Помилки в трудових книжках виявити і виправити!

ПОМИЛКИ У трудовій книжці: ВИЯВИТИ І ВИПРАВИТИ!

Кількість помилок в трудових книжках, як показує практика, перевищує всі мислимі межі. А адже це - основний документ про трудову діяльність працівника! Якщо кадровики припускаються помилок в основному документі, то про інших документах по особовому складу вже і говорити не доводиться. Досить під час перевірки відкрити одну-дві трудові книжки співробітників, і роботу кадровика вже можна оцінити, не перевіряючи все інше.

Ось і у працівника теж є можливість оцінити професіоналізм колишніх колег-кадровиків, коли під час чергового співбесіди при працевлаштуванні працівник служби персоналу йому заявляє: "У вашій трудовій книжці помилка на помилці!".

Багатьох громадян таке зауваження жахає. Однак насправді обставини складаються на користь власника трудової книжки: його повинно порадувати, що нарешті-то на його трудовий шлях зустрівся кваліфікований фахівець, який з ходу виявив, що основний документ про трудову діяльність не в порядку. Адже до цього, мабуть, ніхто з кадровиків не помічав численних порушень правил заповнення трудової книжки цього громадянина або, не бажаючи його засмучувати, про помилки вголос не говорив.

Тим часом, як показує практика, виправлення помилок повинно бути зроблено якомога більш оперативно. Адже подібні упущення в роботі кадрових служб загрожують обернутися численними проблемами для власників трудових книжок в майбутньому.

Доводиться констатувати той факт, що в останнє десятиліття кількість помилок в трудових книжках працівників придбало небувалий розмах. Причому не варто думати, що кадровик з 20-річним стажем все зробить грамотно. Кадровикам "старої закалки" властива одна особливість: при заповненні трудових книжок вони "не помічають" (або не бажають цього помічати?), Що законодавство не стоїть на місці, а щодня змінюється. І ті правила, які вони застосовували 20 років тому, вже давно не діють, а вони все ще продовжують їх застосовувати.

Важливо пам'ятати, що законодавча база з питань роботи з трудовими книжками названими вище двома нормативними документами не обмежується. До теперішнього часу не скасовано, а тому продовжують застосовуватися в порядку, встановленому ст. 423 Трудового кодексу РФ:

Ніколи не пізно провести аудит трудових книжок, виявити і виправити допущені помилки.

Відкриємо трудову книжку і спочатку перевіримо, чи дотримані загальні правила її заповнення.

Всі записи в трудових книжках виробляються пір'яний або гелевою ручкою, ручкою-роллером (в тому числі кульковою), световодостойкімі чорнилом (пастою, гелем) чорного, синього або фіолетового кольору. Не допускається використання зеленої, червоної пасти: такі "художні надмірності" недоречні в цьому суто діловому документі.

Самою "трудноісправімие" помилкою на першому аркуші трудової книжки вважається відсутність підпису особи, відповідальної за видачу трудових книжок, і печатки організації (друку кадрової служби), в якій вперше заповнювалася трудова книжка. Відновити таку прогалину через деякий час стає практично неможливо: некомпетентний кадровик може звільнитися, друк може бути знищена, фірма зникнути і т. Д.

". Вважаємо, що відсутність печатки на титульному аркуші трудової книжки за умови, що всі записи про трудову діяльність внесені правильно, не є автоматично підставою для визнання трудової книжки недійсною".

У разі якщо печатка організації відсутній і місцезнаходження організації невідомо, з нашої точки зору, працівникові для уникнення в подальшому будь-яких конфліктних ситуацій слід звернутися в архів міста, в якому перебувала організація, і запросити копію наказу про прийом на роботу або інші документи, що підтверджують факт існування даної організації, або до суду в порядку окремого провадження із заявою про встановлення факту роботи в організації, де повинна була бути поставлена ​​печатка (факту, що має юридичне зна і). При цьому роботодавець в разі звернення до нього, вважаємо, повинен надати необхідну допомогу.

Таким чином, для цілей пенсійного забезпечення після зазначеного періоду часу первинним є наявність відомостей індивідуального персоніфікованого обліку.

Дуже часто кадровики припускаються помилок на титульному аркуші вже при первинному заповненні трудової книжки. Практично завжди це відбувається від неуважності співробітника відділу кадрів або від його небажання звірити внесені дані з засвідчують їх документами. Нерідко кадровики вносять відомості зі слуху, а тому спотворюють прізвище власника трудової книжки, професію і т. Д.

"Зіпсовані при заповненні бланки трудової книжки і вкладиша до неї підлягають знищенню з складанням відповідного акту", - говорить п. 42 Правил ведення трудових книжок.

Але практично завжди кадровик за першим місцем роботи, бажаючи приховати свої "гріхи", всупереч законам все ж видає працівникам "забраковану" трудову книжку, свідомо знаючи, що документ містить непоправну помилку і створить їм масу проблем в майбутньому.

Нормативно-правові акти про порядок ведення трудових книжок містять лише вказівки про те, як виправити на титульному аркуші правильно внесені особисті дані на інші в разі їх зміни в результаті вступу в шлюб, зміни паспортних даних і т. П. А ось як виправити неправильні записи , жодна інструкція, звичайно, не розповідає, розраховуючи на те, що перед заповненням документа працівник кадрової служби все ж спроможеться прочитати встановлені правила. На жаль! На практиці таке відбувається далеко не завжди.

Якщо працівник отримав вищу освіту, то колишня щабель освіти не викреслюється з його життя і, відповідно, з його трудової книжки: доповнення записів про отримані нових освіті, професії, спеціальності здійснюється шляхом доповнення наявних записів без закреслення раніше внесених записів. При цьому Інструкція щодо заповнення трудових книжок не зобов'язує кадровика додатково засвідчувати внесення зміни і робити позначки на внутрішній стороні обкладинки (як це ми бачили в разі зміни прізвища).

Відомості про роботу

А ось в розділах "Відомості про роботу" і "Відомості про нагородження" трудової книжки закреслення (замазування, заклеювання) раніше внесених неточних, неправильних або інших визнаних недійсними записів не допускається.

Якщо кадровиком внесена неправильний запис (наприклад, містить невірні фактичні дані), то виправлення здійснюється єдино допустимим способом: шляхом визнання цього запису недійсною.

Припустимо, в трудовій книжці слід написати: "Прийнята в адміністративний відділ на посаду секретаря". Але неуважний фахівець кадрової служби вказав: "Прийнята в адміністративний відділ на посаду адміністратора".

Виправити таку помилку треба так.

У графі 1 указується черговий порядковий номер запису. У графі 2 проставляється не дата первісного запису, а дата виправлення помилкового запису, навіть якщо між помилкою і її виправленням пройшло чимало часу.

У графі 3 вказується:

"Запис за номером таким-то є недійсним. Прийнята в адміністративний відділ на посаду секретаря".

Якщо помилка обумовлена ​​неуважністю кадровика, а наказ містить вірні відомості, то в графі 4 повторюються дата і номер цього наказу. Якщо ж помилка закралася в сам розпорядчий документ, то спочатку необхідно визнати недійсним наказ, оформити новий наказ і тільки потім перенести дату і номер нового документа в графу 4.

Якщо кадровик хоча б один раз зіпсував трудову книжку тим, що вніс запис про звільнення або переведення на іншу постійну роботу, яка згодом була визнана недійсною, то за письмовою заявою працівника він зобов'язаний видати дублікат трудової книжки без внесення до нього запису, який визнано недійсним.

До внесення запису про прийом на роботу в графу 3 записується у вигляді заголовка найменування організації. Типовою помилкою є те, що багато кадровики вказують або тільки повне найменування, або тільки скорочене. Тим часом Інструкція щодо заповнення трудових книжок вимагає, щоб було вказано і повне, і скорочене (за його наявності) найменування. Причому найменування роботодавця слід вказувати в точності з тим, як воно зазначено в установчих документах.

При внесенні запису про прийом на роботу ніякі умови праці, крім конкретного найменування структурного підрозділу організації (якщо умова про роботу в конкретному структурному підрозділі включено в трудовий договір) і найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації, не вносяться. Так, помилковим є вказівка ​​в трудовій книжці на те, що працівник прийнятий з випробувальним терміном, на неповний робочий день і т. П. Чомусь раніше кадровики пишуть особам, прийнятим на умовах строкового трудового договору, до трудових книжок: "Прийнято тимчасово. ", хоча таке уточнення нормативно-правовими актами про порядок ведення трудових книжок не передбачено.

У трудову книжку вносяться відомості тільки про переведення на іншу постійну роботу. Відомості про переклади тимчасового характеру, про суміщення професій (посад), про заміщення тимчасово відсутнього працівника, про відпустки всіх видів в документ не вносяться.

Якщо у працівника є бажання в майбутньому мати докази, що він успішно заміщав хворого начальника або працював за іншою професією (посадою), то він має право звернутися до роботодавця з письмовою заявою про видачу довідки або отриманні засвідчених копій наказів відповідного змісту.

Вкладиш до трудової книжки вшивається тоді, коли в трудовій книжці заповнені всі сторінки одного з розділів, наприклад "Відомості про роботу". Вкладиш без трудової книжки недійсний. Щоб вкладиш не загубився, кадровик повинен його саме вшити (НЕ приклеїти і не вкласти) в трудову книжку. При видачі кожного вкладиша на титульному аркуші трудової книжки ставиться штамп з написом "Виданий вкладиш" і зазначаються серія та номер вкладиша.

Якщо кадровик не захотів обтяжувати себе тим, щоб заводити вкладиш, а продовжив вносити відомості про роботу в розділ "Відомості про нагородження", то це є грубою помилкою і працівникові необхідно негайно вимагати переносити всі записи про роботу у вкладиш.

Засвідчення трудової книжки

Завіряти підписом кадровика і печаткою організації кожну внесену запис в трудову книжку нормативно-правові акти про порядок ведення трудових книжок не зобов'язують: навпаки, це є помилкою. Кадровик (інша уповноважена наказом особа) розписується тільки один раз - після внесення запису про припинення трудового договору. Так само лише один раз ставиться печатка.

Свій підпис у трудову книжку має право ставити тільки та особа, на яке дане повноваження покладено наказом. Цього вимагає п. 35 Правил ведення трудових книжок. Таким чином, навіть посадова інструкція, що містить перерахування обов'язків кадровика (в тому числі обов'язки з ведення трудових книжок), не може заміняти собою зазначений наказ. Відповідно, якщо тимчасово (з огляду на невходження у відпустку, хвороби та ін.) Та особа, яка уповноважена ставити підпис в трудових книжках згідно з наказом, відсутня, виникає необхідність видати інший наказ про призначення тимчасово відповідальним за трудові книжки ще когось зі співробітників.

Запис про звільнення

В запису про припинення трудового договору є підстави звільнення повинно бути вказано в точній відповідності з формулюваннями Трудового кодексу України чи іншого федерального закону і з посиланням на відповідні статтю, частина статті, пункт статті закону.

Формулювання "Звільнений за власним бажанням" чітко передає причину припинення трудового договору та відповідає багаторічній практиці ведення трудових книжок правоприменителями.

У Правилах ведення трудових книжок поняття "звільнення" та "припинення трудового договору" вживаються як тотожні.

У зв'язку з цим допускається можливість вказівки в трудову книжку як фрази "Звільнено", так і "Трудовий договір припинений" (наприклад, коли трудовий договір припиняє свою дію в результаті смерті працівника).

Разом з тим багаторічна практика ведення трудових книжок виробила підхід, згідно з яким в трудовій книжці, як правило, вживається слово "звільнений".

З огляду на викладене, при припиненні трудового договору з ініціативи працівника запис в трудовій книжці виробляється приблизно такого змісту:

"Звільнений за власним бажанням, пункт 3 частини першої статті 77 Трудового кодексу Укаїни".

При отриманні трудової книжки при звільненні вручите працівникові трудову книжку у відкритому вигляді на тій сторінці, де була внесена останній запис, щоб працівник не відразу прибрав документ в сумку, а глянув на ті записи, які були йому внесені. Попросіть працівника перечитати всі записи, перевірити ще раз дати, нумерацію і т. П. І якщо всі відомості внесені правильно, то працівник повинен розписатися безпосередньо в трудовій книжці, а не на окремому листочку, як це робили раніше.

Якщо ж працівник виявив помилку, негайно визнайте її і прийміть заходи до виправлення "по гарячих слідах", щоб за новим місцем роботи новий кадровик не кричала, оцінюючи ваш професіоналізм: "У цій трудовій книжці помилка на помилці!".

по трудовому праву

ТОВ "Кадровий Холдинг