Правильно складаємо комерційну пропозицію про співпрацю (зразок)
Менеджер з продажу часто стикається з необхідністю складання комерційних пропозицій. Як зробити його правильно? Зрозуміло, що виступи в усній формі не повинні розходитися з письмовими пропозиціями. Крім цього, слід пам'ятати, що при безпосередньому спілкуванні клієнт вловлює від сили 30 відсотків «смислового навантаження».
Правильно складаємо комерційну пропозицію (зразок заповнення) по кроках. Менеджер з продажу часто стикається з необхідністю складання комерційних пропозицій. Як скласти його правильно?
Зрозуміло, що виступи в усній формі не повинні розходитися з письмовими пропозиціями. Крім цього, слід пам'ятати, що при безпосередньому спілкуванні клієнт вловлює від сили 30 відсотків «смислового навантаження» звернення, а 70 відсотків йде на міміку, жести, інтонацію.
Письмове звернення має один безсумнівним недоліком - тут ми не можемо використовувати зовнішні фактори, такі як особисту харизму, впевненість голосу, виразність жестів. Тому, кожен нюанс, кожне слово в письмовій формі має величезну важливість, оскільки з великою часткою ймовірності, потенційний клієнт буде знайомитися і з пропозиціями конкуруючих організацій.
Разом з тим, в письмовій формі необхідно передбачити той фактор, що прочитати його може дещо інша людина, ніж той з яким ми говорили особисто. У зв'язку з цим, дуже важливо показати і донести до Новомосковсктеля, всю важливість послання, а також вірно озвучити думку, чому ми пропонуємо йому таку пропозицію. Давайте подивимося, як саме необхідно складати письмову пропозицію, щоб залучити клієнта, зробивши на нього найвигідніше враження.
Структура комерційної пропозиції
«Шапка» - логотип компанії
Наша комерційна пропозиція, перш за все, необхідно віддрукувати на бланку фірми, який обов'язково повинен містити логотип компанії і контактні реквізити підприємства. В ідеалі, то «шапка» повинна бути кольоровою - для цього прекрасно підходить лазерний принтер, але можна скористатися послугами поліграфії. У разі недоступності подібних бланків, коли лист відправляється за допомогою факсу або інтернет пошти, можна використовувати і чорно-білий варіант. Тут слід врахувати, що «шапка» обов'язково має бути присутня не тільки на головній, а й на наступних сторінках листи.
Реєстраційний номер і дата пропозиції
Деякі фірми обов'язково реєструють вхідні та вихідні листи, документи, а також комерційні пропозиції. З цієї причини два рядки на першій сторінці праворуч вгорі, будуть дуже важливі. Перший рядок - ваша реєстрація, друга - вашого клієнта.
Подібна інформація теж знаходиться на першій сторінці в правому верхньому куті. Щоб не створювати плутанини і зайвої складності, необхідна повна запис контактних даних, незважаючи на кількість уже відправлених пропозицій і вашу хорошу пам'ять. Пам'ятайте про зручність роботи ваших колег в відпускний час або відсутності з інших причин.
Кому (ПІБ, посада)
Необхідно писати посаду і в повній формі - ПІБ людини, яка отримує пропозицію. Оскільки необхідність звернення кілька разів до людини, як в особистій бесіді, називаючи його по імені, по батькові, відсутня, потрібно повністю їх вказати. Ніяких скорочень! Необхідна абсолютна пильність при вказівці посади і імені людини!
Шановні панове!
Спочатку передбачається, що з питання належить обговорення кількома людьми, а серед них можуть бути і люди, співробітники фірми, що займають більш високі посади, ніж клієнт, звернення якого ви спрямовуєте. Якщо ваше комерційну пропозицію спрямоване не гендиректору і не господареві фірми, то зазвичай цей варіант звернення буде найкращим. Зазвичай навіть при зверненні до однієї людини, дана форма уживана. Прийнято виділяти його шрифтом, більшими й виразнішими, ніж решта.
Обов'язково висловіть повагу
Після самого звернення, слід віддати данину ввічливості. При цьому не слід одноманітно використовувати одну форму при подальшій переписці, якщо вона затягнулася.
Вкажіть привід звернення
У перших рядках обов'язково потрібно показати клієнту, з якою метою відправлено комерційну пропозицію. Наприклад, якщо раніше відбулася зустріч, на якій було обговорено, що в подальшому людині буде направлено пропозицію - необхідно саме так і написати. Клієнт повинен з перших рядків ясно зрозуміти, що отримав лист саме за власним проханням!
Опишіть потреби клієнта
Після основної частини має слідувати короткий виклад проблем, що хвилюють вашого клієнта і яким чином дана пропозиція може йому в цьому сприяти. Це допоможе людині відразу зрозуміти, наскільки точно він виклав суть своєї проблеми, а також ваше розуміння питання. Наприклад, якщо ваше виклад неточно або неповно, клієнт на наступній зустрічі зможе доповнити опис завдання. Цій частині слід приділити від однієї до двох третин на сторінці.
Комерційна частина
Тут слід описати в короткій формі сенс пропозиції, не потрібно вдаватися в детальні деталі, для цього існують програми. Можна вказати лише посилання в тексті на відповідну сторінку або параграф. У разі наявності кількох рішень проблеми, слід описати всі можливі варіанти з їх достоїнствами і недоліками.
додаток
Технічні подробиці, розрахунки та описи слід оформити у вигляді додатків за формою, де на кожній сторінці в правому верхньому куті обов'язково писати «Додаток № ...» (якщо їх більше одного). Розташовуються такі додатки після основного пропозиції. Можна використовувати і кілька додатків, тільки знайте міру - зайве нагромадження фактів тільки втомить клієнта і навряд чи буде їм правильно зрозуміло.
інвестиції
Термін актуальності пропозиції
Розцінки на поставки, фінансова сторона питання та інше, все це мінливе. І потрібно показати клієнту, що дана пропозиція має свої терміни. Необхідно точно вказати період актуальності вашої пропозиції.
Опис вашої фірми
Вказуємо вигоди і переваги для клієнта, що має справу з вашою фірмою.
Наступний контакт - дата
Потрібно описати яким чином і коли ви плануєте контактувати з клієнтом, в письмовій або усній формі. Будьте активні в цьому питанні, не чекайте, що вам подзвонять.
Завжди вказуйте дату пропозиції - це дозволяє уникнути різних накладок, коли ви тривалий час надсилаєте клієнту різні доповнення або поправки, а він вже загубився в черговості документації.
Ваші посаду, ім'я та прізвище, в обов'язковому порядку повинні бути вказані після вступу. У разі пропозиції в паперовій формі - дуже бажана буде ваша підпис.
номери сторінок
Багатосторінкові пропозиції слід нумерувати, причому в формі «сторінка № ... (з) ...» - інакше клієнт просто не дочитає звернення, а можливо втратить інші сторінки або заплутається в них.
як оформляти
Як в школі. Новий абзац з нового рядка. Додатковий інтервал між абзацами дає більш привабливе оформлення. Можна використовувати форматування «по ширині». Times New Roman (12 або 14) найбільш підходящий тип шрифту. Не слід вживати надто екзотичні варіанти шрифтів, оскільки це лише ускладнює сприйняття інформації.
Суть пропозиції повинна уміщатися не більше ніж на двох сторінках. Рівномірний розподіл тексту і наповненість сторінок сприятливо позначається на сприйнятті клієнтом. Діловий, корпоративний стиль подачі інформації і в оформленні зіграє вам на руку. Кольорове пропозицію найкраще. Кур'єрська передача або поштова вимагає акуратності зшивання документації. Підіть цих порад в точності і ви досягнете успіху!