програмі відкрийте розділ «Листи», знайдіть лист (з використанням фільтра), виберіть в головному меню «Операції» пункт «Доставлено», вкажіть дату.

Якщо вам прийшло повідомлення про повернення листа (сам лист), в програмі відкрийте розділ «Листи», знайдіть лист (з використанням фільтра), виберіть в головному меню «Операції» пункт «Повернення», вкажіть дату.