Розміщення співробітників в офісі

Щороку компанія СКБ Контур проводить конкурс для підприємців «Я Бізнесмен», в ньому беруть участь сотні бізнесменів з різних городовУкаіни - від Конотопа до Кременчука.

Завдяки конкурсу ми створили надихаючу колекцію бізнес-історій, розказаних людьми, які перетворюють невеликі стартапи в успішні компанії.

Їх досвід і Поради будуть корисні кожному, хто замислюється про відкриття своєї справи.

Для старту необхідні деякі попередні умови: ідея, трохи грошей і, що найважливіше, бажання почати

Зібрати гарну команду, організувати власну фірму і вирішити купу проблем з паперовою тяганиною - це всього лише півсправи. Справжня дилема виникає навіть не в питанні, яке приміщення краще зняти, а як розмістити в цьому приміщенні всіх своїх співробітників.

Все простору, які можуть бути надані працівникові, можна розділити на окремий кабінет, кабінет з двома і більше робочими місцями і open space (великий відкритий простір з кількістю робочих місць від десяти і більше).

У виборі, кому яке приміщення надати, варто спиратися на три фактори: посаду, яку займає людиною (посадова необхідність крім просто роботи за комп'ютером приймати клієнтів, потреба в секретарі або додаткової габаритної техніки), обов'язки співробітника (знову ж спираємося на необхідність використання додаткового обладнання, розміщується на робочому столі співробітника) і, природно, вимоги техніки безпеки (законодавство РФ, зокрема Трудовий кодекс, чітко регламентує необхідне про транство при роботі за комп'ютером, відстань між столами в разі більшої кількості техніки на квадратний метр).

Як визначитися, який саме тип розміщення співробітників підходить вашій фірмі?

Всі типи розміщення діляться на класичний (переважання кабінетної системи: у кожного відділу свій кабінет, керуючі, директор і заступник директора також мають окремі простору), американський (весь офіс являє собою open space, робочі місця співробітників розділені перегородками, директор фірми має окремий кабінет) і змішаний (в цьому випадку відділи, які мають схожі повноваження, розташовуються на окремих open space, а керівництво відділів та дирекція також базуються на майданчику особистого кабінету). Безумовно, кожен з цих типів проживання має свої плюси і мінуси, і кожен з них необхідно розглядати виходячи з основних принципів діяльності компанії, кількості робочих місць, фінансового плану.

Класичний спосіб розміщення

Кому підійде: фірмам, які безпосередньо працюють з клієнтами. Наявність у кожного відділу свого кабінету дозволить вигідно розмежувати потік людей, що приходять за наданням послуг різного виду, з різних питань. Ізольовані один від одного кабінети з психологічної точки зору будуть асоціюватися у клієнтів з збереженням інформації, яку вони збираються передати співробітнику фірми.

Плюси: у даного способу розміщення чимало плюсів і з точки зору не тільки клієнтів, але і співробітників. Коли представники одного відділу знаходяться в окремому кабінеті, продуктивність праці підвищується, тому що, по-перше, зникає необхідність в зайвих переміщеннях, всі співробітники відділу знаходяться в зручному розташуванні один від одного. По-друге, це допомагає згуртувати колектив конкретного відділу, адже протягом усього дня люди будуть перебувати в замкнутому просторі, а робочі моменти створять необхідність для кооперації працівників між собою, по-третє, такий тип розміщення дозволить налагодити робочий ритм.

Мінуси: безумовно, даний тип розміщення найбільш витратний, так як в плані оренди офісу нас вже не влаштує секція в торговому центрі, це повинно бути незбиране робочий простір з великою кількістю кабінетів. Причому якщо знімати, скажімо, п'ять кабінетів на поверсі якого-небудь бізнес-центру, виникає ще й необхідність у позначенні фірми, відділенні простору займаного вами, від інших фірм, розташованих на цьому ж поверсі, а це додаткові витрати на друк вивісок, плакатів і покажчиків.

Американський тип розміщення. Open space

Плюси: по-перше, розміщення працівників по даній системі допоможе чимало заощадити керівництву, по-друге, допоможе співробітникам відчувати рамки чужої свободи, по-третє, суттєво збільшиться відсоток раціональності використовуваного простору, що також є важливим аспектом, що впливає на вкладення підприємця в бізнес проект, по-четверте, це, безумовно, згуртування співробітників різних відділів між собою.

Мінуси: проте дана система аж ніяк не ідеальна. І з одного боку, чимало заощадивши, з іншого боку, підприємець повинен розуміти, що таке простір не завжди може бути комфортним для працівника і на це є ряд причин: по-перше, високий рівень шуму, по-друге, змішання керівників і виконавців, по-третє, труднощі в розташуванні тихих і гучних відділів (відділи, які постійно потребують комунікації і, наприклад, бухгалтерія). До того ж американські дослідники довели, що робота за принципом відкритого простору може знизити працездатність колективу, так як втрата часу у персоналу може досягати двох годин в день. Певні складнощі у виконанні норм техніки безпеки.

Змішаний тип розміщення

Кому підійде: фірмам будь-якого типу.

Досить складно сказати про конкретні плюси і мінуси даного типу розміщення. В першу чергу підприємець повинен чітко усвідомлювати, що даний тип - це золота середина між класичним і американським. Тому висновки про переваги і негативні сторони питання варто робити виходячи з характеристик, наявних в двох попередніх описах.

Психологічна сторона питання

Японська система

Останнім часом в моду входить все більше східного, але японська система зовсім не змушує посадити всіх співробітників по фен-шуй, справа тут зовсім в іншому: вченими в Японії для підвищення ефективності роботи був розроблений спосіб організації робочого простору, більш відомий як метод 5S. Основною його метою є створення оптимальних умов для виконання операцій, підтримки порядку, чистоти, акуратності, економії часу і енергії. В основі методу знаходяться п'ять ступенів, що отримали назву від перших букв п'яти японських слів, які в перекладі означають «сортування», «самоорганізація» (упорядкування), «систематична прибирання», «стандартизація», «вдосконалення» (поліпшення).

Найголовніше, що завжди повинен пам'ятати роботодавець, - це те, що кошти, вкладені в грамотну організацію робочого простору, окупляться подвійно, вплинувши на ефективність роботи і працездатність колективу, тому не варто економити на майбутньому процвітанні своєї фірми.