Приборкувач паперів - секрет фірми - Коммерсант

приборкувач паперів

Можливо, гендиректор «ОСГ рекордз менеджмент» Віталій Конюхов і не радіє від душі новин про фінансові кризи і офісних пожежах, але його бізнесу вони на благо. ОСГ займається віддаленим зберіганням документів, яке прагматичні західні клієнти сприймають як засіб заощадити на оренді. Але щоб залучити українські компанії, Конюхову доводиться враховувати емоційний фактор і позиціонувати послугу як порятунок від катаклізмів. Глава ОСГ не гребує лякати потенційних клієнтів пожежами, промисловим шпигунством і навіть весняними паводками.

«Всі роботи зі світу білих комірців (або 90% взагалі всіх типів робіт) відправляються на сторону заради прибутку», - пише гуру менеджменту Том Пітерс у своїй книзі «Уявіть собі!». У розвинених країнах автоматизація виробництва колись зробила непотрібним працю безлічі синіх комірців, і така ж революція очікує контори. Її апофеозом Пітерс вважає заміну виконують рутинну роботу клерків мікрочіпами. Сьогодні, за словами Пітерса, компанії в усьому світі відправляють на аутсорсинг все, що не відноситься до їх безпосередньої діяльності.

Роботу, яка не створює додану вартість бізнесу компаній, за них виконують фірми з надання спеціалізованих послуг. Вони керують школами, як Edison Schools, і тюрмами, як Correctional Systems Inc. надають повний набір послуг, як Rosenbluth International, і обслуговують офісне обладнання, як OfficeZone.

OSG Group - одна з таких фірм. У семи країнах світу вона надає послуги з Позаофісне зберігання документів, їх сортування та знищення. А в деяких країнах, наприклад в Гонконзі, OSG здійснює кур'єрську доставку документів у разі, якщо офіси компанії віддалені один від одного.

Сім років тому OSG Group вирішила заявити про себе і вУкаіни, але, мабуть, акціонери не дуже сподівалися на успіх. Вся відповідальність за розвиток українського офісу з перших днів лягла на плечі його гендиректора Віталія Конюхова, до того не має ніякого відношення до архівної справи.

«Багато компаній не звернуться до такого сервісу, поки не трапиться пожежа або повінь»
Андрій Бережний, генеральний директор компанії Ralf Ringer:

- Вважаю, що тема розвитку послуг Позаофісне зберігання документів вкрай актуальна і для бізнесу, і дляУкаіни в цілому. Термін життя компаній, їх «історії» ростуть, і як наслідок з кожним роком збільшується документообіг і число документів у архівах. Хочемо ми того чи ні, треба якось обслуговувати власні архіви, що неминуче призводить до виникнення складнощів. Адже архів вимагає місця. І рано чи пізно починаєш розуміти, що це місце має відповідати певним стандартам, і стара комора - це зовсім не архів.

Існуючий ГОСТ 7. 50-90 «Консервація документів. Загальні вимоги »містить більше 30 вимог до умов зберігання документів (від температури до світлового режиму), що пов'язано з додатковими засобами, персоналом та закупівлею обладнання. Але ж одна з умов підвищення ефективності бізнесу - звільнення від невластивих компанії функцій - ніхто не відміняв. Діяльність же «архівних» компаній дозволяє вирішити цілий комплекс проблем. Тому я вважаю, що це перспективний бізнес, і з кожним днем, у міру того як ринок буде ставати все більш цивілізованим, а компанії почнуть виходити з тіні, попит на подібні послуги буде зростати.

Причому не думаю, що можна виділити якусь одну причину, яка змусить компанії перейти до цивілізованої форми зберігання документів. Швидше навпаки: коли за розумну ціну вам пропонують впоратися з цілим набором труднощів, відмовитися складно.

Багато компаній не звернуться до такого сервісу до тих пір, поки не відбудеться форс-мажор - не трапиться пожежа, потоп і ін. Це зрозуміло: якщо компанії нормально існували без подібних послуг на стороні, якщо раніше все було і так добре, то відразу змінити логіку і сказати «так, нам це необхідно» вкрай складно. Якщо нічого не відбувалося, то чому раптом щось має статися? Думаю, на українські компанії у випадку з зберіганням документів поширюється правило «поки грім не вдарить». Також цілком імовірно, що багато хто просто не замислювалися про це і не оцінювали перспективи подібного сервісу. А хтось навіть і не знав. І тут необхідна якась просвітницька програма, спрямована на потенційних клієнтів, якими, по суті, є всі більш-менш великі компанії країни.

Перш ніж відіслати в OSG своє резюме, Конюхов ознайомився з відповідними розділами в українському законодавстві. Він з'ясував, що первинні бухгалтерські документи компанії зобов'язані зберігати протягом п'яти років, документи з особового складу - 75 років, а документи з основної діяльності - вічно. Це тонни паперів, багато хто з яких не потрібні для повсякденного звернення і лише захаращують офіси. Попит на послуги OSG, здавалося Конюхову, був майже гарантований.

До знайомства з акціонерами OSG Конюхов три роки трудився у відділі роботи з корпоративними клієнтами DHL, після чого продавав цукор українським «дочкам» глобальних виробників газованих напоїв, працюючи в українському представництві «Лондонської цукрової компанії». Його нові роботодавці були родом з Англії і займалися бізнесом, в чимось схожим на бізнес DHL. Можливо, тому Конюхов здався їм найбільш підходящим кандидатом.

У той час штат української ОСГ складався з трьох чоловік. Компанію гендиректору становили офіс-менеджер, який був також секретарем і менеджером по роботі з клієнтами, і водій, за сумісництвом ще й складської працівник. Іноді Конюхова відвідували колеги з Лондона, присвячуючи його в таїнства архівної справи.

Про події семирічної давності Конюхов розповідає не випадково. Досвід роботи в посткризових умовах визначив подальший розвиток його кар'єри і маркетингову стратегію OSG вУкаіни на роки вперед. У всьому світі приватні архівісти пропагують свої послуги, апелюючи до прагматичності своїх потенційних клієнтів: віддалене зберігання документів допомагає компаніям заощадити гроші на приміщенні, орендованому під архів. ВУкаіни ж Конюхов впливає на емоції. Менеджери українського ОСГ відстежують всі струшують бізнес-співтовариство катаклізми і пропонують свої послуги вже постраждали або потенційним жертвам. Іншими словами, чужі неприємності Конюхову тільки на руку: новими клієнтами він часто обзаводиться після великих пожеж або скандалів, пов'язаних з промисловим шпигунством.

безликий архів
Позаофісне зберігання документів стало самостійним бізнесом в післявоєнних США і Великобританії. Перші приватні архіви створювалися в покинутих соляних і вугільних шахтах: хтось дуже підприємливий здогадався, що температура і вологість у них ідеально підходять для зберігання паперів. «Ми не спускаємося глибоко під землю і не шокуємо клієнтів», - говорить Віталій Конюхов, відкриваючи двері в сховище магнітним ключем.

Разом ми входимо в просторе складське приміщення, де довгими рядами стоять дев'ятиярусні стелажі. Їх полки заповнені однаковими картонними коробами. У кожному поміщається п'ять папок стандарту Korona - звичайних папок, де офісні працівники зберігають документи.

Короба відрізняються один від одного лише великими стікерами зі штрихкодом клієнтів. Схожі стікери наклеєні і на кожну з стелажних полиць. Працівники складу ставлять короба з документами на будь-який вільний місце, по черзі зчитуючи сканером штрих-коди на коробі і на полиці. Так дані про їх місцезнаходження потрапляють в комп'ютерну систему, з якою працюють менеджери ОСГ в окремому офісі.

Конфіденційність зберігання документів можливою завдяки тому, що працівники складу не знають, з якої компанії прибутку короба, а менеджери хоч і знають, але не мають магнітних ключів від сховища.

Двоє працівників складу, одягнені в синьо-блакитну форму, в однакових бейсболках, вивантажують короба з документами з «Соболя» з логотипом OSG. Ідея з формою і власним брендованим автопарком запозичена у DHL. Конюхов впевнений: це спосіб не тільки зробити бренд впізнаваним, а й згуртувати зростаючий колектив - зараз в ОСГ працює вже 35 осіб.

Один з робітників відкриває двері в так звану неспалену кімнату, і ми опиняємося усередині великого сейфа. У ньому зберігаються магнітні касети стандартів DLT і DDS, на яких зазвичай записують резервні копії інформації з серверів компаній. Працівники складу запевняють, що «згорає кімната» пручається пожежі до чотирьох годин. Втім, швидше за все це лише спосіб пустити пил в очі клієнтові. Сховище і без того обплутують труби автоматичних систем димодетекціі і пожежогасіння.

Зберігання магнітних касет - поки додаткова послуга, до неї звертаються лише близько 10% з півсотні клієнтів ОСГ. Їхніх імен Конюхов не розкриває, посилаючись на конфіденційність зберігання, але запевняє, що послугами ОСГ користуються найбільші московські консалтингові, аудиторські та юридичні компанії. Серед інших клієнтів - стільникові оператори, що зберігають тут договори абонентського обслуговування, і банки, тимчасово поховали в безликих картонних коробах кредитні історії своїх клієнтів. В архівах компанії знаходяться документи 37 банківських структур, і серед них, за підрахунками Конюхова, близько 90% всіх працюючих вУкаіни іноземних банків.

Співробітники ОСГ не тільки проводять моніторинг ЗМІ, поповнюючи статистику офісних пригод, а й оперативно реагують на кожне з них. Якщо в офісі якої-небудь компанії сталася пожежа, не виключено, що на наступний же день менеджер ОСГ подзвонить його орендарям і висловить співчуття. А потім запропонує свої послуги.

дефіцитні метри
Поряд з головними бухгалтерами та офіс-менеджерами ще однією групою своєї цільової аудиторії Віталій Конюхов вважає фінансових директорів. Їм архівіст вимовляє проповіді про корисність своїх послуг на мові цифр.

До кінця року Конюхов розраховує почати експансію в регіони. У плани входить будівництво складів в чотирьох містах-мільйонниках: Нижньому Новгороді, Самарі, Запоріжжя та Одессае. Там гендиректор ОСГ навіть не сподівається знайти підходящі для архіву приміщення. Девелопери можуть запропонувати орендарям тільки склади класу B, які Конюхов має намір піднімати до рівня B +, завдаючи на стіни антипилове покриття, а стелі оснащуючи трубами систем димодетекціі і пожежогасіння. Ймовірно, тому британські інвестори виділяють на регіональний розвиток $ 5 млн, у той час як створення чотирьох існуючих сховищ в Москві і Харкові свого часу зажадало $ 4 млн.

У регіонах ОСГ стане першою компанією, що спеціалізується на Позаофісне зберігання документів. Прямі конкуренти у Конюхова є лише на столичному ринку. Наприклад, компанія «Деліс-архів», яка, на думку учасників ринку, нітрохи не поступається ОСГ в професіоналізмі. Вона теж використовує знеособлену систему зберігання документів, має архівне сховище в підмосковному Подольську і парк брендовані мікроавтобусів.

Але перші українські приватні архіви запізнилися, з'явившись через два роки після ОСГ. Вони ведуть боротьбу виключно за українських клієнтів, яка за відсутності союзників-консультантів дається важко. «Українські фірми набагато більш потайливі, і далеко не кожна віддасть свої документи на зберігання кому б то не було», - каже директор однієї з компаній - конкурентів ОСГ.

Віталій Конюхов стикався і з іншим проявом скритності. За його словами, в ОСГ неодноразово зверталися за тим, щоб заховати паперу від перевіряючих органів або протизаконно знищити документи. Однак вступати в протиріччя з законом Конюхов не ризикує. Напевно, боїться помінятися ролями зі своїми потенційними клієнтами і стати жертвою офісних катаклізмів.

Підкоряючи регіони, ОСГ скористається вже випробуваної в Москві стратегією. Першими клієнтами регіональних офісів стануть прагматичні західні компанії, з якими Віталій Конюхов вже домовився. А місцевих підприємців, мабуть, доведеться залучати, знову впливаючи на емоції.