Поштові правила, або що потрібно знати бухгалтеру про надання звітності поштою
Подання звітності поштою, можливо, один з найбільш зручних і доступних способів подачі звітності, передбачений законодавством. На відміну від подання звітності особисто, в даному випадку не треба витрачати час на похід до податкової, стояти в черзі, а на відміну від подання звітності по телекомунікаційних каналах зв'язку - не треба вибирати оператора зв'язку, укладати з ним договір, встановлювати відповідне програмне забезпечення, та й витрати, необхідні на подання звітності поштою, значно менше витрат на подання звітності по телекомунікаційних каналах зв'язку. Здавалося б, суцільні плюси. Однак, щоб відправити звітність поштою, необхідно знати про недоліки такого способу, про проблеми, з якими можна зіткнутися в даному випадку, про претензії податкових органів, про те, які роз'яснення дає з цього питання Мінфін і як складається арбітражна практика.
Крім того, слід правильно віднести витрати на подання звітності поштою на витрати з урахуванням «спрощеної» специфіки. Про це і піде мова в запропонованій статті.
Способи подання звітності
Згідно ст. 80 НК Україна податкова декларація (розрахунок) може бути представлена платником податків (платником збору, податковим агентом) до податкового органу особисто або через представника, спрямована у вигляді поштового відправлення з описом вкладення або передана по телекомунікаційних каналах зв'язку.
У пункті 3 ст. 80 НК Україна містяться виключення із загального правила. Так, згідно з цим пунктом платники податків, середньооблікова чисельність працівників яких за попередній календарний рік перевищує 100 осіб, а також новостворені (в тому числі при реорганізації) організації, чисельність працівників яких перевищує вказану межу, подають податкові декларації (розрахунки) до податкового органу за встановленими форматам в електронному вигляді, якщо інший порядок подання інформації, віднесеної до державної таємниці, не передбачений законодавством РФ.
Однак до «спрощенцям» цей виняток не стосується. У пункте3 ст. 346.12 НК Україна перераховані обмеження на застосування платниками податків спрощеної системи оподаткування. У даному переліку в п. 15 встановлено обмеження за чисельністю працівників. Так, у разі якщо за звітний (податковий) період середня чисельність працівників організації-«спрощенця» перевищить 100 осіб, «спрощенець» втрачає право на застосування даного спеціального податкового режиму.
Таким чином, організації- «спрощенці» можуть вибирати будь-який з передбачених законодавством способів здачі звітності.
Отже, звітність може бути спрямована у вигляді поштового відправлення з описом вкладення. Оскільки більш нічого в НК Україна не сказано, нерідко платники податків і податкові органи по-різному трактують деякі питання здачі звітності поштою. Розглянемо найбільш часто зустрічаються з них, а також проаналізуємо норми законодавства з цих питань і позицію суддів.
У статті 17 Закону №176-ФЗ встановлено, що оператори поштового зв'язку здійснюють діяльність з надання відповідних послуг на підставі ліцензій. Про необхідність наявності ліцензії у організації, яка надає послуги зв'язку, йдеться і в ст. 29 того ж закону: діяльність юридичних осіб і індивідуальних підприємців за безкоштовне надання послуг зв'язку здійснюється лише на підставі ліцензій на здійснення діяльності у сфері надання послуг зв'язку. Перелік найменувань послуг зв'язку, що вносяться до ліцензії, і відповідні переліки ліцензійних умов встановлюються Урядом України і щорічно уточнюються.
Зверніть увагу. Якщо ви зібралися скористатися послугами не державної установи поштового зв'язку, а іншого оператора поштового зв'язку, то доцільно отримати копію ліцензії даного оператора.
Термін подання звітності поштою
Визначення терміну подання звітності, мабуть, один з найбільш животрепетних питань, адже при його порушенні організацію можуть притягти до відповідальності за ст. 119 НК РФ. Що є датою подання звітності при відправці її поштою? Якими документами можна довести своєчасність подання звітності?
Дата подання звітності. Згідно з положеннями п. 4 ст. 80 НК Україна при відправці податкової декларації (розрахунку) поштою днем її подання вважається дата відправлення поштового відправлення з описом вкладення. На підставі ст. 6.1 НК Україна дію, для здійснення якої встановлений строк, може бути виконано до 24 годин останнього дня терміну. Якщо документи або грошові кошти були здані в організацію зв'язку до 24 години останнього дня строку, то строк не вважається пропущеним.
-поштову марки, що наклеюються на письмову кореспонденцію або наносяться друкарським способом на поштові конверти і поштові картки;
-оттіскі державних знаків поштової оплати, що наносяться франкувальних машинами;
-інші знаки, встановлені Федеральним агентством зв'язку і наносяться друкарським способом.
Марки гасяться відбитком календарного штемпеля. При гасінні поштових марок перевіряється правильність оплати пересилання поштових відправлень.
Таким чином, з наведених положень законодавства випливає, що пересилання письмової кореспонденції, простих та реєстрованих повідомлень оплачується державними знаками поштової оплати, які при відправці (пересиланні) гасяться відбитком календарного штемпеля.
Якщо затримка відправки сталася з вини оператора зв'язку. Нерідко буває так, особливо в останній день здачі звітності, що оператор зв'язку прийняв від платника податків поштового відправлення в останній день терміну здачі, а обробив тільки на наступний день або через кілька днів у зв'язку з перевантаженістю пошти. Нерідко в таких випадках податкові органи пред'являють організації претензії, грунтуючись на тому, що день здачі - це день проставлення поштового штемпеля на конверті. На щастя, судді в цьому питанні на боці платників податків.
Як було зазначено раніше, відповідно до норм Закону №176-ФЗ і Правилами надання послуг поштового зв'язку для платника податків датою відправлення листа вважається день здачі цього поштового відправлення оператору поштового зв'язку. Згідно п. 57 Правил надання послуг поштового зв'язку за невиконання або неналежне виконання зобов'язань з надання послуг поштового зв'язку оператори поштового зв'язку несуть відповідальність перед користувачами даними послугами, в тому числі відповідальність за недоставку або порушення строків пересилання поштових відправлень.
В якості документів, що підтверджують відсутність вини платника податків, в даному випадку можуть бути представлені:
Мабуть, найбільшу кількість суперечок при поданні звітності поштою викликає опис вкладення, згадана законодавцем в ст. 80 НК РФ. Що ж таке опис вкладення? Як вона повинна виглядати? Чи потрібно її завіряти організації або працівникові пошти?
Поштове відправлення з повідомленням про вручення - поштове відправлення (поштовий переказ), при подачі якого відправник доручає оператору поштового зв'язку повідомити йому або зазначеній ним особі, коли і кому вручено поштове відправлення (виплачений поштовий переказ).
Поштове відправлення з оголошеною цінністю - поштове відправлення, яке приймається з оцінкою вартості вкладення, визначеною відправником. На практиці розмір цінності, вказується організацією при відправці звітності, становить кілька рублів за кожну декларацію. При прийнятті рішення про розмір цінності листа, що слід враховувати, що від даного розміру залежить і розмір відповідальності оператора зв'язку, яка передбачена п. 57 Правил надання послуг поштового зв'язку. Збитки, завдані при наданні послуг поштового зв'язку, відшкодовуються оператором поштового зв'язку в таких розмірах:
-у разі втрати або псування (пошкодження) поштового відправлення з оголошеною цінністю - в розмірі оголошеної цінності та суми плати за пересилання, за винятком плати за оголошену цінність;
-у разі втрати або псування (пошкодження) частини вкладення поштового відправлення з оголошеною цінністю при його пересиланні з описом вкладення - в розмірі оголошеної цінності не вистачало, або зіпсованої (пошкодженої) частини вкладення, зазначеної відправником у опису;
-у разі втрати або псування (пошкодження) частини вкладення поштового відправлення з оголошеною цінністю при його пересиланні без опису вкладення - в розмірі частини оголошеної цінності поштового відправлення, яка визначається пропорційно відношенню маси не вистачало, або зіпсованої (пошкодженої) частини вкладення до маси пересилати вкладення (без ваги оболонки поштового відправлення);
-у разі втрати або псування (пошкодження) інших реєстрованих поштових відправлень - у двократному розмірі суми плати за пересилання, у разі втрати або псування (пошкодження) частини їх вкладення - в розмірі плати за пересилку.
-на рекомендованих листах (поштових картках) - «Рекомендований»;
-на листах з оголошеною цінністю - «З оголошеною цінністю на ... руб.», на листах з оголошеною цінністю з описом вкладення, крім того, - «З описом».
Незважаючи на те що даний документ втратив чинність, на практиці працівники пошти продовжують їм керуватися при проставленні даних відміток.
Форма опису вкладення і реєстру кореспонденції. Крім того, колишні Правила надання послуг поштового зв'язку містили положення про те, що при одноразової відправці організацією більше 10 замовних х / цінних листів вона повинна представляти на пошту список відправлень. На практиці це положення продовжує застосовуватися співробітниками пошти. Форма цього списку наведена нижче.
повинна складатися в двох примірниках (один вкладається в конверт, інший залишається на руках у платника податків), завірених працівником пошти.
Однак слід зазначити, що такої вимоги не міститься ні в НК РФ, ні в Правилах надання послуг поштового зв'язку. На підтримку нашої точки зору можна навести такі рішення судів:
Як видно з наведеної арбітражної практики, у судів з питання наявності опису вкладення в поштовому відправленні немає єдиної думки. Тому щоб уникнути претензій з боку податкових органів, а також для захисту своїх прав в суді доцільно мати на руках другий примірник опису вкладення в поштове відправлення, завірений працівником пошти.
Облік витрат на послуги поштового зв'язку «спрощенцями»
Організації- «спрощенці», які обрали в якості об'єкта оподаткування доходи, зменшені на величину витрат, має право врахувати при обчисленні єдиного податку, що сплачується у зв'язку із застосуванням УСНО, витрати, зазначені в ст. 346.16 НК РФ. У пункті 18 цього переліку названі витрати організації на поштові послуги. Таким чином, організація, яка застосовує УСНО, може врахувати витрати, пов'язані з поданням звітності поштою.
Крім того, слід пам'ятати, що витрати, зазначені в ст. 346.16 НК РФ. повинні відповідати вимогам ст. 252 НК РФ. тобто бути економічно обгрунтованими і документально підтвердженими.
Бланки суворої звітності. затверджені Мінфіном, є первинними обліковими документами, якими оформляються господарські операції з готівковими коштами, і прирівнюються до чеку ККТ.
Отже, організації при наданні поштових послуг для обліку готівкових коштів без застосування ККТ можуть використовувати затверджені Мінфіном форми бланків суворої звітності.
Таким чином, квитанція в прийомі потових відправлень буде документальним підтвердженням витрат організації на послуги поштового зв'язку.
На завершення хотілося б відзначити, що такий, здавалося б, просте питання, як подання звітності поштою, таїть в собі багато нюансів і спірних моментів. Тому перш за все, направляючи звітність поштою, слід отримати від оператора зв'язку, через якого відправляється звітність, всі документи, які підтверджують, що вона відправлена в повному обсязі і в строк, встановлений законодавством, оскільки саме наявність підтвердних документів дає можливість організації відстояти свою правоту в суді, а численна арбітражна практика з цього питання свідчить про значну кількість претензій з боку податкових органів і високу ймовірність зустрічі з ними в суді.
[1] В даний час документ не застосовується.