Пояснювальна записка що це таке, види, чим відрізняється від доповідній

Головна> Кадрові питання> Пояснювальна записка: що це за документ і навіщо він потрібен?

З таким видом документа, як пояснювальна записка знайомі абсолютно всі. Деяким довелося зіткнутися з написанням записки пояснювального типу ще в шкільні роки, комусь в студентські часи, а хтось дізнався про неї тільки при виході на роботу.

Дорогі Новомосковсктелі! Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок носить унікальний характер.

Що це за документ?

Пояснювальна записка - це один з видів документів письмової форми, який або роз'яснює деякі пункти головного документа (звіту, плану і т. Д.), Або дає пояснення певних дій. для розслідування обставин або ж фактами.

Доповідна - це документ, призначений для розгляду керівництвом, який несе в собі чітку інформацію, щодо будь-яких аспектів, а також містить висновки, поради та пропозиції. сприяють до спонукання начальства прийняти необхідне рішення.

Види записок даного типу

Існує кілька видів записок, тому давайте розберемося, в яких випадках застосовується та чи інша форма цього документа.

Пояснювальні записки можна умовно класифікувати на наступні групи:

Спонукальні записки. Даний вид документа, як правило, використовують фізичні особи, які хочуть добитися конкретно поставленої мети від вищестоящих осіб, уповноважених на прийняття, необхідного рішення.
Повідомні записки. Такі записки періодично роботодавці вимагають від підлеглих, з метою отримання відомостей про робочий процес, деяких його деталях, а також підсумки, поставлених керівництвом завдань.
Звітні записки. Звітні пояснювальні записки виступають в ролі певного повідомлення або доповіді про якісь діях, а також повідомленням про кінцевих результатах виконаної роботи.

У ряді випадків такі записки є документом, який надає звіт начальству про виконання наказу, постанови, а також дій іншого характеру.

Щоб правильно оформити документ, необхідно використовувати загальний бланк того підприємства, де працює співробітник, і отримати підпис від начальства.

Відрізняється від зовнішньої записки тим, що для внутрішньої не потрібно вказувати індексу, місця ув'язнення документа, а також отримання підпису від керівника. В іншому дані, які повинні бути присутніми в записці, збігаються з перерахованими вище даними для зовнішньої записки.

Різниця між пояснювальній і пояснювальній записками

Такі види документів, як пояснювальна і пояснювальна записки, дуже схожі за своєю суттю, але все ж мають відмінності. Документ, що є пояснювальним, містить інформацію за звітний період. встановлений для будь-якої організації, і надзвичайно важливий для бухгалтерської звітності.

Пояснювальна записка несе інформацію, яка виступає в ролі доповнення для всіляких показників обліку. деяких таблиць, що відображають стан майна, а також інших документів фінансового характеру.

Таким чином, пояснювальна записка є більш загальним документом на відміну від пояснювальної, яка використовується переважно в сфері бухгалтерії.

Завантажити приклад пояснювальної записки можна тут.

Терміни подачі та дії

Статтею 193 встановлено, що фізична особа, що представляють роботу некомпетентному співробітнику, перед вчиненням дисциплінарних стягнень повинно вимагати з нього документ з поясненням причин ухилення від виконання його обов'язків, а так само, коли він пишеться.

У разі застосування таких документів, як пояснювальні записки, діють такі строки:

Надати записку з поясненням працівник повинен не пізніше, ніж за два робочих дні. В іншому випадку, якщо за цей термін роботодавець не отримує документ, то в бік співробітника оформляється акт.
Документ, що містить пояснення про порушення трудових дій, повинен зберігатися протягом трьох років (згідно з федеральним законом під номером 587, що вміщає відомості про перелік архівних документів і про строки зберігання документації). По закінченню цього терміну, записка втрачає термін придатності.

Можливо вас зацікавить інформація і про іншої документації, наприклад заповнення довідки 2-ПДФО.

Чи зобов'язаний працівник писати пояснювальну?

У той час, як на роботодавця, відповідно до чинного законодавства, покладено обов'язок вимагати від співробітника пояснювальну при підозрі його в дисциплінарний проступок, співробітник має право не писати пояснювальну.

Якщо співробітника особисто ознайомили з листом, яке інформує особу про бажання роботодавця отримати пояснення, то він в обов'язковому порядку повинен на нього дати відповідь. При цьому за ним залишається право не писати пояснювальну.

Відмова від надання пояснень письмово

Фізична особа, що надає роботу, запитує пояснення від співробітника з метою роз'яснення певних дій і вчинків. Працівник має право відмовитися від написання даного документа, але цей факт не зіграє на його користь.

Відмовившись від написання документа, працівник піддається більшому ризику для отримання таких покарань:

зауваження,
догани,
Штрафних санкцій,
звільнення,
Інших видів покарань, які є доречними на думку роботодавця.

Грамотно написавши записку і чітко роз'яснивши всі факти, співробітник значно збільшує свої шанси до пом'якшення провини або повного виправдання в очах роботодавця.

Журнал реєстрації доповідних і пояснювальних записок

У список обов'язків роботодавця входить дотримання загальноприйнятих правил діловодства. До їх числа відносять реєстрацію пояснювальних і доповідних записок в журналі, який обов'язково повинен бути присутнім на кожному підприємстві і служити в якості джерела з обліку документації.

У той час як всім документам, укладених у вигляді записок, присвоюється номер реєстраційного типу, то для доповідних і пояснювальних записок нумерацію в журналі необхідно проводити в окремій графі. Слід пам'ятати, що реєструвати доповідні і пояснювальні записки разом - заборонено!

При заповненні журналу потрібно вказати номер документа, дату, а також найменування і заголовок.

Щоб мати уявлення, що це за документ, скачайте зразок пояснювальної записки при запізненні на роботу.

У вас є питання юридичного характеру?

Забити на таку компанію і прийти працювати до нам.Такой хрени у нас НЕМАЄ!