Порядок оформлення нової транспортної накладної

Після прийняття Правил перевезення стали постійно виникати питання про порядок і правильності оформлення нової форми транспортної накладної.

Як вже було сказано в попередній статті. накладна підтверджує укладення договору перевезення вантажу.

Транспортна накладна, якщо інше не передбачено договором перевезення вантажу, складається на одну або кілька партій вантажу, що перевозиться на одному транспортному засобі, в 3-х примірниках (оригіналах) для вантажовідправника, вантажоодержувача і перевізника. Існує принцип, згідно з яким на одну машину складається одна накладна. Однак якщо одним транспортним засобом здійснюється доставка вантажу декільком вантажоодержувачам, необхідно складати накладну на партію вантажу для кожного вантажоодержувача окремо.

За замовчуванням транспортна накладна заповнюється перевізником і вантажовідправником. Тобто форма документа складена під умову, коли вантажовідправник і замовник перевезення збігаються. Однак договором перевезення сторони мають право змінити порядок заповнення накладної і повністю покласти обов'язок щодо її заповнення на перевізника.

Замовлення (заявка) подається замовником перевезення перевізнику. Останній зобов'язаний розглянути замовлення (заявку) і в строк до 3 днів з дня його прийняття проінформувати замовника перевезення про прийняття або про відмову в прийнятті замовлення (заявки). Причому необхідно письмове обгрунтування причин відмови.

Форма замовлення (заявки) Правилами перевезення не передбачена, але сторони мають право затвердити її самостійно. Початкове оформлення транспортної накладної здійснюється перевізником на підставі заявки. Отже, заявка повинна містити в собі всі необхідні для заповнення накладної і розрахунку вартості перевезення відомості.

Пропонуємо використовувати наступну форму замовлення (заявки).

При прийнятті заявки (замовлення) перевізник в п. 9 ТН «Інформація про прийняття замовлення» ставить відмітку про прийняття замовлення, підпис і печатку.

При розгляді замовлення (заявки) перевізник за погодженням із замовником визначає умови перевезення вантажу. Він заполняетпункти 8-11, 13, 15 і 16 (в частині перевізника) транспортної накладної.

Замовник перевезення і перевізник у п. 16 проставляють дату складання накладної, підпису та печатки. Це означає узгодження сторонами усіх умов перевезення.

У п. 6 «Прийом вантажу» вантажовідправник ставить підпис і печатку. Перевізник (водій) по завершенні навантаження підписує накладну в п. 6. У разі необхідності він вказує в п. 12 свої зауваження і застереження при прийомі вантажу.

У п. 7 «Здача вантажу» вантажоодержувач ставить підпис і печатку. Перевізник (в особі водія), який здав вантаж вантажоодержувачу, ставить підпис.

У всіх незаповнених графах необхідно ставити прочерк (можна ручкою).

Якщо транспортну накладну підписують представники за дорученням, то друку можуть бути відсутні.

Зазначений вище порядок заповнення транспортної накладної не враховує багатьох реалій, що складаються на практиці, як то:

• замовник перевезення не є вантажовідправником;
• замовлення на перевезення надходить по електронній пошті або факсом, і у замовника перевезення немає можливості оформити накладну і підписати її.

Припустимо, замовник і перевізник не можуть оперативно підписати накладну, як і відбувається в більшості випадків. У даній ситуації необхідно закріпити обов'язок щодо заповнення накладної за перевізником на підставі замовлення.

Узгодження умов перевезення здійснюється по факсу або електронною поштою. Тоді перевізник направляє заповнену накладну зі своїм підписом і печаткою в відсканованому вигляді по електронній пошті або копію факсом замовнику для оформлення з його боку.

Однак оформлена таким чином накладна викличе питання у податкового органу. З цієї причини остаточний екземпляр документа з усіма відмітками про приймання вантажу до перевезення та доставки його вантажоодержувачу слід в обов'язковому порядку відправляти замовнику поштою (дублювати по факсу або електронною поштою). Крім того, повністю оформлена накладна з відміткою вантажоодержувача є підтвердженням виконання перевізником своїх зобов'язань.

Транспортна накладна повинна бути повністю оформлена і в оригіналі присутній у замовника перевезення, вантажовідправника, вантажоодержувача і перевізника.

Представляємо алгоритм заповнення стосовно трьох можливих ситуацій.

Замовником перевезення є вантажовідправник (під даний випадок підготовлена ​​форма транспортної накладної і складені Правила перевезень)

Заповнюється у разі порушення умов договору.

Зацікавленою стороною складається акт про порушення, про факт його існування робиться позначка

Замовник перевезення не є ні вантажовідправником, ні вантажоодержувачем

В даному випадку умови перевезення і вартість послуг узгоджуються з замовником перевезення, який не є замовником автотранспорту. Підпункти 1-7 транспортної накладної вантажовідправник не заповнює. Це роблять замовник перевезення або перевізник.

З цієї ж причини в п. 16 ТН підпис і печатку проставляє замовник, а не вантажовідправник. Це означає узгодження з перевізником всіх умов перевезення вантажу і підтверджує достовірність і правильність внесеної в транспортну накладну інформації. У всьому іншому оформлення відбувається в порядку, описаному в таблиці.

Вказівка ​​в п. 16 ТН вантажовідправника не буде помилкою. Як варіант можна додати графу в п. 16 і вказувати поряд з вантажовідправником замовника.

Рекомендуємо в таких випадках в договорі перевезення вказувати обов'язок перевізника щодо заповнення ТН (в тому числі п. 1-7) і оформляти ТН в 4 примірниках.

Замовником перевезення є вантажоодержувач

В даному випадку вантажоодержувач є замовником перевезення. Тому п. 1-7 транспортної накладної заповнює саме він.

За домовленістю з перевізником ці підпункти можуть заповнюватися перевізником на підставі заявки. У п. 16 ТН підпис і печатку проставляє вантажоодержувач (НЕ вантажовідправник). Це означає узгодження з перевізником всіх умов перевезення вантажу на підставі замовлення і підтвердження достовірності та правильності інформації. У всьому іншому оформлення відбувається в порядку, описаному в таблиці.

Вказівка ​​в п. 16 ТН вантажовідправника не буде помилкою. Як варіант можна додати графу в п. 16 і вказувати поряд з вантажовідправником Замовника.

Рекомендуємо в таких випадках в договорі перевезення вказувати обов'язок перевізника щодо заповнення ТН (в тому числі п. 1-7).

Звертаємо увагу, що для замовника перевезення ТН є документальним підтвердженням витрат на перевезення. Податкові органи визнають витрати на перевезення документально підтвердженими тільки при наявності транспортної накладної. Судова практика спірна і склалася до затвердження нової форми накладної.

Доставка товару здійснюється за допомогою експедитора

Відносини, що складаються в рамках транспортно-експедиційної діяльності, мають свої особливості. Відносини з транспортної експедиції регулюються ГК РФ, ФЗ «Про транспортно-експедиційної діяльності», Правилами транспортно-експедиційної діяльності та договором транспортного експедирування.

Транспортна експедиція не ототожнюється з договором перевезення, але експедитор може виконати перевезення своїми силами.

В силу особливостей договору транспортної експедиції є і особливості в документальному оформленні експедиційних послуг.

Договір транспортної експедиції є найважливішим документом, яким регулюються відносини між клієнтом і експедитором. Сторони договору встановлюють: порядок надання послуг та спосіб розрахунків, види експедиторських документів, не передбачених законодавством, спосіб підтвердження факту надання послуг та ін.

Перелік експедиторських документів затверджений п. 5 Правил транспортно-експедиційної діяльності. Експедиторськими документами є доручення експедитору, експедиторська розписка, складська розписка і ін. За фактом надання послуг сторони підписують акт наданих послуг. Акт наданих послуг можна не оформляти, так як необхідність підтвердження факту надання експедиційних послуг законодавством не передбачена. Немає вимоги і до складання звіту про надані послуги.

Рекомендуємо все ж акт наданих послуг оформляти щоб уникнути претензій податкових органів. Претензії податкових органів можуть виникнути через необхідність підтвердження факту надання експедиторських послуг та їх вартості з метою оподаткування прибутку.

Акт наданих послуг складається у довільній формі з дотриманням обов'язкових для первинного облікового документа реквізитів (ст. 9 ФЗ «Про бухгалтерський облік»). Він включає:

а) найменування документа;

б) дату складання документа;

в) найменування організації, від імені якої складено документ;

д) вимірники господарської операції в натуральному і грошовому вираженні;

е) найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

ж) особисті підписи зазначених осіб;

з) докладний перелік наданих послуг та їх вартість. Податкові органи вимагають в обов'язковому порядку наявності ТН. Законодавством не передбачено обов'язкову наявність накладної при наданні експедиційних послуг. Транспортна накладна є обов'язковою, якщо експедитор своїми силами надає послуги з перевезення.

Комплект документів при залученні експедитора у покупця і постачальника буде різним - в залежності від того, на кого договором покладено обов'язок по доставці товару.

Обов'язок по доставці лежить на постачальника

Комплект документів у постачальника включає: договір поставки, ТОРГ-12, договір транспортної експедиції, доручення експедитору, експедиторську розписку, акт наданих послуг.

Якщо експедитор своїми силами здійснює перевезення, то наявність транспортної накладної обов'язково. Адже в даному випадку експедитор виступає перевізником, а не посередником.

Комплект документів у покупця включає: договір поставки, ТОРГ-12, транспортну накладну, копію подорожнього листа на водія, довіреність на свого представника на отримання ТМЦ.

В даному випадку ТН обов'язкове, так як експедитор в будь-якому випадку приверне перевізника і транспортна накладна оформляється.

Обов'язок по доставці лежить на покупцеві

У комплект документів у покупця входять: договір поставки, ТОРГ-12, договір транспортної експедиції, доручення експедитору, експедиторська розписка, акт наданих послуг, транспортна накладна, якщо покупець є вантажоодержувачем.

Накладна у покупця має бути присутня, якщо він є вантажоодержувачем. Так як експедитор в будь-якому випадку привертає перевізника, то один екземпляр накладної залишається у вантажоодержувача.

У комплект документів у постачальника входять: договір поставки, ТОРГ-12, транспортна накладна, копія подорожнього листа на водія перевізника, довіреність на водія перевізника на отримання ТМЦ та копія доручення експедитору.

Для постачальника важливо наявність стороннього перевізника. При передачі товару постачальник повинен упевнитися, що передає товар уповноваженому представнику. З транспортної накладної можна встановити, хто є замовником перевезення. Якщо це не покупець, значить необхідно запросити доручення експедитору або довіреність на водія від покупця.

Зазначені вище рекомендації складені на підставі законодавства України та практики його застосування. Правильно і повно оформлені комплекти документів з доставки товару допоможуть мінімізувати податкові ризики.

Однак претензій податкових органів не уникнути, якщо контрагент визнаний недобросовісним. В даному випадку від повноти комплекту документів, що підтверджує реальність доставки товару, і правильності його оформлення буде залежати успіх платника податків у відстоюванні своїх інтересів в суді.

Не створюйте додаткових ризиків, а правильно і своєчасно оформляйте виправдувальні документи.

Практична енциклопедія бухгалтера