Порядок оформлення, видачі та використання довіреності в організаціях торгівлі - ат інтеркомп

При оформленні довіреностей насамперед слід звернути увагу на загальні положення Цивільного кодексу РФ.

Іван Катишев, керівник групи юридичних послуг Інтеркомп

Відповідно до ст. 185 ГК України довіреністю визнається письмове уповноваження, яке видається однією особою іншій особі або іншим особам для представництва перед третіми особами. Передача повноважень може здійснюватися як одному, так і декільком особам, а також виходити від одного або декількох довірителів. Положення зазначеної статті застосовуються також і у випадках, коли повноваження представника містяться в договорі, в тому числі в договорі між представником і представляється, між представляють, і третьою особою, або в рішенні зборів (п. 4 ст. 185 ЦК України).

Відповідно до п. 4 ст. 185.1 ГК України довіреність від імені юридичної особи видається за підписом його керівника чи іншої особи, уповноваженої на це відповідно до закону та установчих документів. Додатки друку, а також підписи головного бухгалтера (для державної або муніципальної організації) в даний час не потрібно, навіть без відповідної вказівки в установчих документах. У разі якщо довіреність видається для вчинення нотаріально засвідчуваних угод, а також для розпорядження правами, зареєстрованими в державних реєстрах, необхідно нотаріальне посвідчення такої довіреності (п. 1 ст. 185.1 ГК РФ).

Якщо в дорученні не вказано термін дії, вона зберігає силу протягом року з дня її вчинення (ст. 186 ЦК України). Таким чином, законодавчо не заборонено вказувати будь-який термін дії довіреності. Однак дата здійснення довіреності є обов'язковим реквізитом, в іншому випадку довіреність визнається нікчемним. Необхідно звернути увагу на п. 7 ч. 1 ст. 188 ГК РФ, де зазначено, що дія довіреності припиняється з введенням в відношенні представляється або представника такої процедури банкрутства, при якій відповідна особа втрачає право самостійно видавати доручення.

Так, у підприємців і юридичних осіб з'являється спокуса передачі товарно-матеріальних цінностей без оформлення відповідних договорів з метою ухилення від сплати податків. Однак законодавець передбачив можливість скасування безвідкличної довіреності у разі зловживання представником своїх повноважень. Передоручення по безвідкличної довіреності допускається тільки в разі прямого на те вказівки в самій довіреності. За загальним правилом при видачі довіреності в порядку передоручення потрібно її нотаріальне завірення. Однак підприємці та юридичні особи звільнені від обов'язку нотаріального оформлення довіреностей, які видаються в порядку передоручення.

Документальне оформлення

Для торгових організацій довіреність є одним з основних документів. Відповідно до підп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закону від 08.02.98 №14-ФЗ «Про товариства з обмеженою відповідальністю» без довіреності має право діяти тільки одноосібний виконавчий орган товариства (генеральний директор, директор, президент та інші). Його повноваження в даному випадку підтверджені статутом. В інших ситуаціях, коли особа діє від імені юридичної особи, наявність довіреності обов'язково.

Єдиного нормативного документа, що регламентує порядок оформлення, видачі та використання довіреності, немає. Цивільний кодекс також не містить обов'язкових вимог до форми довіреності, крім того, що довіреність повинна бути видана в письмовій формі. На великих підприємствах порядок роботи з дорученнями, як правило, визначений в локальних актах (положеннях, інструкціях).

Щоб уникнути суперечок з контрагентами і судових розглядів при оформленні довіреностей варто використовувати деякі обов'язкові реквізити, такі як: найменування документа, номер довіреності (відповідно до локальними актами), місце скоєння довіреності та дата, найменування юридичної особи, яка видала довіреність, дані довіреної особи, повноваження, термін дії, порядок передоручення, найменування посади і особистих даних особи, яка підписала довіреність. Довіреності повинні оформлятися на фірмовому бланку організації, який містить інформацію про місце знаходження юридичної особи, ІПН, КПП, контактах.

При вирішенні господарських спорів арбітражні суди не приймають до уваги доводи сторін про відсутність повноважень на підписання фінансових документів, відсутність номера довіреності, зразка підпису уповноваженої особи, неправильне зазначення кількості одержуваного товару, неправильне зазначення місця знаходження організації, так як положення ЦК України не містять спеціальних вимог до змісту довіреностей.

Більшість торгових організацій використовують діючі в даний час різні нормативні акти, методичні рекомендації, інструкції та правила, що не суперечать положенням Цивільного кодексу РФ. Головними з яких є: Федеральний закон від 06.12.11 №402 «Про бухгалтерський облік», Методичні рекомендації з обліку й оформлення операцій прийому, зберігання та відпуску товарів в організаціях торгівлі, затверджених Листом Комітету Україна з торгівлі від 10.05.96 №1-794 / 32-5, Методичні вказівки з бухгалтерського обліку матеріально-виробничих запасів, затверджені Наказом МінфінаУкаіни від 28.12.01 № 119н.

При здійсненні торговельної діяльності організації використовують довіреності форми М-2 і М-2а, затверджені Постановою ГоскомстатаУкаіни від 30.10.97 № 71а, проте вони не є обов'язковими, і організація має право розробити свою форму довіреності з урахуванням специфіки діяльності.

Форми довіреностей М-2 і М-2а застосовуються для оформлення права особи виступати в якості довіреної особи організації при отриманні матеріальних цінностей, що відпускаються постачальником за нарядом, рахунком, договором, замовленням, угодою.

Довіреності оформляються бухгалтерією підприємства в єдиному екземплярі, повинні бути повністю заповнені і містити зразок підпису особи, на ім'я якого вона видана.

Видаються довіреності під розписку одержувачу. Форма М-2а реєструється в журналі обліку виданих довіреностей. Якщо операцій з обігу ТМЦ та видачі довіреностей трохи, заміною журналу може послужити пронумерована зшивання корінців від довіреностей М-2, скріплена підписом головного бухгалтера із зазначенням кількості аркушів.

Як правило, доручення видаються терміном на 15 днів, в разі планового надходження товарно-матеріальних цінностей довіреність може бути видана строком на один місяць. При одноразовому отриманні товару використовується форма М-2 організаціями, у яких отримання матеріальних цінностей за довіреністю не носить масовий характер (ч. 3. Постанови Державного комітету України по статистиці від 30.10.97 № 71а).

Таким чином, законодавчо не заборонена видача довіреностей іншим особам. Довіреність буде дійсна, якщо оформлена без порушень положень ГК України та довірена особа дієздатний.

Якщо відвантаження товару відбувається на складі покупця, в разі, коли доставка здійснюється силами продавця, надання довіреності не потрібно, достатньо перевірити, чи є одержувач товару працівником покупця. В даному випадку він підписує накладну постачальника, будучи матеріально відповідальною особою.

У разі якщо відвантаження відбувається в іншому місці, не за місцем знаходження покупця, подання довіреності обов'язково (подп. 2.1.4 Методичних рекомендацій з обліку й оформлення операцій прийому, зберігання та відпуску товарів в організаціях торгівлі, затверджених Листом Комітету Україна з торгівлі від 10.05. 96 №1-794 / 32-5).

При оформленні довіреностей на одержання ТМЦ виникає питання про необхідність відображення переліку одержуваних продуктів. При оформленні довіреності за договорами поставки та купівлі-продажу, при відсутності рахунку на оплату товару, варто відобразити кількість і вид одержуваного товару.

При оформленні довіреностей за формою М-2 і М-2а є відповідні форми для внесення даних про товар. У деяких випадках достатньо відобразити найменування постачальника, а також реквізити документа, за яким товар буде отримано (накладна, рахунок-фактура). Від того, як оформлений такий документ, буде залежати необхідність внесення повних відомостей про товар. Якщо в ньому вказано весь перелік переданих ТМЦ, повторно вносити його в довіреність не потрібна.

Особливу увагу слід звернути на те, що довіреність при отриманні ТМЦ повинна бути представлена ​​в оригіналі, допускається факсимільний і електронний варіант довіреності тільки в попередньої формі до фактичного виконання зобов'язань. Такий висновок підтверджується Листом Міністерства України по податках і зборах від 01.04.04 №18-0-09 / 000042. До того ж довіреність від покупця на отримання ТМЦ підтверджує факт їх реалізації у постачальника.

Нотаріальне посвідчення довіреностей

Довіреності можуть бути оформлені не тільки керівниками організацій та уповноваженими на те особами, в деяких випадках потрібно нотаріальне завірення. Нотаріально посвідчена довіреність необхідна для представлення інтересів довірителя при здійсненні операцій, для яких перед усмотрена нотаріальна форма (угоди з нерухомістю, переуступки прав вимоги, переведення боргу, угоди про заставу, угоди на відчуження частки в статутному капіталі).

У зв'язку з почастішанням випадків шахрайських дій з використанням нотаріальних довіреностей при здійсненні операцій на відчуження нерухомого майна і часткою в статутному капіталі, на розгляд до Державної думи України 06.04.16 внесений законопроект №037959-6 «Про внесення змін до Основ законодавства Укаїни про нотаріат ( в частині уточнення порядку надання відомостей, що містяться в єдиній інформаційній системі нотаріату) ».

Законопроект передбачає розміщення відомостей про довіреність в єдиній інформаційній системі нотаріату. Передбачається негайне надання інформації по реєстрового номеру довіреності, але не пізніше наступного робочого дня.

У пояснювальній записці до законопроекту говориться, що у відкритому доступі будуть міститися відомості про особу, який посвідчив довіреність, датою посвідчення довіреності, її реєстраційний номер в реєстрі нотаріальних дій єдиної інформаційної системи нотаріату, дату і час внесення відомостей про скасування довіреності до цього реєстру нотаріальних дій в випадку, якщо довіреність скасована. Повні дані і текст довіреності будуть доступні тільки державним і муніципальним органам з використанням єдиної системи міжвідомчого електронного взаємодії за запитами.

Справжній законопроект покликаний більшою мірою забезпечити безпеку угоди і надати можливості для перевірки повноважень контрагента.