Праівла і порядок присвоєння індексів підрозділам і філіям організації
Індекси підрозділів потрібні в різних робочих ситуаціях. Наприклад, при складанні номенклатури справ в рядку «Розділ» вказується код структурного підрозділу, який також стане першою частиною індексів усіх його справ. При впровадженні СЕД, коли для кожного відділу заводиться спеціальна папка в системі, також використовують його індекс. Нарешті, відділ кадрів і бухгалтерія в деяких документах заповнюють поле «Код структурного підрозділу». У статті ми розповімо, як правильно присвоювати індекси структурним підрозділам і філіям організації.
ГОЛОВНЕ - узгодження
Здавалося б, придумати коди для підрозділів нескладно. Але саме в цій простоті і полягає головна проблема індексації. Трапляється, що один підрозділ, наприклад відділ кадрів, індексує всі відділи організації, але не вважає за потрібне інформувати про це колег з інших відділів і керівництво.
Через деякий час діловоди беруться за складання номенклатури справ, в результаті чого у підрозділів виявляється вже по два різних індексу.
Так може тривати скільки завгодно довго, поки не настане день, коли виявиться, що номерів існує безліч, але офіційного індексу немає ні у одного з підрозділів, при цьому ніхто не хоче відмовлятися від своїх розробок.
Таким чином, щоб не повторювати сюжет класичної байки про лебедя, щуку і рака, потрібно зробити просту річ: затвердити коди структурних підрозділів на рівні рішення першої особи, тобто видати відповідний наказ. А попередньо з'ясувати, чи не проводилась індексація підрозділів раніше.
Як показала описана ситуація, для цього потрібно не тільки проаналізувати видані розпорядчі документи, а й опитати керівників структурних підрозділів.
ЩО ТАКЕ ІНДЕКС ПІДРОЗДІЛИ?
Індекс підрозділи організації - як структурного, так і відокремленого - це унікальний код, в якому зашифрована інформація про цей підрозділ.
Склад зашифрованої в коді інформації може бути яким завгодно. наприклад:
• порядковий номер підрозділу відповідно до організаційної структури;
• найменування підрозділу;
• підпорядкованість підрозділу;
• місцезнаходження підрозділу;
• функціонал підрозділи і ін.
Частини індексів можуть відділятися один від одного будь-якими знаками, але найбільш поширені коса риска, дефіс і крапка. наприклад:
12 - простий порядковий номер підрозділу відповідно до організаційної структури;
ТД / 2 - друге відділення в технічній дирекції;
УП / ОТиЗ - відділ праці і заробітної плати в управлінні по персоналу;
ДП.V-Сиб - дирекція з продажу в п'ятому філії організації по Сибірському федеральному округу.
ІНДЕКСАЦІЯ ПІДРОЗДІЛІВ В ОРГАНІЗАЦІЯХ З ПРОСТИЙ СТРУКТУРОЮ
Перший рівень індексів. Найпростіший спосіб проіндексувати підрозділи - присвоїти їм порядкові номери (01, 02, 03 і т.д.). Таких індексів буде більш ніж достатньо для номенклатури справ і заповнення форм документів у кадровому діловодстві, а також для скороченого найменування підрозділів у внутрішніх документах.
Без особливої необхідності ускладнювати їх немає сенсу.
Цей спосіб підходить для індексації підрозділів організації, що має просту структуру, - досить великої, але без філій (Схема 1).
З Схеми 1 видно, що генеральному директору безпосередньо підпорядковані помічник генерального директора, а також керівники таких підрозділів:
• дирекція з продажу;
• технічна дирекція;
• дирекція з економіки та фінансів;
• управління з логістики;
• юридичний відділ;
Помічник генерального директора керує канцелярією і архівом - він відповідає за все діловодство організації і акумулює у себе все організаційно-правові та розпорядчі документи, а також частина інформаційно-довідкових документів топ-менеджерів. Тому умовне підрозділ, за яке він відповідає, прийнято позначати як «Керівництво».
Таким чином, індекси першого рівня будуть виглядати так:
Другий рівень індексів. У ряді випадків на цьому індексацію можна завершити. Але якщо дирекція і управління діляться на відділи (див. Схему 1), індексацію продовжують - вводять індекси другого рівня (Приклад 1).
Між частинами індексу ми ставимо косу риску. Всі доповнення до цих позначень, наприклад порядкові номери справ за номенклатурою, будуть вказуватися через дефіс: 06 / 02-01.
Буквений індекс. На наш погляд, більш інформативним є інший спосіб індексації: підрозділи першого рівня позначаються буквами, завдяки чому ідентифікуються легше, а відділи другого рівня отримують додаткові числові позначення (Приклад 2).
ІНДЕКСАЦІЯ ПІДРОЗДІЛІВ В ОРГАНІЗАЦІЯХ СО СКЛАДНОЇ СТРУКТУРОЮ
Необхідність складати складні індекси для підрозділів виникає в разі, якщо організація має складну структуру, наприклад у неї є мережа філій, або зовсім є холдингом (групою компаній).
«Простими» індексами тут не обійтися. Індекс складатиметься як мінімум з двох, а швидше за все, трьох або чотирьох частин.
На Схемі 2 показана структура організації з центральним офісом і чотирма філіями, кожен з яких має по чотири підрозділи.
І в цьому випадку загальний принцип індексації залишається незмінним: підрозділи отримують унікальні числові або літерні коди.
Якщо ваша організація має розгалужену структуру, використовуйте літерні індекси вже на першому рівні індексації - літери сприймаються легше, ніж числа.
Індекси першого рівня в організації з нашого прикладу можуть виглядати так:
Різні букви для підрозділів першого рівня виключають повторення індексів. У нашому спрощеному прикладі не склало труднощів позначити чотири філії різними буквами. Але на практиці філій може бути і кілька десятків. Однак в будь-якому випадку труднощі тут цілком переборні.
Індекси другого рівня. Повернемося до нашого прикладу і проставимо індекси другого рівня, причому почнемо з філій.
У кожному з них по 4 відділи: відділи продажів, логістики, кадрів і адміністративний відділ. Виберемо для них числові позначення (Приклад 3).
Індексація підрозділів Центрального офісу.
Що стосується індексів для центрального офісу та його підрозділів, то здається логічним піти тим же принципом і зв'язати індекс першого рівня ЦО з літерними індексами другого рівня Р, ДП і ін. І отримати ЦО-Р і ЦО-Д П. Але тут потрібно зупинитися і згадати про правила індексації: дотримуватися унікальність і не поміщати в індекс непотрібної інформації.
Позначення ЦО. так само як і буквені позначення підрозділів центрального офісу першого рівня в нашій організації, більше не зустрічається ні в одній з філій або підрозділів. Тому ми залишимо ЦО для позначення центрального офісу, а його підрозділи позначимо індексами, що складаються з двох частин.
Ми робимо це, щоб не поміщати в індекси зайвої інформації: і так зрозуміло, що, наприклад, ДЕіФ існує тільки в головному офісі організації, не потрібно повідомляти про це зайвий раз (Приклад 4).
ІНДЕКСИ НА ПРАКТИЦІ
# 9632; Індекси в номенклатурі справ. Наведемо приклад позначення розділів і індексів справ по номенклатурі: очевидно, що індекси справ будуть відрізнятися від стандартних 01/02 та інших (Приклад 5).
Однак це цілком допустимо, адже наша мета - створити Новомосковскемие, а не формальні індекси, і до документам це відноситься теж.
# 9632; Наказ про індексацію підрозділів організації. Який би спосіб індексації не був обраний, його потрібно закріпити на найвищому рівні - видати наказ по основній діяльності.
В констатує частина наказу прийнято виносити підставу для його видання.
Оскільки індексація підрозділів використовується в багатьох процесах, немає необхідності перераховувати їх всі. Краще обійтися загальним формулюванням (Приклад 6).
1. Перш ніж індексувати підрозділу організації за власною ініціативою, потрібно з'ясувати, чи не проводилась індексація раніше.
2. Індекси повинні бути унікальними і не перевантаженими зайвою інформацією.
3. Найпростіший індекс - числовий (01, 02, 03 і т.д.). Крім того, індекси можуть бути літерними, а також комбінованими. Букви в індексах сприймаються легше, ніж числа, і є більш інформативними.
4. Будь-яке ускладнення індексу повинно бути виправдане. Якщо можна зупинитися на простих числових позначеннях, то краще так і зробити.
5. Індекси вводяться в обіг наказом по основній діяльності.
Е.Н. Кожанова, фахівець з ДОУ і кадрового діловодства
Дізнатися більше:
