Планування робочого дня - управління виробництвом

При плануванні робочого дня виділяють наступні типи завдань:

• «Жорсткі» завдання - це завдання пов'язані з конкретним моментом часу (доповідь о 12.00).
• «Гнучкі» завдання - це завдання не зв'язані з конкретним моментом часу (дізнатися час доповіді).
• «Бюджетіруемих» завдання - це завдання, які є великими за своїм обсягом, найбільш пріоритетні, які не передбачають жорсткого часу для їх виконання, але потребують великої часового ресурсу (підготуватися до доповіді - 4 години).

Як планувати робочий день?

1 крок. «Жорсткі» завдання плануйте на сітці часу. Наприклад, якщо ви плануєте кілька зустрічей, передбачайте тимчасові резерви ( «буферні» зони) між ними на різні непередбачені обставини.

2 крок. Підготуйте повний список «гнучких» завдань (як правило, в щоденнику це робиться справа щодо сітки часу).

3 крок. Пріоритетні завдання, які необхідно виконати в першу чергу, слід виділити (підкресленням, кольором). З них необхідно починати виконання «гнучких» завдань. Такими завданнями можуть бути:

• уточнюючі (завдання, які організовують робочий розпорядок для себе і підлеглих);
• невідкладні (ключові для робочих процесів)
• спрямовані на стратегічні цілі.

4 крок. Для «бюджетіруемих» завдань забронюйте час в тимчасовій сітці або в списку «гнучких» завдань. Запам'ятайте: жорстко планувати і одночасно бюджетувати більше 60-70% часу - нереально!

5 крок. Якщо в ході дня є вільний час між «жорсткими» завданнями, його необхідно заповнювати. Заповнювати цей час слід починаючи з пріоритетних завдань.

Приклад розподілу завдань в тимчасовій сітці при плануванні робочого для.

Що таке технологія планування 1-7-365?

Для того, щоб контролювати всі завдання, які, як правило, мають різні терміни виконання, їх слід групувати в тематичні блоки. Основоположними позиціями для угруповання повинні бути «день», «тиждень», «рік». Крім вищевказаних позицій можна створювати і інші (наприклад, «проект», «робота»). При використанні електронних систем планування є можливість бачити одну задачу з різних позицій (наприклад, завдання належить до групи «проект» і одночасно до групи «тиждень»).

Таким чином, в особистому плануванні важливо мати 3 основні позиції:

День: завдання на сьогодні - план всього дня в щоденнику;

Тиждень: завдання, термін виконання яких припадає на найближчі тиждень-місяць;

Рік: всі інші довгострокові завдання.

Технологія планування робочого дня 1-7-365 проста:

1. Увечері, при складанні планів на наступний день, необхідно переглядати розділ «тиждень». Всі завдання з розділу «тиждень», які вже вимагають виконання, заносяться в розділ «день».
2. Один раз в тиждень, при складанні планів на наступний тиждень, слід переглядати розділ «рік», звідки всі актуальні завдання переписуються в розділ «тиждень».

Метод «Альпи»

Метод «Альпи» - система щоденного планування, яка широко використовується як в Європі, так і вУкаіни. Назва методу - умовне, воно символізує підйом до намічених цілей - «висот». Метод «Альпи» являє собою алгоритм з п'яти кроків:

Увечері запишіть всі завдання, які необхідно виконати завтра (або з ранку запишіть всі завдання на сьогодні).

• рекомендується мати 7 +/- 2 завдання на день.
• завдання на день плануються за технологією 1-7-365 (тобто завдання з розділу «тиждень», які вже вимагають виконання, заносяться в розділ «день»)

Як тільки ви склали список завдань, їх слід розподілити за важливістю. Як це робити - залежить від вас. Ви можете, наприклад, виділяти пріоритетні завдання виділяти підкресленням або кольором, а можете використовувати АВС-підхід і т.п.

Потім вам необхідно оцінити кількість часу, який буде потрібно на виконання кожної із запланованих вами завдань. Якщо ці завдання носять щоденний шаблонний характер, варто заздалегідь провести їх хронометраж. Тут головне пам'ятати, що на «жорсткі» і «бюджетіруемих» завдання не може бути витрачено більше 60-70% часу.

Крок 4: Раціоналізація і делегування

Проаналізуйте завдання. Виберіть ті, які ви як керівник (якщо це дозволяє тип організаційної структури) можна передати на виконання іншим (делегувати), а так же визначте, чи можна виконати завдання швидше, простіше і з найменшим залученням ресурсів.

На даному етапі можна формувати жорстко-гнучкий план дня, приступити до виконання завдань, а так же контролювати їх виконання. В кінці робочого дня прийміть рішення по незавершених справ - перенесіть їх на інші дні, відкладіть або скасуйте.

Ключові галузі називають найважливіші сфери життя, в яких необхідно досягти певних результатів.

• Ключові області повинні періодично переглядатися.

• Не можна виділяти понад 10 ключових областей.

Як визначити свої ключові області?

Як досягати «слонових» цілей?

• Застосовувати SMART-технологію при формулюванні цілей.

Технологія SMART служить для визначення критеріїв якості мети, яких слід дотримуватися при цілепокладання.

S (Specific) - опис кожної мети має бути чіткою, конкретний результат.

M (Measurable) - кожна мета повинна бути вимірної за допомогою стандартних процедур вимірювання і конкретних індикаторів.

A (Agreed) - кожна мета не може бути не узгоджена з іншими цілями.

R (Reаlistic) - мета повинна бути досяжною.

T (Time related) - кожна мета повинна мати чітке визначення в часі, мати конкретні терміни її досягнення.

• Дробити «слона» на логічно взаємопов'язані частини і вносити їх в загальний список завдань на день.

• «Поглинати» «слона» будь-якими частинами, навіть якщо вони не мають логічного зв'язку між собою!