Реєстрація довіреностей в організації, які інструменти можуть замінити журнал обліку довіреностей
Будь-яке підприємство у своїй діяльності вдається до розподілу повноважень за допомогою довіреностей. Кожному юристу відомо, що порядок, терміни і правові наслідки видачі та відкликання таких документів встановлено ст. 185 - 189 ГК РФ. У невід'ємні обов'язки юриста входить як складання, так і проведення правової експертизи документів, що видаються на предмет дотримання форми, обов'язкових відомостей і обсягу повноважень довірителя і довірених осіб.
Журнал обліку довіреностей - вести чи ні?
Зразок журналу реєстрації виданих довіреностей міститься в Інструкції Мінфіну СРСР від 14.01.1967 № 17 «Про порядок видачі довіреностей на отримання товарно-матеріальних цінностей і відпуску їх за довіреністю», і виглядає наступним чином:
В даний час зазначена Інструкція втратила юридичну силу.
Видача юридичних довіреностей
При досить високому рівні стандартизації процедури складання, обліку та видачі довіреностей, область цієї регламентації - уніфіковані бухгалтерські довіреності, які, по суті, близькі за своїм значенням до первинним бухгалтерським документам, а значить, відносяться до зони відповідальності бухгалтерії. У той же час в компанії, крім отримання товарно-матеріальних цінностей, розподіляються повноваження в сфері управління та здійснення певних юридичних дій. Ці «юридичні» довіреності повинні ставитися до компетенції юристів.
Юридична довіреність може знадобитися в різних ситуаціях:
- для оформлення повноважень керівника філії юридичної особи, виконавчого директора компанії, іншого топ-менеджера;
- купівлі-продажу нерухомого майна;
- голосування з різних питань порядку денного в корпоративних засіданнях (Рада директорів, зборів акціонерів / учасників);
- на розпорядження майном і при вчиненні інших значущих дій, в тому числі і при захисті інтересів різних осіб (підприємств, установ і організацій) в арбітражному суді або в суді загальної юрисдикції і т.д.
До чого призводять невраховані довіреності
Не забуваємо про відгук довіреностей!
Реєстр, або журнал обліку виданих довіреностей. рекомендується вести в кожній компанії, відповідальні особи якої уповноважені від імені компанії здійснювати певні дії. Незважаючи на те, що на даний момент на організації та підприємців не покладається обов'язок з обліку таких документів, вести їх реєстр в зручному для компанії вигляді все-таки слід.
Важливо не тільки вести журнал довіреностей, а й підтримувати з ним «зворотний зв'язок». Не потрібно пояснювати, наскільки проблематичним може бути відсутність своєчасної реакції на закінчення строку давності документа, виданої керівнику філії, вся діяльність якого неминуче зупиниться. Важливо також вчасно оформляти відгук довіреності по таким, що втратив довіру, в тому числі звільненим, співробітникам компанії. Інакше юрист, ображений своїм звільненням, може випадково або навмисно «забути» про те, що він уже на підприємстві не працює, і підписати невигідну для компанії мирову угоду або відмова від позову, грунтуючись на не відкликана вчасно довіреності.
Інструменти для ведення реєстру та обліку виданих довіреностей
Існує кілька способів ведення журналу реєстрації виданих довіреностей:
- Паперовий (рукописний журнал);
- MS Excel;
- Програмні продукти.
Чим більше підприємство, тим більше очевидна необхідність контролю таких документів.
У програмі «Юрайт» існують широкі можливості з обліку і реєстрації всіх видаваних в компанії довіреностей в електронному вигляді.
Для запобігання проблем відсутності зворотного зв'язку з реєстром довіреностей в програмі є функція нагадування про терміни закінчення повноважень. На рівні всіх користувачів можна налаштувати авто оповіщення будь-яким зручним способом:
Крім того, за допомогою «Юрайт» можна роздрукувати бланк довіреності (або адаптувати і завантажити використовувані у себе шаблони):
Резюмуючи, модуль «Юрайт: Управління справами юросіб» являє собою повноцінну систему обліку та управління юридичними дорученнями, яка може бути використана в роботі юристом, працівником канцелярії (управління справами, відділу документообігу) або бухгалтерією.
Вас також можуть зацікавити:
Центральний офіс wiseadvice
Як дістатися на автомобілі
З центру: на перетині Рязанського проспекту і вулиці Паперника розвернутися на колі і повернути на вулицю Паперника, після другої автобусної зупинки, не доїжджаючи моста, повернути у двори. Або їхати далі по вулиці Паперника, після моста об'їхати авто заправку і згорнути на вулицю Вострухін, потім на 4-й Вишняківська проїзд. З заднього боку нашого будинку є місце для парковки. У центр: не звертаючи з Рязанського проспекту, проїхати трохи далі станції метро «Рязанський проспект», розвернутися на колі, потім проїхати в зворотну сторону і повернути на другому повороті.