Оптимізація кадрів 13 кроків при звільненні за скороченням чисельності або штату

Скорочення чисельності або штату працівників компанії - одна з підстав для розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця. Перед тим, як приступати до самої процедури, слід уточнити, буде це скорочення чисельності або все-таки штату (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК Україна). У трудовому законодавстві офіційного роз'яснення цих понять немає. На нашу думку, основна різниця полягає в наступному. При скороченні чисельності зменшується кількість штатних одиниць по конкретній посаді, хоча сама посада не скасовується. А ось при скороченні штату зі штатного розпису повністю виключається певна посада.

Алгоритм звільнення працівника як при скороченні чисельності, так і при скороченні штату працівників, загальний - розберемо його покроково.

Крок 1. Видати наказ про скорочення чисельності або штату

Прийнявши рішення про скорочення чисельності або штату, керівник організації повинен оформити відповідний наказ. Спеціальної форми наказу законом не передбачено. Головне, відобразити в ньому причину і дату майбутнього скорочення, а також зазначити скорочуються посади. Цим же або окремим наказом слід затвердити новий штатний розклад.

Наказ про скорочення чисельності або штату

Повідомлення працівника про скорочення штату організації і наявності вакантних посад

Акт про відмову від підписання документа

Повідомлення служби зайнятості про скорочення чисельності (штату) працівників

Повідомлення профспілки про скорочення чисельності (штату) працівників

Наказ (розпорядження) про припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення) (Форма № Т-8)

Заява про видачу довідки про суму заробітної плати за два роки

Довідка про суму заробітної плати, інших виплат та винагород за два календарні роки

Зразок заповнення довідки про суму заробітної плати, інших виплат та винагород за два календарні роки

Записка-розрахунок при припиненні (розірванні) трудового договору з працівником (звільнення) (Форма № Т-61)

Крок 2. Врахувати переважне право на залишення на роботі

Переважне право на залишення на роботі при скороченні чисельності або штату працівників надається тим співробітникам, чиї показники продуктивності праці і кваліфікації вище, ніж у інших (ст. 179 ТК України).

При рівній продуктивності праці і кваліфікації перевага віддається:

сімейним працівникам - при наявності у них двох або більше утриманців;
особам, в сім'ї яких немає інших працівників з самостійним заробітком;
працівникам, які дістали в період роботи в даній організації трудове каліцтво або професійне захворювання;
інвалідам Великої Вітчизняної війни та інвалідам бойових дій по захисту Батьківщини;
працівникам, що підвищують свою кваліфікацію по напрямку роботодавця без відриву від роботи.

Крім того, не можуть бути звільнені за скороченням штату вагітні співробітниці, жінки, які мають дітей віком до трьох років, одинокі матері, які виховують дитину віком до 14 років / дитини-інваліда до 18 років (ст. 261 ТК України).

Крок 3. Повідомити працівника про скорочення

Про майбутнє звільнення у зв'язку зі скороченням чисельності або штату працівника має бути попереджено персонально і під розпис не пізніше ніж за два місяці до звільнення (ч. 2 ст. 180 ТК України). З цього правила є кілька винятків - так, співробітника, який уклав трудовий договір на строк до двох місяців, про звільнення має бути попереджено не менше ніж за три календарні дні, а зайнятого на сезонних роботах, - не менше ніж за сім календарних днів (ч. 2 ст. 292. ч. 2 ст. 296 ТК України). Також трудовий договір може бути розірваний і до закінчення строку попередження про звільнення - з письмової згоди працівника (ч. 3 ст. 180 ТК України).

Якщо працівник відмовляється ставити позначку про отримання повідомлення, необхідно скласти відповідний акт у присутності не менш як двох свідків - цей документ стане підтвердженням факту повідомлення працівника про звільнення.

Крок 4. Запропонувати працівникові вакантні посади

Потрапляє під скорочення працівникові необхідно запропонувати наявні у роботодавця вакантні посади, на які він може бути переведений (ч. 1 ст. 180 ТК України). Перерахувати їх можна як в повідомленні про скорочення, так і в окремому документі.

Повідомляти співробітника про вакансії потрібно неодноразово - відділ кадрів зобов'язаний пропонувати кожну відповідну вакантну посаду, яка з'являється в компанії аж до останнього дня роботи.

Якщо він погоджується на одну із запропонованих вакансій, його переводять на іншу посаду (ст. 72.1. Ч. 3 ст. 81 ТК Україна). Звільнення в цьому випадку не проводиться.

Крок 5. Повідомити про майбутнє скорочення профспілка і службу зайнятості

У повідомленні на ім'я в профспілку, вказуються П.І.Б. підпадають під скорочення працівників, а також найменування їх професій, посад або спеціальностей.

У зверненні до служби зайнятості слід вказати посаду, професію, спеціальність та кваліфікаційні вимоги до кожного з скорочуваних працівників і умови оплати їх праці.

До кожного повідомленню слід додати:

копію наказу про скорочення чисельності (штату) працівників організації;
проект наказу про звільнення працівників організації;
проект штатного розкладу організації.

Крок 6. Видати наказ про звільнення (форма № Т-8 або Т-8а)

Якщо працівник не погодився ні на одну із запропонованих вакансій, в останній день його роботи відділ кадрів оформляє наказ про припинення трудового договору (форма № Т-8 або Т-8а). Формулювання причини звільнення може бути наступна: "Скорочення чисельності (штату) працівників організації, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК Україна".

З цим наказом працівника потрібно ознайомити під розпис в день звільнення (ч. 2 ст. 84.1 ТК Україна).

Крок 7. Оформити довідку про суму заробітку за два календарні роки, що передували звільненню

Крок 8. Оформити документ, який містить відомості, які були спрямовані в ПФР за період роботи співробітника

Крок 9. Внести запис до особової картки (форма № Т-2)

Перед звільненням працівника відповідний запис вноситься відділом кадрів в його особисту картку (форма № Т-2).

В "Підставі припинення трудового договору (звільнення)" потрібно прописати причину звільнення: "Скорочення чисельності (штату) працівників організації, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК Україна".

У рядку "Дата звільнення" - вказати останній день роботи.

Потім слід внести реквізити наказу про припинення трудового договору - його дату і номер.

Після цього працівник і співробітник відділу кадрів запевняють інформацію про звільнення своїми підписами.

Крок 10. Оформити записку-розрахунок про припинення дії трудового договору (контракту) з працівником (форма № Т-61)

В останній день роботи відділ кадрів спільно з бухгалтерією заповнюють записку-розрахунок про припинення трудового договору з працівником (форма № Т-61). На лицьовій стороні співробітник відділу кадрів вказує загальні відомості про працівника, а також інформацію про звільнення і факт розірвання трудового договору. А на зворотному боці бухгалтер розраховує суму покладеної працівникові виплати.

Знайомити співробітника з запискою-розрахунком роботодавець не зобов'язаний.

Крок 11. Провести з працівником розрахунок

В останній день роботи бухгалтер повинен видати співробітникові заробітну плату за відпрацьований час, компенсацію за невикористану відпустку, якщо вона йому належить, і зробити інші виплати (ч. 4 ст. 84.1. Ст. 140 ТК України). Працівникові також має бути виплачена вихідна допомога в розмірі середнього місячного заробітку (ч. 1 ст. 178 ТК України). Крім того, за працівником зберігається середній місячний заробіток на період працевлаштування, але не більше двох місяців з дня звільнення. А якщо працівник звільняється з організації, розташованої в одному з районів Крайньої Півночі, - не більше трьох місяців (ч. 1 ст. 318 ТК України).

Якщо трудовий договір розривається за згодою з працівником до закінчення строку попередження про звільнення, йому виплачується додаткова компенсація в розмірі середнього заробітку, обчисленого пропорційно часу, що залишився до закінчення зазначеного терміну (ч. 3 ст. 180 ТК України).

У тому випадку, коли співробітник в день звільнення не працював, відповідні суми повинні бути виплачені йому не пізніше наступного дня після пред'явлення їм вимоги про розрахунок.

Крок 12. Зробити запис в трудову книжку і видати її

Запис в трудову книжку про заснування і про причини припинення трудового договору повинна проводитися в точній відповідності з формулюваннями ТК Україна або відповідного закону (ч. 5 ст. 84.1 ТК Україна). Виглядати вона повинна так:

порядковий номер запису;
дата звільнення;
причина звільнення з посиланням на відповідний пункт, частину та статтю ТК РФ: "Трудовий договір розірвано в зв'язку з скороченням штату працівників організації, пункт 2 частини першої статті 81 Трудового кодексу Укаїни";
найменування документа, на підставі якого вноситься запис (наприклад, наказ про припинення трудового договору), його дата і номер.

Трудова книжка також видається співробітникові в останній день його роботи (ч. 4 ст. 84.1 ТК Україна).

Крок 13. Підготувати та видати працівникові на його прохання завірені копії інших документів, пов'язаних з роботою

За письмовою заявою працівника роботодавець зобов'язаний видати йому завірені належним чином копії документів, пов'язаних з роботою (ч. 4 ст. 84.1 ТК Україна) .Наприклад, копії наказу про прийом на роботу, наказів про переведення на іншу роботу, виписки з трудової книжки, довідки про заробітну плату - довідку про доходи фізичної особи за формою 2-ПДФО і довідку про середній заробіток за останні три місяці, яка необхідна для отримання статусу безробітного та ін. (ст. 62 ТК Україна).

Без власного бажання
У зв'язку з погіршенням економічної ситуації багато Украінане починають побоюватися втрати роботи. Як уникнути цього або зменшити негативні наслідки?

Планується ввести чек-листи під час перевірок підприємців
Спочатку вони будуть апробовані при проведенні окремих контрольних заходів.

Прогул або НЕ прогул - ось в чому питання
Судова практика підтверджує, що роботодавці не завжди мають рацію, коли відносять ті чи інші обставини відсутності співробітників на роботі до причин для звільнення за прогул.