Правила архівування документації

Архівна обробка справ (прошивка документів)

Архівна обробка справ - це завершальний етап роботи з документами в діловодстві, який включає в себе: експертизу цінності документів, сортування документів, формування пачок, шнурівку, нумерацію і складання опису справ.
Документи по термінами зберігання поділяються на оперативні, тривалого і постійного зберігання. Перед тим як потрапити в архів документи протягом двох років зберігаються в структурних підрозділах для довідкової роботи. Потім документи, призначені для зберігання, направляються в архів або зберігаються в структурному підрозділі, на яку покладено такі функції.

Повне оформлення справи включає в себе:
-наскрізну нумерацію аркушів;
-складання опису документів;
-палітурка або підшивку (шнурівку);
-складання засвідчувального напису.

1. наскрізну нумерацію ЛИСТІВ

Нумерація аркушів у справах необхідна для закріплення порядку розташування документів після прошивки (шнурівки) для забезпечення їх охорони. Необхідно пронумерувати всі листи в справі крім внутрішнього опису і засвідчувального напису. Нумерують не кожного сторінку, а тільки аркуш у правому верхньому куті, не зачіпаючи текст документа, чорним графітовим олівцем ставиться номер листа по порядку, починаючи з першого розвороту папки. При цьому документи підшиваються в хронологічному порядку таким чином щоб більш старі документи знаходилися спочатку, а новіші в кінці підшивки.
Листи більшого формату, підшиті за один край нумерують в розгорнутому вигляді в правому верхньому куті. Креслення, діаграми, фотографії та інші ілюстративні матеріали, що представляють в справі самостійний лист, нумерують на зворотному боці в лівому верхньому кутку.
Якщо в підшивці документів є конверт з вкладеними аркушами, то спочатку нумерують конверт, потім по черзі кожен вкладений лист.
Заверительную напис складають після завершення нумерації аркушів справи. Її наявність в справі необхідно для обліку кількості аркушів і фіксації особливостей нумерації.
Лист-засвідчувач справи може бути заздалегідь вкладений в справу останнім листом, перед палітуркою і підшивкою.
Якщо справа була переплетено (прошнуровано) або подшито, лист-засвідчувач наклеюють за верхню частину на внутрішній стороні обкладинки справи.
У книгах заверительную напис складають на зворотному боці останнього чистого аркуша, в картотеках - на чистому аркуші формату картки, в журналах на останньому аркуші журналу або останньому аркуші журналу або останньому чистому аркуші.
Лист-засвідчувач в разі необхідності може бути вклеєна на внутрішню сторону обкладинки книги, журналу.

2. СКЛАДАННЯ ОПИСУ ДОКУМЕНТІВ

Обкладинки справ повинні містити такі реквізити:

-найменування організації;
-найменування структурного підрозділу;
-індекс справи;
-номер справи (томи, частини) по річному розділу зведеного опису справ;
-заголовок справи;
-анотація до документів справи (для справ постійного зберігання, що містять особливо цінні документи);
-дата справи (тому, частини);
-кількість аркушів у справі;
-термін зберігання справи;
-архівний шифр справи.

3. ПРОШИВКА (шнурівка) ДОКУМЕНТІВ

Відповідно до правил необхідно підшивати документи на чотири проколи в тверду обкладинку з картону.
Перед прошивкою (шнурівкою) з документів необхідно видалити всі металеві скріплення.
До документів, які мають маленьке поле для підшивки, ліворуч потрібно підклеїти смужку паперу в якості поля документа.
Якщо в справі є особисті документи (свідоцтва, атестати, паспорти, дипломи, трудові книжки і т.п.), їх необхідно вкласти в конверт, або в поліетиленовий «файл», а потім підшити в справу.
Пачку документів, що становлять справу затискають в струбцине і проколюють шилом або свердлять спеціальнимустройством для прошивки документів (УПД). який дозволяє зшити документи автоматично нитками. Потім, не виймаючи з струбцини, пачку документів прошивають довгою голкою (циганської) суворої ниткою (шпагатом або стрічкою) наступним чином: з тильної сторони протягують голку в другу знизу отвір, потім голка протягується в нижній отвір з лицьового боку, далі нитка ведеться по тильній стороні знову до другого знизу отвору потім виводиться на лицьову сторону і прошиває другий поверх отвір, далі по тильній стороні нитку ведеться до верхнього отвору - проходить через нього, потім по лицьовій стороні повертається до другого зверху відп ЕРСТЕ - протягується крізь нього і виводиться на тильну сторону, далі два кінці нитки зв'язуються таким чином щоб можна було «опечатати» вільний кінець нитки (наклеїти шматок паперу з печаткою).

4. СКЛАДАННЯ засвідчувального напису

У справі підшито (вкладено) і пронумеровано _______________________________________________________________

(цифрами та прописом)

в тому числі: літерні аркуші ________________________

+ аркушів внутрішнього опису _________________________

Особливості фізичного стану та формування справи Номери аркушів

Найменування посади особи, Розшифровка

склав заверительную напис Підпис підпису

Формат А4 (210 х 297 мм)

У засвідчувального напису вказують:

-номер справи, до якого складений напис;
-кількість (цифрами і прописом) пронумерованих аркушів;
-кількість аркушів внутрішнього опису (при її наявності); окремих-но, через знак «+»;
-номера літерних листів і пропущені номери;
-номери аркушів з наклеєними наглухо кресленнями, фото, діаграмами, вирізками і т.п .;
-номери аркушів з наклеєними за край кресленнями, фото, діаграмами, вирізками і т.п .;
-номери аркушів-креслень, фото і т.п .;
-номера конвертів з вкладеннями і кількість вкладень;
-номера пошкоджених листів і листів з будь-якими іншими особливостями;
-посаду упорядника з розшифровкою підпису;
-Дата складання.

Усі наступні зміни в фізичному стані (пошкодження, цвіль і т.п.) і в складі справи (додаткові вкладень нових документів, заміна копій і т.п.) відображають в засвідчувального напису.

При необхідності складають нову напис з посиланням на відповідний акт. Стару напис при цьому закреслюють, але зберігає в справі.

Документи, що становлять справи, переплітають або підшивають, за виконанням випадків, коли в документі після плетіння або підшивки справи неможливо повністю прочитати текст, візи, дати та ін. Реквізити документів.

Справи постійного і тимчасового (до 10 років) зберігання після закінчення календарного року (або певного періоду, в якому вони сформувалися) необхідно підготувати до оформлення, оформити та облікувати.

Підготовка справ і документів до передачі в архів включає в себе:

-систематизацію документів у справах;
-проведення експертизи цінності документів у справах;
-оформлення справ;
-складання опису справ структурного підрозділу.

Перераховані роботи проводяться співробітниками підрозділів відповідальними * за ведення діловодства. Перед технічним оформленням справ при необхідності проводять додаткову систематизацію або пересістематізацію документів в справах, цього документи знімають зі швидкозшивачів і розташовують у хронологічній послідовності, тобто в порядку, зворотному тому, який склався в поточному діловодстві. На початку справи (зверху) розташовують самий ранній документ, в кінці (внизу) - найпізніший.
Паралельно з систематизацією проводять додаткову полистного експертизу цінності документів: перевірку на дублетність, приналежність до даного хронологічного періоду і даній справі. Вилучають зайві екземпляри, чернетки і т.п.
У разі необхідності до даної роботи залучають членів експертних комісій, керівників підрозділів і провідних фахівців (наприклад, при визначенні достовірності документа, приналежності документа до даної справи і т.п.).

* Статтею 27 Закону № 125-ФЗ встановлено, що «Юридичні особи, а також посадові особи і громадяни, винні в порушенні законодавства про архівну справу в Укаїни, несуть цивільно-правову, адміністративну та кримінальну відповідальність, встановлену законодавством Укаїни».