Порівняння документів word - microsoft word

Найчастіше, виявивши дві версії одного і того ж документа Microsoft Word на диску або одну версію на настільному комп'ютері, а іншу на ноутбуці, ми не можемо сказати, чим ці два файли різняться. А ...

Найчастіше, виявивши дві версії одного і того ж документа Microsoft Word на диску або одну версію на настільному комп'ютері, а іншу на ноутбуці, ми не можемо сказати, чим ці два файли різняться.

А буває і так. Ви відправили колезі файл, попросивши працювати з ним при активованої функції Track Changes (Виправлення), щоб потім можна було без праці відстежити будь-які зміни. Але, отримавши файл назад, ви бачите, що колега забув включити цю функцію.

У подібних ситуаціях буде неоціненною функція порівняння двох версій файлу. У Word є вбудована команда Compare (Порівняти версії). На жаль, непросто розібратися, як краще використовувати цю команду, та й знайти її нелегко. Тому ми вирішили розповісти, як Word порівнює файли і об'єднує їх.

Для функції Compare (Порівняти версії) поточний документ означав новішу версію. Всі фрагменти, відсутні у файлі, з яким він порівнювався, відзначалися як доданий текст, так, немов вони вносилися якщо ввімкнено Track Changes (Виправлення). Всі фрагменти зі старого файлу, відсутні в поточному документі, були включені до нього, але позначалися як віддалений текст. При порівнянні жорстко відформатованих документів з декількома колонками і т. П. Word іноді не справлявся з зіставленням тексту і позначав великі блоки незмінного тексту як нові або віддалені. Але при порівнянні слабо відформатованих документів функція була надзвичайно корисною.

Для об'єднання документів потрібно вибрати команду Tools | Compare and Merge (Сервіс | Порівняти і об'єднати виправлення), знайти файл, що об'єднується з відкритим в даний момент файлом, і клацнути на кнопці Merge (Об'єднати). За замовчуванням Word відкриває другий файл і вносить зміни з відкритого в даний момент файлу в другій файл. Але при бажанні можна клацнути на стрілці, розташованій праворуч від кнопки Merge (Об'єднати), і вибрати варіант, коли зміни з другого файлу вносяться в поточний документ, або варіант, коли обидва документи об'єднуються, утворюючи новий документ. Найлегше об'єднувати документи, якщо обидві версії редагувалися при включеній функції Track Changes (Виправлення), але плутанина можлива і в такому випадку. Об'єднані документи знаходяться в рівному становищі. Всі фрагменти, помічені як видалені в будь-який з версій, будуть відзначені як віддалені і в об'єднаній версії, а будь-який текст, доданий в будь-яку з них, буде позначений як внесений. Потім доведеться розсортувати зміни і вирішити, які зберегти і які відхилити, але ви хоча б будете знати, що все викреслене кимось дійсно видалено, а додавання дійсно внесені.

Якщо документи редагувалися при відключеній функції Track Changes (Виправлення), об'єднання не завжди виконується коректно. Всякий раз, коли Word знаходить в одній версії текст, відсутній в інший, будуються здогадки, чи вставлений цей текст з одного документа або видалений з іншого. І часто програма помиляється; якийсь текст, позначений як вставлений, може насправді виявитися віддаленим з одного з файлів, а якийсь текст, позначений як віддалений, на перевірку виявляється вставленим. Будь позначений за таким сценарієм текст може свідчити лише про те, що відмінність між файлами є. Але визначити, чим же конкретно розрізняються дві версії файлу, це не допоможе.

На щастя, існує інший спосіб порівняння документів. Одна з кнопок-прапорців, розташованих зліва від кнопки Merge (Об'єднати), озаглавлена ​​Legal Blackline (Чорні рядки). За замовчуванням вона виключена, але, якщо її включити, кнопка Merge (Об'єднати) перетвориться в кнопку Compare (Порівняти). При натисканні на неї Word замість об'єднання проведе порівняння файлів.