Основні вимоги до бланків підприємства - студопедія

Варіанти розташування реквізитів

Обов'язкові та додаткові реквізити і варіанти їх оформлення

Постійні і тимчасові реквізити

Реквізити, які використовуються при оформленні ОРД, бувають постійними і змінними.

До постійних можна віднести такі реквізити, які постійно присутні на документі в незмінному значенні і які, отже, можна заздалегідь нанести на бланк організації. Це такі реквізити, як Державний герб Укаїни або герб суб'єкта Укаїни (якщо організація має право зображати герб на своєму бланку), емблема організації (якщо вона є у організації), найменування організації, довідкові дані про організацію, код організації, код форми документа (наприклад , службового листа), інші коди (ОГРН, ІПН / КПП).

Звичайно, перераховані реквізити можуть, в силу певних обставин, змінюватися, і тоді організації доводиться заново виготовляти бланки. Однак це відбувається не так часто, особливо в державних організаціях. Тому наносити заздалегідь зазначені реквізити вигідно - це скорочує час, що витрачається на підготовку документів, виключає появу помилок і значно покращує ввійшовши вид документа, особливо, якщо ці реквізити нанесені друкарським способом.

До змінних можна віднести такі реквізити, які залежать від конкретних обставин, наприклад реквізит 11 «Дата документа» залежить від того, коли створюється документ, реквізит 20 «Текст документа» - від того, про що буде сказано в документі, т. Е. Від змісту питання, що освітлюється в документі.

Таким чином, значення змінних реквізитів завжди буде різним, залежно від обставин підготовки і виду документа, але незмінним все-таки залишаються місце їх розташування на документі і правила їх оформлення.

Реквізити можна розділити на обов'язкові та додаткові.

Обов'язкові реквізити забезпечують юридичну силу документа, і вони присутні завжди на будь-якому вигляді ОРД.

До обов'язкових належать такі реквізити:

- реєстраційний номер документа,

- заголовок до тексту,

Додаткові реквізити бувають не на всіх видах документів (наприклад, емблема, відмітка про контроль). Додаткові реквізити можуть характеризувати етапи обробки документа наприклад,

29 «Відмітка про надходження документа в організацію»,

30 «Ідентифікатор електронної копії документа»,

але відсутність додаткового реквізиту на документі не може вплинути на юридичну силу документа.

Формуляр-зразок передбачає два варіанти оформлення реквізитів: кутовий і поздовжній, тобто Існує два способи оформлення реквізитів: флагової і центрований

При кутовому варіанті або флаговая способі заголовна частина бланка документа розташовується в лівому верхньому куті аркуша формату А4ілі А5. При розташування реквізитів початок реквізиту розташоване завжди від лівої межі зони розташування реквізиту.

При поздовжньому варіанті або з центром способі заголовна частина бланка продовжується до кордону правого поля. Тобто при розташування реквізитів початок і кінець кожного рядка реквізиту рівновіддалені від меж зони розташування реквізитів.

Таким чином, формуляр-зразок встановлює основні принципові моменти, на основі яких вироблені єдині правила оформлення реквізитів, що вживаються при оформленні організаційно-розпорядчих документів.

1. Які формати паперу використовуються для побудови формуляра-зразка ОРД?

2. Які розміри полів ОРД встановлено формуляром-зразком ОРД?

3. Чи можуть на полях документа розташовуватися будь-які реквізити?

4. Який максимальний склад реквізитів встановлено формуляром-зразком?

5. Скільки положень табулятора використовується при оформленні реквізитів?

6. Які реквізити відносяться до постійних?

7. Які реквізити є обов'язковими?

8. Скільки існує способів оформлення реквізитів?

9. Що характеризують додаткові реквізити ОРД?

10. Чим поздовжній варіант розташування реквізитів заголовної частини бланка відрізняється від кутового?

Бланки документів

Офіційні документи, створювані юридичними або фізичними особами, повинні бути оформлені і засвідчені в установленому порядку.

Бланки можуть бути виготовлені друкарським способом, за допомогою засобів оперативної поліграфії або відтворені за допомогою комп'ютера. При використанні ПК бланк може бути введений в пам'ять машини і автоматично виводитися при роздруківці документа.

Бланки із зображенням Державного герба РФ (гербові бланки) виготовляються лише друкарським способом поліграфічними і штемпельно-граверними підприємствами, що мають сертифікат про наявність технічних і технологічних можливостей для якісного виготовлення зазначеного виду продукції і ліцензію на цей вид діяльності. На гербових бланках повинні бути проставлені порядкові номери і серії. Ці бланки підлягають обліку в організаціях (фірмах). Бланки організацій з відтворенням Державного герба Укаїни і гербів суб'єктів Укаїни (гербові бланки) є поліграфічною продукцією, яка підлягає обліку.

Гербові бланки організації повинні мати порядкові номери, які проставляються друкарським способом або нумератором. Іноді на гербових бланках проставляють і серії цих номерів. Кожен вид гербового бланка враховується в окремому журналі (або інший реєстраційно-облікової формі), а самі бланки зберігають в надійно стираних і опечатують шафах. Знищення їх відбувається в установленому порядку, за актом з відміткою в обліково-реєстраційній формі.

Для того щоб виготовити гербовий бланк або будь-який інший бланк в друкарні, слід зробити макет бланка в масштабі 1: 1, на який повинні бути нанесені постійні реквізити, необхідні позначки для зміннихреквізитів, вказані розміри зон розташування реквізитів. Потрібно вказати сорт і колір паперу, вибрати необхідні шрифти, вказати тираж, узгодити терміни виконання та вартість виготовлення. На макеті бланка має бути проставлено вказівку про те, що керівник організації дозволяє до друку цей макет (зазвичай пишеться слово «Дозволяю»). Також на макеті повинні бути підпис керівника та печатку організації. До макету має бути складено супровідний лист.

При оформленні організаційно-розпорядчих документів прийнято використовувати виготовлений заздалегідь бланк.

При проектуванні бланків документів розміри зон розташування реквізитів, що вживаються на бланках, повинні відповідати цим технічним на формулярі-зразку.

На бланку відповідно до встановленими розмірами і правилами оформлення реквізитів наносять постійні реквізити, відзначають у вигляді куточків або ліній місця розташування деяких змінних реквізитів, які повинні бути у верхній (заголовної) частини бланка. Також куточками відзначають поля документа і місця розташування реквізитів, що наносяться в нижній частині бланка.

Бланки документів можуть виготовлятися на форматах А4 і А5, з кутовим і продольнимваріантамі розташування реквізитів. При виготовленні бланків друкарським способом або за допомогою обчислювальної техніки реквізити завжди оформляються центровані способом, при виготовленні за допомогою друкарської машини - прапоровим способом.

Як правило, підприємства використовують такі види бланків: загальний бланк, бланк листа, бланк конкретного виду документа.

Бланки поділяються на дві групи: основні і додаткові.

До основних видів бланків документів відносяться:

§ бланк для листів;

§ загальний бланк;

§ бланк конкретного виду документа.

На підприємствах. крім того, з метою документаційного забезпечення діяльності структурних підрозділів (посадових осіб) можуть застосовуватися додаткові види, до яких можна віднести:

· Посадовий бланк;

· Бланк структурного підрозділу;

· Бланк для роботи із зарубіжними партнерами

Кожен вид бланків документів має певний набір реквізитів. Загальний бланк використовують для підготовки будь-яких видів документів, крім листа, тобто він використовується для виготовлення більшості внутрішніх документів організації, за винятком листів. Бланк називається загальним. тому він містить однаковий набір реквізитів для всіх видів документів, які на ньому створюються.

На загальному бланку в залежності від установчих документів можуть бути нанесені такі постійні реквізити:

01 - Державний герб Укаїни;

02 - Герб суб'єкта Укаїни;

03 - Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);

04 - Код організації;

08 - найменування організації;

14 - місце складання або видання документа;

Для змінних реквізитів на загальний бланк наносяться обмежувальні позначки ліній - для реквізитів:

11 - дата документа;

12 - реєстраційний номер документа (для даного реквізиту заздалегідь також друкують знак «№»)

У вигляді куточків розрізняють місця розташування таких реквізитів:

18 - Заголовок до тексту;

29 - Відмітка про надходження документа в електронній формі

30 - Ідентифікатор електронної копії документа.

Між реквізитом 04 «Код організації» і реквізитами 11 «Дат документа» і 12 «Реєстраційний номер документа» залишають місце для нанесення (вдруковування) реквізиту 10 «Найменування виду документа».

Бланк конкретного виду документа (за винятком листа) створюється, якщо в організації видається багато документів одного і того ж виду. Бланк конкретного виду документа застосовується тільки при оформленні відповідних видів документів, н-р, наказів, розпоряджень і т.п. Онсоставляется на основі загального бланка, містить ті ж реквізити і лише доповнюється найменуванням відповідного виду док-та, н-р, наказ, розпорядження і т.п. Практично всі організації мають бланк наказу; в організаціях, в яких діють колегіальні органи - бланк протоколу.

Тобто коли в загальний бланк вносять назва структурного підрозділу, наприклад, «наказ», «акт», «протокол», цей бланк стає бланком конкретного виду документа - бланк наказу, бланк акту, бланк протоколу і т. д.

Таким чином, бланк конкретного виду документа фактично є різновидом загального бланка, так як загальний бланк без вживання найменування виду документа взагалі не застосовується при оформленні організаційно-розпорядчих документів.

Реквізит 07 «Код форми документа» карбується в бланк при оформленні конкретного виду документа, так як кожен вид (різновид) документа має власний код уніфікованої форми по ОКУД.

У реквізиті 09 «Довідкові дані про організацію» обов'язково повинна бути інформація про місце складання, тому немає необхідності у вживанні реквізиту 14 «Місце складання або видання документа».

Таким чином, бланк листа відрізняється від загального бланка тільки двома реквізитами. Всі інші реквізити, для яких на загальному бланку нанесені позначки у вигляді куточків, також вживаються на бланку листа і оформляються за тими ж правилами. Бланки листи наведені »» дод. 7-10.

Бланк листа використовується для листування організаціями зі сторонніми організаціями. Він застосовується тільки при оформленні листів підприємства (структурного підрозділу, ДЛ).

Бланки, що застосовуються підприємством повинні відповідати певним вимогам.

На бланку для листів можуть бути розміщені такі реквізити:

· Герб (для організацій, що мають на це право);

· Емблема організації (при наявності герба непроставляється) або товарний знак

· Найменування вищестоящої організації (якщо вона є);

· Найменування організації (структурного підрозділу);

· Код організації (підприємства) за ЄДРПОУ;

· Основний реєстраційний номер документа;

· Ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП);

На бланках листи ставляться обмежувальні куточки для наступних реквізитів:

· Заголовок до тексту

На бланку для листів не вказується назва структурного підрозділу (слово «лист»).

Відповідно до ГОСТ Р 6.30-97 допускається створення бланка структурного підрозділу (а також філії, представництва, відділення та інші) організації (фірми) і бланка посадової особи, якщо ця посадова особа наділена правом підпису документів. Бланки посадової особи використовуються, як правило, для керівника і його заступників.

Бланк структурного підрозділу організації або посадової особи проектують в тому випадку, якщо керівник підрозділу чи посадова особа мають право підпису. Найменування структурного підрозділу або найменування посади наносяться на бланк після реквізиту 08 «Найменування організації». Структурний бланк або бланк структурного підрозділу (посадової особи) може застосовуватися при оформленні будь-яких видів документів відповідних підрозділів (осіб), крім листів.

Бланк структурного підрозділу застосовується для оформлення документів в представництвах, філіях, великих структурних підрозділах підприємства. На такому бланку після найменування підприємства вказується найменування структурного підрозділу, наприклад:

Посадовий бланк використовується для складання документів керівника підприємства. На такому бланку замість найменування організації вказується посада її керівника, н-р, «Директор Федеральної прикордонної служби Укаїни», «Президент ЗАТ« Дизель »і т.п. Зразки бланків посадових осіб наведені в дод.

ГОСТ Р 6.30-97 передбачає два варіанти розташування реквізитів бланка:

· Поздовжнє і

При поздовжньому розташуванні реквізити бланка розташовують уздовж верхнього поля і вирівнюють або по ширині, або по центру.

Для виготовлення документів застосовують папір встановлених форматів.

Найбільш поширеними є формати:

· А4 (210мм × 297) і А5 (148мм × 210 мм) .;

· Щільності від 80 до 200 г / м²;

· Зі ступенем білизни - від 88 до 98%.

Бланки слід друкувати фарбами насиченого кольору, що дозволяють виготовляти якісні копії документів за допомогою копіювальних апаратів.

Будь-який документ повинен мати поля, тобто певний простір між краєм аркуша паперу і текстом. Поля необхідні для підшивки документа і проставлення деяких службових відміток. Відповідно до вимог ГОСТ Р 6.30-97 розміри полів повинні бути не менше:

- ліве поле - 20 мм;

- праве поле - 10 мм;

- верхнє поле - 20 мм;

- нижнє поле - 20мм.

У бланках організацій суб'єктів РФ, що мають поряд з українським як державної національний мову, можуть створюватися бланки, в яких реквізити «№», «Найменування організації», «Довідкові дані про організацію», «Місце складання або видання документа» друкують на двох мовах - російською і національному - на одному рівні, використовуючи поздовжнє розташування реквізитів. Тобто в таких бланках всі реквізити листа повторюються двічі: російською та іноземною мовою.

1. Бланки виготовляються на папері формату А4 або А5 світлих тонів (білому папері).

2. Поля по краях бланка повинні складати зліва, зверху і знизу - не менше 20 мм, праворуч - не менше 10 мм.

3. В залежності від способу розташування реквізитів розрізняють кутові і поздовжні бланки.

4. Розташування реквізитів в межах бланка проводиться центровані, прапоровим (з вирівнюванням від лівої межі бланка) способами або з вирівнюванням по всій ширині бланка (в межах, встановлених полями).

5. З метою обліку на бланках (в межах лівого, правого або нижнього полів) допускається проставлення номерів друкарським способом або за допомогою нумератора.

Розробка бланків організовується підприємством з дотриманням положень розд. Методичних рекомендації ВНИИДАД ФАС Україна «ОРД. Вимоги до оформлення документів ».