Правила ведення ділової переписки
Досить часто перший контакт в діловому світі починається з письмових комунікацій - ділових листів. Але якщо воно буде написано без дотримання правил етикету ділового листа, то ледь зародилися контакти можуть зійти нанівець, і ви втратите клієнта або ділового партнера. Тому, напевно, не доведеться нікого переконувати, наскільки важливо вміти писати ділові листи, які допоможуть скласти сприятливе враження про вас особисто і про вашу компанію в цілому.
Основні правила ділового листування. Сучасні форми листування склалися понад 150 років тому. Прийнято вважати, що їх батьківщина - Англія, де вперше були введені правила складання ділової кореспонденції.
Загальні правила ведення переписки
1. Перед тим як почати складати листи ділового партнера, варто для себе усвідомити такі моменти:
- вид письма (супровідний, лист-замовлення, лист-повідомлення, лист-нагадування, лист-презентація, лист-відмова, гарантійний лист і т.д.);
- передбачається чи відповідь на ваш лист (існують умови, коли отримання відповіді на лист не передбачається, наприклад, лист-презентація);
- чи впевнені ви, що лист, надісланий поштою, прийде вчасно (якщо немає, то краще скористатися телефаксом, послугами служби DHL або відправити лист через Інтернет).
2. Тон листа завжди повинен залишатися коректним.
3. Необхідно ретельно відбирати лексику, уникаючи неточностей, двозначності, зайвого вживання професійних слів. Текст листа повинен бути простий для розуміння.
4. Лист зайнятості слід писати тільки на бланку організації, від імені якої ви виступаєте. Так як зовнішній вигляд фірмового бланка - це своєрідна візитна картка вашої компанії, то до оформлення офіційного бланка слід ставитися з особливою ретельністю. Чим офіційніше бланк листа - тим офіційніше повинен бути тон листа.
При оформленні ділового листа номера сторінок проставляють внизу з правого боку сторінки, а при оформленні інших ділових документів - посередині верхнього поля аркуша.
Текст самого листа рекомендується друкувати в бланках формату А4 через 1,5-2 міжрядкових інтервалу, на бланках формату А5 і менш - через один міжрядковий інтервал. Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кілька рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал.
На письмовий запит слід відповідати протягом 10 днів після отримання.
На послання, отримані факсом та електронною поштою, слід відповідати протягом 48 годин, не враховуючи вихідних
Правила оформлення ділового листа вУкаіни
ГОСТ встановлено два стандартних формату бланків документів - А4 (210 х 297 мм) і А5 (148 х 210 мм). Кожен лист документа, оформлений як на бланку, так і не на ньому, повинен мати поля не менше 20 мм - ліве; 10 мм - праве; 20 мм - верхнє; 20 мм - нижнє.
Залежно від ступеня близькості з вашим кореспондентом звернення може починатися зі слів «Шановний + прізвище (ім'я, по батькові)» або «Дорогий + ім'я та по батькові (ім'я)». Такі слова, як «шановний», «пан», «пані», «заступник директора», «начальник відділу» і т.д. скорочувати ні в якому разі не можна. Інакше одержувач має право думати, що ви насправді не дуже-то поважаєте його. А закінчувати лист слід словами подяки за співпрацю. І потім перед вашим підписом ставиться вираз: «З повагою, ...» або «Щиро Ваш. ».
В офіційних листах неприпустимо звернення на «ти», навіть якщо в житті ви з цією людиною перебуваєте не тільки в ділових, а й в дружніх відносинах.
Зазвичай ділове або службовий лист складається з декількох типових структурних елементів:
Нижче кутового штампу розміщується заголовок до тексту документа. Мовна конструкція заголовка може мати вигляд:
ü прийменник «О» + сущ. в місцевому відмінку: "Про поставку автомобілів";
ü з питання «Про» + сущ. в місцевому відмінку: "З питання про постачання запчастин";
ü щодо + сущ. в родовому відмінку: "Відносно замовлення на поставку" і т. п.
2. Власне текст листа. Основні особливості оформлення тексту листа полягають у наступному.
ü Текст листа, як правило, складається з двох частин. У першій частині викладається причина, підстава або обґрунтування складання листа, наводяться посилання на документи, що є підставою підготовки листа. У другій частині, що починається з абзацу, поміщаються висновки, пропозиції, прохання, рішення і т. Д.
1. Найменування організації-відправника.
2. Вказівка на посилання. У ній можуть бути дані ініціали укладача листа або друкарки, цифрові або літерні позначення фірми, відділу і т.д.
3. Дата написання листа.
5. Зазначення на конкретну особу.
6. Вступне звернення
8. Основний текст листа.
9. Заключна формула ввічливості.
11. Вказівка на додаток.
12. Вказівка на розсилку копій.
При оформленні ділового листа українському партнеру варто пам'ятати ще кілька правил.
Генеральному директору
ВАТ "Альфа Бізнес"
В.А. Прохоров
АТ "Бета Холдинг"
головному бухгалтеру
В.М. Іванов
У разі якщо ви ставите скорочення «пану», «пані», то спочатку пишеться прізвище респондента, після і ініціали.
Позначку про наявність додатка, названого в тексті листа, оформлюють таким чином:
Якщо лист має програму без назване в тексті, то вказують його найменування, кількість аркушів і число примірників; при наявності декількох додатків їх нумерують, наприклад: