Практичне заняття №10 консультант а зі списком і текстом знайдених документів

Запуск програми «Консультант Плюс», як і запуск будь-якого Windows-додатки, здійснюється подвійним клацанням миші по ярлику Консультант Плюс. Щоб відкрити вікно бази даних, треба підвести курсор до назви потрібної бази і клацнути ми-ма по кнопці Відкрити базу.

Принцип роботи з меню програми відповідає загальному принципу роботи Windows-програми. Виділяються три етапи роботи з системою «Консультант Плюс»:

формування запиту на пошук набору документів;

робота зі списком знайдених документів;

робота з текстом документа.

Формування запиту на пошук набору документів

Перший етап роботи з правовою інформацією полягає в пошуку потрібних документів, для чого в системах «Консультант Плюс» передбачено складання відповідного пошукового запиту шляхом заповнення Картки реквізитів, що з'являється автоматично після відкриття вікна База даних (рис.1).

Будь-який документ має певні реквізити - дата при-йняття, назва, вид документа і т.д. які відрізняють даний документ від інших, тому, щоб знайти необхідний документ, потрібно вказати ці характеристики. Для цього в СПС предус-Мотря складання відповідного запиту шляхом заповнення-ня полів Картонки реквізитів.

Картка реквізитів - основний засіб пошуку докумен-тів в інформаційних базах систем.

Мал. 1. Картки реквізитів системи «Консультант Плюс»

Вона являє собою таблицю з деякою кількістю пошукових полів. Для каж-дого пошукового поля в системі передбачений словник, автомати-тично заповнюється і коректований в міру надходження документів в інформаційну базу. При введенні в систему ко-дого документа його реквізити заносяться до відповідного сло-варь.

Для пошуку документів треба заповнити Картку реквізитів, яка представляє собою деяку кількість названий-них полів (реквізитів документа). Потім система переглядає всі наявні в інформаційному банку документи. Якщо содер-жімое всіх заповнених полів з Картки реквізитів збігається з реквізитами документа, то документ вважається знайденим і заноситься в список.

Сформований список має наступну властивість: вміст всіх заповнених полів Картки реквізитів ідентично відповідним реквізитами кожного документа зі списку.

Основні способи пошуку документів - це пошук по реквієм-зітам документів, повнотекстової пошук і пошук по специали зірованним класифікаторами.

Розрізняють пошук конкретного документа або пошук інформа-ції з певного питання.

Пошук конкретного документа починається з введення даних про документ. При цьому необхідно контролювати кількість документів, що відповідають запиту.

Пошук інформації з певного питання починається з максимально широкого запиту, і використовуються тематичний пошук, пошук за словами і словосполученнями, що входять в текст до-кумента, а також пошук за ключовими словами. Для виправлення помилково заповненого поля або при формуванні нового за-проса необхідно очистити як окреме поле Картки реквізит-тов, так і всі її поля в цілому.

При формуванні запиту для пошуку документів необхід-мо заповнити поля Картонки реквізитів.

Загальні правила організації пошуку документів. Перед початком роботи зі складання запиту необхідно переконатися, що зада-на потрібна розкладка клавіатури - російська, а також очистити картку реквізитів.

У Картці реквізитів слід намагатися заповнювати не більше трьох-чотирьох полів. У міру заповнення полів відбувається послідовне со-скорочений кількості відповідних запиту документів. Це кількість відбивається в інформаційному рядку Картки рек-візитів. Бажано, щоб після заповнення Картки реквізит-тов запитом відповідало не більше 30. 50 документів.

Мал. 2 Завдання номера документа

Підсумком заповнення Картки реквізитів є формування списку знайдених за запитом документів.

При пошуку документів може виникнути одна з двох основ-них ситуацій:

відомі будь-які реквізити документа (наприклад, назва-ня, номер, дата прийняття);

про документ практично нічого не відомо - відома лише тематика цікавить питання. Алгоритм пошуку будується в за-лежно від типу ситуації.

Заповнення Картки реквізитів. Пошук документів вироб-диться завданням різних реквізитів документа в Картці реквізитів.

У лівій частині Картки реквізитів розташовані назви по-лей для завдання різних реквізитів документів: виду доку-мента, його номера і дати прийняття, назви та ін.

Найбільше відсікання при пошуку проводиться по полю Номер (рис. 2.), тому, якщо вам відомий номер документа, то для пошуку, як правило, досить набрати тільки цей реквізит.

Вводити вид документа можна тільки в тому випадку, якщо ви впевнені, що точно його знаєте. Наприклад, якщо документ на са-мом справі є не законом, як вам здається, а постанову третьому, помилка при заповненні поля Вид документа призведе до того, що ви не знайдете потрібний правовий акт.

Мал. 3. Вибір виду документа

При введенні виду документа необхідно виконати подвійний щел-чок по полю Вид документа (рис. 3) і у вікні, почати набирати назву виду документа, наприклад слово «при-каз». Пошуковий механізм програми зробить пошук набираючи-ного слова і встановить курсор в словнику видів документів на ньому. Після чого необхідно натиснути кнопку Вибрати або клавішу [Enter].

Поле Пошук по статусу використовується в тих випадках, коли необ-ходимо відсікти документи, які не актуальні на даний момент, тобто недіючі варіанти редакцій документів і втратили силу документи.

Вікно поля Введення дати містить два корінці: Словник і Діап-зон. Вибравши перший корінець Словник (рис. 4), ми вибираємо нуж-ні дати зі словника,

Мал. 4 Корінець Словник вікна поля Введення дати

для чого на клавіатурі треба набрати нуж-ву дату в форматі ДД.ММ.РРРР.

Корінець Діапазон дозволяє вибрати інтервал дат (рис. 5).

При роботі з цим корінцем можна, вибравши відповідаю щую рядок у вікні, задати довільну дату, довільний діапазон дат, дату, задану раніше, і діапазон дат, починаючи з заданої по поточну.

Дату можна набирати прямим набором з клавіатури в соот-ветствующим віконці, а також з використанням вбудованого ка-Лендар (рис. 6)

Мал. 6 Вікно вбудованого ка-Лендар

При використанні вбудованого календаря треба мати на увазі, що набір дати краще починати з набору місяці, так як в цьому випадку кількість днів у вікні День встановлюється соответствен-но даного місяця.

Для введення слова з назви документа необхідно зробити двой-ної клацання по полю Назва документа, набрати слово і натиснути кнопку Вибрати (рис.7).

Наприклад, ми точно знаємо, що в назві документа є слово «вексель», значить це слово нам і треба набирати в поле На-звання документа.

Якщо в назві документа при-сутствует кілька слів, що на практиці зустрічається набагато ча-ще, то після набору кожного зі слів назви їх обов'язково треба відзначати клавішею [Insert]. Так, в назві документа «Переказний вексель», кожне з слів «пере-водної» і «вексель» треба відзначити клавішею [Insert]. При цьому виб-ранние слова перемістяться в ниж нюю частину вікна в зону обраних слів.

Мал. 7. Вікно поля Назва документа

Якщо про документ нічого не відомо, крім приблизною тема-тики, то використовується пошук по тексту документа (поле Текст документа). Припустимо, нам треба знайти документи, в тексті яких йдеться про податок на додану вартість. Після на-бору кожного зі слів, присутніх в тексті документів, їх обов'язково треба відзначати клавішею [Insert]. При цьому обраний-ні слова перемістяться в нижню частину вікна в зону обраних слів. Далі встановіть умова зв'язування слів (і, або, поруч, крім).

Рубрикатор документів. Словник поля Тематика містить мно-гоуровневий рубрикатор (рис. 8), що базується на «Загально-правовому класифікаторі галузей законодавства».

Мал. 8 Рубрикатор документів поля Тематика

Наявність у рубрики підрубрик показано спеціальним символом, що стоїть зліва від назви рубрики. Для розкриття (закриття) рубрики використовується клавіша пробіл або мишу. Вибір рубрик вироб-диться стандартним для всіх словників способом.

Для того щоб розкрити (закрити) весь рубрикатор, викорис-ся комбінації клавіш [Ctrl] - [Сірий плюс] ([Ctrl] - [Сірий мінус]).

Для швидкого пошуку фрагмента в рубрикаторі натисніть клави-шу [F7] (або виберіть кнопку Знайти), введіть потрібний фрагмент і встановіть потрібний напрямок пошуку. Всі доступні опера-ції з рубрикатором представлені в локальному меню. Для виведення списку документів, отриманих з останнім поповненням, використовується поле Коли отримано.