Реферат комунікативну поведінку в організації - банк рефератів, творів, доповідей, курсових і
3. Формування комунікацій в організації
Проблеми структурних комунікацій
Рішення проблем структурних комунікацій
Проблеми комунікацій в міжособистісному спілкуванні
У центрі будь-якого гуманітарного знання знаходиться людина і все, що пов'язано з його діяльністю. Однією з центральних складових людської діяльності є спілкування. Частиною людського спілкування є мовна комунікація. Її утворюють мовні акти, які беруть участь в процесі передачі інформації та обміну діяльністю.
Співвідношення мова / мислення дозволяє осмислювати такі якості мови, як точність і логічність, допомагає зрозуміти, що стоїть за словами виразність, образність, доречність, дієвість, дозволяє осмислити такі якості мови, як точність і логічність. Комунікативні якості мови важливі для розкриття механізмів її сприйняття і особливо впливу. Подібним чином і людина, що бере участь в процесі комунікації, співвідноситься не тільки зі словами, а й зі справами.
1. Поняття комунікативної поведінки
1.1 Норми комунікативного поведінки
Комунікативна поведінка - сукупність норм і традицій спілкування певної групи людей.
Комунікативна поведінка характеризується певними нормами, які дозволяють охарактеризувати конкретне комунікативне поведінка як нормативне або ненормативну.
Можна виділити основні норми комунікативної поведінки:
2. Ситуативні норми виявляються у випадках, коли спілкування визначається конкретною екстралінгвістичною ситуацією. Такі обмеження можуть бути різні за характером. Так, обмеження по статусу спілкуються дозволяють говорити про два різновиди комунікативної поведінки - вертикальному (вищий - нижчий) і горизонтальному (рівний - рівний). Кордон між різними типами рухлива, вона може порушуватися.
4. Індивідуальні норми комунікативної поведінки відображають індивідуальну культуру і комунікативний досвід індивіда і являють собою особистісне переломлення загальнокультурних і ситуативних комунікативних норм у мовній особистості. Підлягають опису також порушення загальних і групових норм, характерні для даного індивіда.
1.2 Процес комунікації
Комунікації займають найважливіше місце в житті організації та мають величезний вплив на індивідів і груп. Обмін інформацією між співробітниками в організації призводить до досягнення намічених цілей.
Комунікації - це передача інформації від однієї людини до іншої, один із способів доведення індивідом до інших людей ідей, фактів, думок, почуттів і цінностей.
Мета комунікації - домогтися від приймаючої сторони точного розуміння відправленого повідомлення.
У комунікаціях завжди беруть участь, принаймні, дві особи - відправник і одержувач Відправник - це будь-який індивід (співробітник), що має певні ідеї, наміри, інформацію і мета комунікації. Одержувач - індивід, що сприймає повідомлення одержувача. Сам комунікаційний процес складний і являє собою спосіб, за допомогою якого повідомлення відправника досягає одержувача.
Щоб забезпечити чіткі і ефективні комунікації в організації, необхідно знати і запобігати можливі перешкоди в процесі їх здійснення.
Процес комунікації складається з ряду етапів, які взаємопов'язані між собою і взаємозалежні.
Комунікативний процес можна представити у вигляді схеми:
Відправник - будь-який індивід, що має ідеї, інформацію, наміри і мета їх передати. Відправник формулює сенс, переданий одержувачу.
Кодування - переклад інформації відправника в комплекс комунікаційних символів.
Повідомлення - інформація, що формується в результаті кодування, яку відправник передає бажаного одержувачу. Повідомлення виражається в вербальної і невербальної формі.
Декодування - процес перетворення повідомлення в має сенс форму. Комунікація успішна, якщо одержувач сприйняв сенс, закладений в повідомлення відправником. Результати декодування залежать від навичок, установок, очікувань, культурного та інтелектуального рівня одержувача.
Зворотній зв'язок - демонстрація одержувачем реакції на отримане повідомлення. Дає можливість відправнику встановити, чи отримали повідомлення, наскільки зрозумілий його зміст і яку реакцію одержувача воно викликало. Коли одержувач відповідає відправнику, їх ролі міняються, формується зворотний комунікативний потік, встановлюється двосторонній комунікативний процес.
Характеристики ефективного зворотного зв'язку
За суб'єктам і засобів комунікацій:
міжособистісні комунікації - комунікації, здійснювані між людьми в ситуаціях «віч-на-віч» та в групах за допомогою слів і несловесних засобів спілкування;
комунікації за допомогою технічних засобів, інформаційних технологій. Такі комунікації в сучасних умовах набувають найважливіше значення. Здійснюються за допомогою електронної пошти, телекомунікаційних систем, управлінських інформаційних технологій та ін.
За формою спілкування:
вербальні комунікації - комунікації, здійснювані за допомогою усного мовлення як системи кодування. Багато співробітників організацій проводять в стані різних форм вербальних комунікацій більше 50% робочого часу;
По каналах спілкування:
формальні комунікації - дозволяють упорядковувати і обмежувати інформаційні потоки; визначаються організаційними і функціональними регламентами. Формальні комунікативні канали широко використовуються в організаціях, що мають ієрархічну структуру управління;
За організаційною ознакою:
вертикальні комунікації - пов'язують всі рівні управління організації в єдине ціле.
горизонтальні комунікації в організації є шляхи і засоби передачі інформації окремо на кожному ієрархічному рівні організації.
По спрямованості спілкування:
висхідні - потоки інформації в напрямку від низу до верху, тобто в напрямку підлеглі - керівник, є канали зворотного зв'язку процесу управління. При цьому керівники вищих рівнів отримують інформацію про проблеми і поточні справи в кожному підрозділі організації, що дозволяє їм постійно коректувати і змінювати заходи впливу на поведінку підлеглих всіх нижчих рівнів.
3. Формування комунікацій в організаціях
3.1 Проблеми структурних комунікацій
Наявність чітко діючих комунікацій в організаціях сприяє вирішенню багатьох найважливіших організаційних проблем, зокрема координації діяльності окремих структурних одиниць в організації щодо спільної мети, забезпечення стійких відносин із зовнішнім середовищем, надання підрозділам організації необхідної робочої інформації та цільових вказівок та ін.
Однак створення комунікаційних мереж, формування стійких комунікаційних каналів пов'язані з низкою труднощів, викликаних як дефектами в каналах інформації, так і дефектним кодуванням або декодуванням одержуваних повідомлень.
Проблеми, пов'язані зі створенням ефективно діючих комунікацій, можна розділити на дві основні групи: проблеми структурних комунікацій і проблеми, що виникають в ході міжособистісного спілкування.
Основна проблема комунікацій між елементами організаційної структури обумовлена невизначеністю у взаєминах між окремими структурними одиницями організації. При цьому розпорядження і директиви керівного органу організації можуть не відповідати ситуації, не розумітися підлеглими, дублюватися, подальше повідомлення може суперечити раніше посланим. Крім того, в разі невизначеності ситуації горизонтальні зв'язки між окремими підрозділами або членами організації стають ненадійними, інформація до підрозділів надходить хаотично, що викликає інформаційний голод або, навпаки, надлишок суперечливої інформації. В умовах невизначеності можуть посилюватися такі основні види бар'єрів в комунікаційних процесах.
1. Спотворення повідомлень - явище, при якому в структурні одиниці організації надходить інформація, що не адекватна реальній ситуації. Спотворення в комунікаційних мережах призводять до значного уповільнення темпів робіт в організації. Ухвалення рішення та його реалізація повинні починатися одночасно: зрозуміти, як слід виконувати роботу, не менш важливо, ніж прийняти рішення про те, що слід робити. Але спотворення інформації не дозволяє приступати до негайної реалізації рішення, оскільки воно засноване на невірних передумовах. У зв'язку з цим доводиться повертатися до даної ситуації, повторювати повідомлення. Крім того, спотворення інформації призводять до неправильної постановки цілей, що негайно позначається на інших компонентах організації.
Всі спотворення в організаційних комунікаціях поділяються на три групи:
ненавмисні спотворення, які виникають в силу браку інформації, неясності ситуації або труднощів в міжособистісних контактах;
фільтрація інформації в повідомленні, коли відсікається непотрібна в даний момент інформація, залишається тільки суть. Ця операція в комунікаційному процесі може привести до втрати інформації, шкідливим спрощень, які перешкоджають прийняттю ефективних управлінських рішень. Негативний ефект фільтрації спостерігається, коли вищих керівників намагаються постачати тільки інформацією позитивного змісту, не доводячи до їх відома найбільш гострі проблеми; коли існує страх перед покаранням; відчувається марність інформації через її неправильної оцінки.
2. Інформаційні перевантаження можливі в тих випадках, коли члени організації не в змозі ефективно реагувати на всю необхідну їм інформацію і відсівають певну її частину, на їхню думку, найменш важливу. Однак можлива ситуація, коли саме ця частина інформації буде особливо необхідна для забезпечення нормального функціонування організації або її підрозділу. Особливо часто інформаційне перевантаження спостерігається у керівників, що замикають на собі вирішення багатьох (навіть самих дрібних) питань, пов'язаних з управлінням діяльністю підрозділів організації. Відсутність чітких фільтрів і членів організації, які виступають в ролі «сторожів», не дозволяє керівнику ефективно використовувати найважливішу частину що надходить до нього інформації.
3. Недоліки в структурі організації мають істотний негативний вплив на функціонування комунікаційних мереж. Найпоширенішим з таких недоліків слід визнати невдалу конфігурацію - існування великої кількості рівнів управління, коли інформація при проходженні від рівня до рівня втрачається або спотворюється. Це особливо характерно для висхідних комунікаційних потоків (від низу до верху, від підлеглих до керівників).
Іншим важливим структурним недоліком є відсутність стійких горизонтальних зв'язків між окремими підрозділами організації, наприклад, коли керівництво організації допускає тільки вертикальні зв'язки, а комунікації між підрозділами одного рівня вважаються незначущими і непотрібними. Такий недолік характерний для високоцентралізованих і формалізованих лінійних структур.
Ще одним істотним недоліком слід визнати наявність конфліктів між окремими групами і підрозділами організації. Найчастіше конфлікти закладені в самій структурі організації. Підрозділи або окремі керівники, які перебувають в стані конфлікту, можуть не тільки сприяти розриву комунікаційних зв'язків всередині організації, але і використовувати комунікаційні мережі для досягнення власних цілей в боротьбі з іншими підрозділами або керівниками. Наприклад, якщо в організації виробляються два види продукту або послуг і не передбачено поділ ресурсів, еквівалентну вкладу кожного з двох підрозділів, то між ними виникає конфлікт, кожен з учасників якого використовує комунікаційні канали організації для приниження ролі іншого і піднесення власної.
3.2 Вирішення проблем структурних комунікацій
Для зниження негативного впливу цих проблем організація може використовувати такі прийоми:
1) постійне регулювання інформаційних потоків шляхом створення банку інформаційних даних, внутрішнього ринку інформації, пунктів відстеження та сортування одержуваної ззовні інформації, відстеження місць інформаційних перевантажень;
2) контроль за процесами обміну інформацією, інформаційними каналами. Для цього можна проводити такі заходи, як розробка плану-графіка, періодична звітність, регулярні зустрічі з підлеглими для обговорення можливих змін в організації і т.д .;
5) використання сучасних інформаційних технологій, що, підводить керівництво організацій до вирішення проблеми створення якісної системи комунікацій. Зокрема, до таких заходів відносяться впровадження персональних комп'ютерів на робочих місцях, електронної пошти, вихід в Інтернет, зв'язку з іншими організаціями і т.д .;
6) планування робочих місць з урахуванням функціональних особливостей та здібностей працівників. При цьому можливе створення комунікаційних мереж у працівників, функціонально пов'язаних між собою в процесі роботи. До таких заходів можна віднести просторове зближення робочих місць за принципом технологічних ліній або ланцюжків;
7) запобігання виникненню бар'єрів між різними підрозділами та посадовими статусами в організації, «зняття функціональних і ієрархічних перегородок». Дійсно, зняття відмінностей між «ми» і «вони» і розуміння організації як єдиного організму в значній мірі зменшують труднощі в процесі комунікації.
3.2 Проблеми комунікації в міжособистісному спілкуванні
Комунікацій дуже часто перешкоджає нерозуміння один одного членами комунікаційного процесу. Причини виникнення проблем комунікації через нерозуміння полягають в наступному.
1. Відмінності в сприйнятті повідомлення і його основної ідеї та концепції, що відбувається в силу:
· Неправильного кодування повідомлення керівниками без урахування культури і установок членів організації (повідомлення написано або передано на незрозумілій мові, містить багато слів, що належать іншій субкультурі, або спеціальних термінів, обрана сфера діяльності або знання, маловідома членам організації, і т.д.);
· Конфлікту між сферами компетенції, основами суджень відправника і одержувача інформації (структурний конфлікт такого роду може призвести до виборчого сприйняття інформації її одержувачем залежно від власних інтересів і потреб і ігнорування інтересів відправника);
2. Семантичні бар'єри, що виникають із-за погано сформульованих повідомлень, які можуть призводити до втрати інформації при передачі одержувачем, особливо багато проблем такого роду породжується в багатонаціональному середовищі.
3. Невербальні міжособистісні перешкоди (жести, інтонації, внутрішній зміст і інші форми невербальної символічної комунікації).
4. Незадовільна зворотний зв'язок (наприклад, через невміння слухати).
Для того щоб уникнути втрат, що виникають через недоліки міжособистісного спілкування, можна використовувати такі прийоми:
· Попередня підготовка до передачі повідомлення; наприклад, роз'яснення основних положень, змісту повідомлення;
· Зняття семантичних бар'єрів шляхом виключення двозначності, багатозначності понять;
· Постійна увага до невербальної символічної комунікації - тону подачі повідомлення, жестам, міміці і т.д .;
· Прояв емпатії і відкритості при спілкуванні і передачі повідомлень;
· Встановлення зворотного зв'язку, для чого слід: задавати питання одержувачу інформації про зміст повідомлення і ступеня його сприйняття; оцінювати невербальну реакцію одержувачів на повідомлення, особливу увагу звертати на жести, позу і міміку, що вказують на замішання або нерозуміння; створювати атмосферу довіри, доброзичливості та готовності обговорити проблеми, що виникають з урахуванням інтересів і потреб отримувачів інформаційних повідомлень.
Комунікації займають найважливіше місце в житті організації та мають величезний вплив на індивідів і груп, а особливо на клімат колективу впливає його психічний стан, відображаючи особливості його життєдіяльності, емоційну атмосферу, комфортну або дискомфортно для членів трудового колективу.
В цілому можна сказати, що найбільш ефективне використання комунікацій залежить від таких найважливіших факторів, як професіоналізм керівників, структура організації і її характеристики, наявність стійких міжособистісних відносин між членами організації, культура підлеглих, положення організації в зовнішньому середовищі (закритість або відкритість), компетентність працівників .
Для створення ефективних комунікацій необхідні:
оптимальна організаційна структура;
ясні, чіткі і визначені цілі організації;
конкретизація цілей в підцілей кожного рівня управління;
чітко регламентують основні види робіт підрозділів;
нормативи оцінки контрольних показників;
доступна і ясна система контролю виконання рішень.