Організація заходів робота з пресою, events - live

Приєднуйтесь до обговорення

Організація заходів: робота з пресою

Будь-який захід - будь то виставка, круглий стіл, наукова конференція або презентація - проводяться не заради більшого задоволення організаторів. Одна з основних його завдань (а найчастіше вона ж і основна) - привернути увагу широкої аудиторії як до самого заходу, так і до тем, які на ньому розглядаються. Тому питання співпраці із засобами масової інформації - не просто серйозний: архісерьезное. Як запрошувати? Кого запрошувати? На якій основі - платній або безкоштовній? І чи треба воно взагалі?

Спробуємо відповісти на всі ці питання.

ЗМІ: природний відбір

Почнемо з останнього: звичайно ж, треба! Якщо ми хочемо донести до народних мас потрібну інформацію, без участі «четвертої влади» не обійтися. А от щодо «кого» - тут потрібно дуже добре подумати.

Насамперед варто зрозуміти, на кого повинен бути спрямований інформаційний удар. Іншими словами, виділити вашу цільову аудиторію - і запрошувати ЗМІ згідно з цим вибором. Наприклад, якщо мова йде про презентацію нового косметичного бутіка - не має сенсу співпрацювати з газетами, основні Новомосковсктелі яких - пенсіонери. Ваша цільова аудиторія повинна збігатися з цільовою аудиторією видання, радіостанції чи телеканалу - тільки в цьому випадку повідомлення буде засвоєно. В іншому випадку отримаємо постріл в «молоко»: ну, скажіть, яке діло бабусі-пенсіонерці до відкриття п'ятизіркового готелю, а прихильнику телешоу «Дом 2» - до актуальних проблем демографії або нових методик профілактики та лікування трихінельозу?

Ви запитаєте: як дізнатися цільову аудиторію ЗМІ? Будь-яке друковане або інтернет-видання, радіостанція і телеканал мають дані маркетингових досліджень на цей рахунок - і вам їх із задоволенням покажуть. Якщо таких даних немає, до того ж вам заявляють, що «нас Новомосковскют (дивляться) все» - навряд чи ви маєте справу з серйозними професіоналами.

Звичайно ж, варто поцікавитися тиражем і територією поширення. Якщо ви проводите презентацію нового готелю - який практичний інтерес в цьому для жителів вашого міста? Значить, потрібно шукати виходи на федеральні ЗМІ, а також на спеціалізовані видання, присвячені туризму і готельного бізнесу. І, звичайно ж, залучайте мережеві видання - інтернет не знає кордонів.

Платити чи не платити?

По суті, у платного співробітництва із засобами масової інформації є тільки один мінус: додаткові витрати. Втім, їх можна знизити, якщо запрошувати з розумом. В іншому - суцільні плюси. По-перше, не піднімається питання «писати - не писали», а також скільки писати і про що. Ви укладаєте договір про інформаційне обслуговування, в якому прописується обсяг (хронометраж) матеріалу. По-друге, ви маєте можливість вичитувати (переглядати) матеріали перед виходом і вносити в них корективи, а при безкоштовному співпраці можна звірити тільки пряму мову спікерів. Практично всі друковані ЗМІ надають таку послугу як позиціонування на смузі - ви можете вибрати місце розташування матеріалу, а також цензурувати інформацію, яка буде знаходитися поряд з ним. Адже, погодьтеся, сприйняття статті про новий кафе буде в значній мірі змазано, якщо до нього підверстаємо репортаж про потрійне вбивство, де смакують всі неприємні подробиці. При позиціонуванні матеріалу ви можете вибрати йому «сусідів» - або, в крайньому випадку, мати впевненість, що до нього не «причеплять» розповідь про кривавої трагедії.

Втім, не все так погано і з безкоштовним співпрацею. Щодо обсягу матеріалу і позиціонування можна домовитися, використовуючи особиста чарівність, а коректне відображення інформації забезпечить ваша допомога в підготовці матеріалу. Справа за малим: треба, щоб ЗМІ відгукнулися на ваше запрошення. А для цього потрібно їх зацікавити.

Прес-реліз, прес-кит, пост-реліз

Чомусь серед обивателів усталилася думка, що журналістів цікавлять тільки смажені факти. Мабуть, свою справу зробили низькопробні вітчизняні та «зарубіжні» серіали, в яких «акули пера» тільки і роблять, що ганяються за сенсаціями. Насправді журналіста (і видання в цілому) цікавлять ті теми, які близькі його Новомосковсктелям. З цього і слід виходити, складаючи запрошення.

Таке запрошення іменується прес-релізом. Він повинен відповідати на основні питання: ЩО, ДЕ, КОЛИ і, звичайно ж, ХТО. Однак цього мало: в складанні прес-релізів є багато тонкощів.

Прес-реліз потрібно вмістити на одній сторінці формату А4. Завдання цілком здійсненне, адже мета Творці документу - не викласти на-гора всю інформацію, а викликати інтерес.

Припустимо, ви успішно склали прес-реліз, і більшість редакцій відгукнулися на ваше запрошення. Тепер потрібно сформувати прес-пакет, або прес-кіт - це, по суті, шпаргалка для підготовки матеріалу.

Власне, будь-яких стандартів для підготовки прес-кита немає. У нього, крім прес-релізу, повинна увійти вся інформація, необхідна журналістові для роботи. Якщо мова йде про підприємство - це може бути розповідь про його історію. Також непогано б в популярній формі розкрити основні поняття і термінологію - якщо говорити про якихось вузькоспеціальних речах. У разі, коли співпраця з редакціями побудовано на платній основі, в прес-кит можна вкласти інструкцію до створення матеріалу - які тези повинні бути розкриті, висловлювання яких ораторів повинні бути присутніми в тексті. І, нарешті, правила хорошого тону передбачають, що в прес-пакет увійде маленький презент: наприклад, щоденник і ручка з вашим логотипом.

Ще один цікавий момент: прес-пакет непогано б викласти на вашому сайті - якщо він у вас є. В цьому випадку підготувати матеріал зможуть і ті видання, представників яких не було на заході.

Публікація анонсів в ЗМІ доречна лише в тому випадку, якщо ви плануєте запросити на ваш захід людей «з вулиці» - наприклад, на виставку. Анонси повинні бути лаконічними і гранично конкретними: ЩО, ДЕ, КОЛИ.

І ще один важливий нюанс, який не має відношення до документів: після закінчення заходу потрібно запланувати фуршет, на якому в обов'язковому порядку мають бути присутніми організатори заходу і основні спікери. По-перше, правила хорошого тону зобов'язують нагодувати гостей, а, по-друге, в процесі неформальної бесіди журналісти можуть отримати важливу інформацію, яка зробить матеріал яскравішим і цікавішим. Вітаються - кава, чай, бутерброди, не вітається - алкоголь.

Отже, загальні питання розглянули. Тепер можна перейти до конкретики.

Припустимо, потрібно організувати висвітлення в ЗМІ презентації. Якщо мова йде про відкрите заході - наприклад, про презентацію нової косметичної лінії - потрібно розмістити в пресі анонси. В анонсі потрібно чітко викласти суть заходу, час і місце його проведення, а також - навіщо людині на нього приходити. Наприклад, «всі учасники заходу зможуть придбати продукцію нової лінії з 25-відсотковою знижкою». Якщо захід планується закрите - анонси, зрозуміло, ні до чого.

В обов'язковому порядку повинен бути призначений співробітник, відповідальний за спілкування з представниками ЗМІ - це, до речі, необхідно не тільки при проведенні презентацій. Він готує прес-релізи, прес-кити і пост-релізи, проводить переговори з редакціями про умови співпраці, звіряє матеріали. Ця людина повинна бути досить поінформований, щоб відповісти на будь-які запитання журналістів.

До речі, про питання. Логічно запланувати захід так, щоб 30 - 40 хвилин відводилося відповідей на питання журналістів. Відповідальний за роботу із засобами масової інформації повинен припускати, про що можуть запитати представники «четвертої влади», і підготувати для спікерів короткі «шпаргалки» відповідей. Звичайно, несподіваних питань уникнути складно, але краще звести їх до мінімуму.

Якщо презентація - це в основному робота на пресу, то конференція - зовсім інша справа. Вона проходить сама по собі, у неї свої цілі і завдання. І журналісти, якщо роботу з ними не організувати правильно, можуть відчути себе чужими на цьому святі життя - що, безумовно, позначиться на контексті матеріалів.

По-перше, важливо підготувати цікавий і інформативний прес-реліз - щоб журналіст чітко розумів мети і завдання заходу. По-друге, повинен бути детальний прес-кит. Якщо мова, припустимо, йде про конференції стоматологів, присвяченій зростання захворюваності карієсом, документи повинні містити інформацію про те, що це за звір такий - карієс, як він впливає на загальний стан людини, чому з цією проблемою потрібно боротися і до чого тут може допомогти проведена конференція.

Далі: конференції проходять, як правило, не годину і не два. І рідко хто з журналістів - особливо це стосується телевізійників - може присвятити заходу цілий день. Значить, потрібно забезпечити їх інформацією і надати можливість поспілкуватися зі спікерами, а після закінчення конференції якомога швидше підготувати та вислати пост-реліз.

Дуже цікаве питання - освітлення тренінгів з продажу. Щоб вибрати стратегію роботи зі ЗМІ в цьому питанні, потрібно зрозуміти, кому можуть бути цікаві зазначені тренінги. Інакше кажучи, виділити цільову аудиторію. За великим рахунком, тренінги з продажів потрібні індивідуальним підприємцям, а також менеджерам різних виробничих і торгових компаній. У першому випадку людина сама оплачує навчання, у другому за співробітника, як правило, платить компанія. Виходячи з цих передумов і потрібно вибирати ЗМІ для співпраці: ті, які Новомосковскют (слухають, дивляться підприємці та керівники середніх і великих фірм).

Тепер - до висвітлення самого тренінгу. Необхідний стандартний набір документів: прес-реліз, прес-кит і пост-реліз. А ще дуже важливо, щоб журналіст включився в процес і зміг згодом емоційно передати свої враження від Уведення і почутого.

Формат тренінгу не має на увазі спілкування з журналістами. Значить, фахівець по роботі зі ЗМІ повинен забезпечити їх контакт з керівником до або після заходу.

Як бачите, нічого особливо складного в роботі із засобами масової інформації немає. Потрібні лише дві речі: грамотна організація і повагу до людей, що виражається в наданні всієї інформації, необхідної для роботи. Якщо це присутнє - завдяки співпраці з «четвертою владою» будь-яке ваше захід буде успішним.

Ваш гід по меропріятіямУкаіни і світу.

Вітаємо вас на сайті events-live. Цей сайт присвячений заходам, їх організації та зрозуміло, тим хто їх створює і в них бере участь. Тут ви знайдете анонси та огляди самих цікавих та актуальних подій, які відбуваються вУкаіни і світі. Окремий розділ сайту, event-помічник, створений спеціально для організаторів. Тут ви знайдете рекомендації по основним аспектам процесу підготовки та проведення заходу. Сайт відкритий для обміну досвідом, ми будемо раді вашим думкам. Висловіть свою думку на сайті або надсилайте ваші матеріали на [email protected]. Events-live - тільки актуальні події.