Протокол загальних зборів акціонерів і учасників

Россол С.В. корпоративний консультант Адвокатського кабінету Калініна В.М.
Джерело: Об'єднана редакція ділових журналів

Правильне оформлення рішень вищих колегіальних органів господарських товариств - одна з умов, що дозволяють знизити ризики розбіжностей між їх учасниками (акціонерами), а в ряді випадків і уникнути виникнення корпоративних конфліктів. У цій статті ми розглянемо протоколи загальних зборів акціонерів АТ і загальних зборів учасників ТОВ з точки зору необхідних реквізитів і складу інформації.

Необхідний склад інформації

місце і час проведення загальних зборів акціонерів;
загальна кількість голосів, якими володіють акціонери - власники голосуючих акцій товариства;
кількість голосів, якими володіють акціонери, які беруть участь в зборах;
голова (президія) і секретар зборів, порядок денний зборів.

Крім того, протокол повинен містити основні положення виступів, питання, поставлені на голосування, і підсумки голосування по них, рішення, прийняті зборами.

Отже, постанова ФКЦБ Україна вказує, що протокол повинен містити наступну інформацію:

1. Повне найменування та місцезнаходження товариства.

Щоб уникнути непорозумінь і можливих помилок, в протоколі повинно бути вказано повне найменування товариства з дотриманням орфографії і пунктуації так, як воно зазначено в Свідоцтві про внесення запису до Єдиного державного реєстру юридичних осіб (ЕГРЮЛ). Дане свідоцтво видається податковим органом на спеціальному бланку за підписом і печаткою ФНС при реєстрації організації.

2. Форма загальних зборів (річне або позачергове). Чинне корпоративне законодавство визначає, що учасники або акціонери повинні збиратися не рідше одного разу на рік для затвердження результатів роботи організації. Будь-які інші збори вважаються позачерговими.

3. Форма проведення загальних зборів (збори або заочне голосування).

Корпоративне законодавство передбачає можливість проведення зборів в двох формах:

особиста присутність учасників (акціонерів), а також їх уповноважених представників або
заочний опитування думки шляхом направлення документів для голосування.

Варто зауважити, що заочне голосування в дрібних і середніх організаціях зустрічається досить рідко.

4. Дата проведення загальних зборів.

6. Порядок денний загальних зборів.

Порядок формування порядку денного чітко зафіксовано в чинному законодавстві, і відступу від неї можливі у виняткових випадках. Це зроблено для того, щоб захистити насамперед інтереси відсутніх акціонерів (учасників). Тому дане правило не діє в ТОВ, якщо присутні всі учасники товариства.

Законодавство визначає мінімальну порядку денного річних зборів акціонерів (учасників) господарських товариств, в іншому вони повністю вільні у визначенні питань, що підлягають обговоренню.

7. Час початку і час закінчення реєстрації осіб, що мали право на участь у загальних зборах. Сама процедура реєстрації важлива і необхідна в великих АТ з великою кількістю акціонерів і спрямована на те, щоб встановити особи присутніх, визначити їх повноваження і підрахувати голоси тих, хто прийшов на збори для виявлення наявності кворуму.

Вказівка на час, наданий на реєстрацію, служить для захисту права акціонера (учасника) на управління суспільством і дозволяє визначити, наскільки є була участь в зборах. У 90-і роки були нерідкі випадки, коли окремі акціонери намір обмежували доступ на ЗЗА та складності з реєстрацією були одним із способів цього домогтися. Поки одні акціонери юрмилися перед секретарем, всі рішення бували вже прийняті, а збори закрито. Процедуру реєстрації в АТ проводить лічильна комісія.

У ТОВ з невеликим числом учасників реєстрація зазвичай замінюється спрощеною процедурою встановлення особи присутніх, що проводиться організатором. У більшості випадків вона знаходить відображення в протоколі шляхом внесення в нього розділу «Були присутні:», із зазначенням П.І.Б. присутніх, їх статусу і кількості належних їм голосів. Досить часто в протокол ГСУ заносяться дані документів, що посвідчують особу учасників і довіреностей представників.

8. Час відкриття і час закриття загальних зборів. Якщо рішення, прийняті загальними зборами, і підсумки голосування по них оголошувалися на самих зборах, то в протоколі повинно бути зафіксовано час початку підрахунку голосів. Це теж покликане захистити учасників (акціонерів) від зловживань з боку осіб, які проводять збори.

10. З кожного питання порядку денного загальних зборів необхідно вказати:

число голосів. якими володіли особи, включені в список осіб, які мають право на участь у загальних зборах;
число голосів. якими володіли особи, які взяли участь в загальних зборах. При цьому наявність кворуму визначається для кожного питання порядку денного окремо. По-перше, загальне правило наявності кворуму (50% + 1 голос) діє не для всіх питань, наприклад:
- три чверті голосів необхідно для вирішення питання про зменшення статутного капіталу АТ;
- акції, що належать членам Ради директорів або іншим особам, які займають посади в органах управління, не беруть участі в голосуванні при обранні ревізійної комісії;
- крім того, можлива банальна ситуація, коли деякі учасники можуть покинути збори до його закінчення і, відповідно, загальне число голосів може змінюватися.
Однак якщо для всіх питань, що вирішуються на зборах, правила визначення кворуму єдині і ніхто не залишав зборів, то фіксацію наявності кворуму можна зробити в протоколі зборів один раз в розділі, присвяченому присутнім особам (а не дублювати цю інформацію при розгляді кожного питання порядку денного, як це зроблено в Прімері 4);
число голосів, відданих за кожен із варіантів голосування ( «за», «проти» і «утримався») з кожного питання порядку денного загальних зборів, за яким був кворум 1;
формулювання рішень, прийнятих загальними зборами.

11. У разі якщо голосування здійснюється без використання бюлетенів, до протоколу має додаватися список осіб. які взяли участь в загальних зборах (див. Приклад 5). У ньому для кожного питання порядку денного загальних зборів, за яким був кворум, вказується варіант голосування кожної особи або пишеться, що воно не брало участі в голосуванні. Якщо підрахунок голосів здійснюється лічильною комісією, такий список додається до її протоколу.

Наявність цього списку (або бюлетенів для голосування) дуже важливо, оскільки чинне законодавство в цілому ряді випадків ставить в залежність виникнення у акціонера / учасника певних прав від того, як він голосував. Так, за загальним правилом учасник може оскаржувати в судовому порядку тільки ті рішення загальних зборів, за якими він голосував «проти» чи не голосував в зв'язку з відсутністю на зборах. Один з можливих способів оформлення списку і бюлетеня для голосування показаний в прикладах 5 і 6.

12. Основні положення виступів і імена виступаючих осіб з кожного питання порядку денного загальних зборів, проведеного у формі особистої присутності. Документ не вимагає особливої деталізації, але як мінімум тези виступів повинні знайти своє відображення в протоколі. Часто це виглядає приблизно так: «Виступив Алексєєв А.А. запропонував проголосувати «за». Виступив Борисов Б.Б. заперечував і запропонував проголосувати «проти» ». Але цього замало! Насправді необхідність внесення в протокол виступів (а якщо є їх письмові тези, то і прилучення їх до протоколу) може мати певні правові наслідки. Наприклад, прояснення позиції сторін при виникненні спору між учасниками / акціонерами, виявлення зацікавлених осіб в тому чи іншому питанні і т.п.

13. Підписи голови та секретаря загальних зборів.

У Суспільствах з обмеженою відповідальністю при відсутності Ради директорів голова і секретар ГСУ зазвичай обираються на самих зборах. Як правило, це питання і є першим питанням порядку денного. Збори в таких випадках відкриває особа, яка виконує обов'язки одноосібного виконавчого органу (зазвичай це генеральний директор). Досить часто в ТОВ не робиться і цього. Збори проводить або одноосібний виконавчий орган, або хтось із учасників з мовчазної згоди присутніх.

В акціонерних товариствах на загальних зборах акціонерів за загальним правилом головує голова Ради директорів (СД), а секретар призначається рішенням СД.

14. Дата складання протоколу загальних зборів.

15. Крім того, якщо загальні збори акціонерів в дозволених законом випадках проводиться без лічильної комісії (в АТ з кількістю акціонерів менше 100 створення лічильної комісії не обов'язково), в протоколі додатково має зазначатися П.І.Б. особи, яка провадить підрахунок голосів.

Варіації на задану тему

Як ми бачимо, постанова ФКЦБ Україна залишає на відкуп організацій порядок і послідовність розстановки реквізитів та інформації. Наприклад, не сказано:

що має бути раніше - форма або місце проведення зборів;
вказувати виступали з кожного питання або на початку протоколу дати перелік П.І.Б. всіх виступаючих із зазначенням, з яких питань порядку денного вони говорили (тому на практиці зустрічаються протоколи зборів з обома варіантами оформлення);
чи можливо виготовлення додаткових оригіналів Протоколу? ФЗ «Про АТ» говорить про необхідність складання двох оригіналів документа (п. 1 ст. 68), а ФЗ «Про ТОВ» - про одне. На практиці в АТ їх зазвичай підписують три (один - генеральному директору, другий - Раді директорів, третій - в документах ЗЗА), а в ТОВ, як правило, два (один - генеральному директору, другий - в документах ГСУ). Хоча в невеликих за кількістю учасників товариства зустрічається і варіант, коли протоколи виготовляються за кількістю учасників, причому в цьому випадку документи підписуються самими учасниками, а не головою і секретарем зборів.

Варто звернути увагу і ще на один момент. Оскільки оскарження рішень ЗЗА / ГСУ можливо тільки при наявності істотних порушень, серйозно зачіпають права учасників, досить часто в невеликих і середніх організаціях допускають відступу від формальних вимог і складають протокол без дотримання деяких з них. Наприклад, досить часто на початку протоколу вказується загальна кількість голосів осіб, які беруть участь в ОСА, без визначення кворуму по кожному з питань. Відносно подібного підходу до оформлення підсумкового документа ОСА хотілося б відзначити тільки одне: визначення серйозності порушення чинного законодавства - це прерогатива суду, і неможливо заздалегідь передбачити, яке відступ від процедури він знайде істотним, а який ні. Тому протокол необхідно оформляти з максимальною увагою до деталей і вимогам нормативно-правових актів.

Протоколи загальних зборів акціонерів / учасників - це різновид протоколів, на які автоматично поширюються правила оформлення організаційно-розпорядчих документів. Але покарання за порушення таких правил немає! При цьому важливо розуміти, що дані правила - не більше ніж орієнтири, сформовані завдяки багаторічному позитивному досвіду роботи інститутів радянської системи управління. Відмова від цього досвіду, так само, як і відмова від здорового глузду, призводить до того, що на подив часто зустрічаються документи, шокуючі своєю «діловодної безграмотністю» і неповагою до правил української мови. Тому повторимося: при складанні протоколів необхідно не тільки враховувати прямі вказівки закону, а й уявляти, які факти завдяки яким реквізитам протоколу можна довести.

У Примері 4 ми демонструємо зразок протоколу річних загальних зборів акціонерів, який враховує класичні правила оформлення реквізитів протоколу і одночасно - вимоги корпоративного законодавства, віддаючи пріоритет останнім.

Наприклад, варто зупинитися на проставлення печатки на протоколах ОСА / ГСУ. Ні ФЗ «Про ТОВ», ні ФЗ «Про АТ», ні постанову ФКЦБ Україна не містять подібної вимоги. У цих документах мова йде тільки про підписи голови та секретаря зборів. Законодавець взагалі рідко безпосередньо потребує наявності печатки на актах і документах господарського товариства, причому випадки ці в більшості своїй належать до сфери податкового регулювання та бухгалтерського обліку.

Тому можна часто почути питання: чия печатка ставиться на рішеннях єдиного учасника / акціонера, якщо він теж є юридичною особою - друк учасника або самого суспільства? Відповідь на це питання однозначна: якщо ви ставите печатку, то це повинна бути печатка самого суспільства, оскільки це саме його документ. У ряді випадків можна почути поради ставити дві печатки (це про всяк випадок, щоб все-все були задоволені). Можна і так, оскільки, повторюся, закон обходить стороною питання про друк взагалі.

Що стосується питання, «чи можна її взагалі не ставити?». то відповідь на нього не таке однозначне. Відсутність друку призводить до безлічі невеликих проблем, таких, як відмова нотаріуса завірити подібне рішення або необхідність пояснюватися з клерками в банку, а також іншим таким же дрібним, але непередбачених обставин. Тому друк простіше поставити, ніж пояснювати, чому вона відсутня на протоколі.

Звертаємо увагу, що на протоколі можуть бути дві дати. Адже дата проведення зборів може не збігтися з датою оформлення протоколу.

У заголовок протоколу загальних зборів акціонерів / засновників складно включити узагальнене вказівку на склад прийнятих рішень. Зазвичай на таких зборах розглядаються різні питання. Тому, як правило, в заголовку відображають тільки вид зборів, наприклад, протокол «Річних загальних зборів акціонерів».

Правила оформлення організаційно-розпорядчих документів наказують отражатьход обговорення за наступною схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ (або ВИРІШИЛИ). В скороченому варіанті з цього ланцюжка видаляють ланка «ВИСТУПИЛИ».

Питання порядку денного нумеруються. І по кожному питанню може бути прийнято одне або кілька рішень. Наприклад, якщо з питання № 2 було прийнято три рішення, то їм присвоюють номери 2.1, 2.2 і 2.3 (див. Приклад 3).

На практиці часто зустрічаються документи, в яких ці ключові слова і нумерація рішень відсутні. У тексті таких протоколів складніше орієнтуватися, хоча юридична сила документа від цього не страждає.

І останнє, на що хотілося б звернути вашу увагу. Результати голосування по кожному з прийнятим рішенням в протоколі зазвичай пишуться простим текстом (як в Прімері 3). Але в Прімері 4 ми вирішили показати вам можливість використання для цих цілей таблиці. Такий варіант нам здався більш зручним.

1 При кумулятивному голосуванні використовується інший спосіб розподілу і підрахунку голосів, який наочно продемонстрований в зразку бюлетеня для голосування з Прикладу 6.