Робота з базою даних
З організаційної точки зору в роботі з будь-якою базою даних є два різних режими: проектувальний і експлуатаційний (призначений для користувача). Творець бази має право створювати в ній нові об'єкти, задавати їх структуру, змінювати властивості полів, встановлювати необхідні зв'язки. Він працює зі структурою бази і має повний доступ до бази. Користувач бази наповнює її інформацією і отримує результат у вигляді тимчасових результуючих таблиць або звітів. У однієї бази може бути багато користувачів і, з метою збереження БД, доступ до структури бази для них закритий.
Погана опрацювання структури бази майже завжди призводить до безглуздих витрат часу на її переробку в подальшому. В цілому розробка баз даних включає наступні етапи:
1. Визначення призначення бази даних.
2. Прийняття рішення про те, які вихідні дані база даних повинна містити.
3. Визначення полів, які будуть входити в таблиці, і вибір полів, що містять унікальні значення.
5. Створення таблиць, що зв'язують їх між собою і експериментальне наповнення бази пробними даними.
6. Створення форм, звітів і запитів для операцій з введеними даними.
Починаючи роботу в СУБД Access, в стартовому вікні бази даних можна побачити крім вкладок об'єктів командні кнопки, призначені для роботи з базою даних і її об'єктами:
Кнопка Створити на панелі інструментів вікна бази даних (або параметри Створення ... в списку об'єктів) використовується для створення нових об'єктів.
Кнопка Відкрити дозволяє працювати з уже існуючою на диску базою даних.
Кнопка Конструктор призначена і для створення і для зміни існуючих об'єктів.
Мал. 4. Вікно створення БД Рис. 5. Стандартні шаблони БД Access
Для створення нової бази даних в СУБД Access підтримуються два способи - створення бази вручну або за допомогою вбудованого майстра. Можна створити порожню базу даних, а потім додати в неї таблиці, форми, звіти та інші об'єкти. Цей спосіб є найбільш гнучким, але вимагає окремого визначення кожного елемента бази даних. Можна скористатися майстром баз даних для створення всіх необхідних таблиць, форм і звітів для бази даних обраного типу. Майстер Створення баз даних використовує готові шаблони, що дозволяють створювати досить складні БД. При наявності зв'язку з Інтернет, крім стандартних шаблонів Access, можна отримати доступ до додаткових шаблонами в Microsoft.com. Це найпростіший спосіб початкового створення бази даних. В обох випадках створену базу даних можна в будь-який час змінити і розширити.
Створення бази даних починається зі створення основного об'єкта - таблиць. Воно полягає в завданні її полів і призначенні їх властивостей. Є кілька способів створення нової таблиці. що відрізняються рівнем автоматизації. СУБД Access дає можливість:
Мал. 7. Створення таблиці за допомогою Майстра Access
Мал. 8. Створення таблиці в режимі таблиці
Мал. 9. Створення таблиці в режимі Конструктора
Досвідчені користувачі користуються Майстром таблиць. прискорює створення структури таблиці. Майстер задає ряд питань і, керуючись отриманими відповідями, створює структуру таблиці автоматично. Режим Таблиці відкриває заготовку, в якій всі поля мають формальні імена Поле 1, Поле 2, ... і стандартний текстовий тип даних. Таку таблицю можна відразу наповнювати інформацією, але описувати властивості полів доведеться самостійно. Найбільш універсальний ручний режим надає режим Конструктора. У цьому режимі можна самостійно задавати імена полів, вибирати їх тип і налаштовувати властивості. Він використовується як при створенні, так і модифікації таблиць.
Мал. 10. Форма заповненої таблиці в режимі таблиці і в режимі Конструктора
Крім того, в СУБД Access є можливість здійснювати Імпорт таблиць (таблиця створюється шляхом імпорту даних з іншої бази або з іншої електронної таблиці) і Зв'язок з таблицями (таблиця створюється шляхом встановлення зв'язку з таблицею, яка існує в іншій базі даних на віддаленому сервері і яку не можна імпортувати цілком).
При імпорті в таблиці призначеної для користувача бази створюється копія вихідних даних. І як наслідок, вихідні дані при цьому не зачіпаються і всі подальші зміни, виконані засобами Access, на вихідних даних не відображаються. При зв'язуванні даних користувач завжди буде працювати з вихідними даними. Якщо файл джерела змінюється, то зміни відображаються і в Access. Якщо зміни відбуваються в Access, то вони відображаються в файлі джерела.
Здатність працювати з даними з різних джерел робить Access потужним інструментом роботи з інформацією, коли дані можуть надходити з різних додатків.
Таблиці баз даних не є самостійними документами. Сама база - це документ. Їй відповідає файл на диску, і ми можемо зробити його копію. Структура таблиць - теж документ, але структура таблиць входить до складу загального файлу бази даних поряд із запитами, формами, звітами та іншими об'єктами. При зміні структури таблиці система управління базою даних завжди видає запит на збереження змін.
Ця особливість систем управління базами даних вимагає охайного ставлення до роботи з таблицями, так як до баз даних пред'являються особливі вимоги з точки зору безпеки. Інформація, яка в них міститься, дуже часто має суспільну цінність і від інформації, яка міститься в деяких базах, може залежати благополуччя великої кількості людей. Тому цілісність вмісту бази не може і не повинна залежати ні від користувача, який забув зберегти файл перед вимиканням комп'ютера, ні від перебоїв в електромережі.
Зазвичай з БД одночасно працює багато користувачів. Якби з базами працювали як з документами в текстовому процесорі, то одна людина, що відкрив файл для редагування, монополізував би цей файл і блокував би до нього доступ інших користувачів до тих пір, поки файл не буде закрито, і збережений.
У базах даних один користувач. що вносить зміни в базу, блокує тільки один запис. з якої він працює, причому ненадовго. Якщо в локальної або глобальної мережі з однією базою працюють кілька користувачів, то кожен може бачити в режимі реального часу ті зміни, які вносять в базу його колеги.