Оплата проживання у відрядженні

Направляючи співробітника у відрядження, підприємство зобов'язане здійснити оплату його витрат на проїзд, проживання, добових, а також зберегти за які відряджаються його середній заробіток. Існує багато нюансів, які необхідно врахувати при зніманні житла для відрядження. Сьогодні ми розглянемо всі можливі випадки і розповімо, як проходить оплата проживання у відрядженні.

оформляємо відрядження

Вирішивши направити співробітника у відрядження, керівник оформляє наказ, де точно вказує мету поїздки. Згідно з чинним законодавством, що регулює даний процес, роботодавець зобов'язаний провести відшкодування витрат на транспорт, проживання, сплатити добові і зберегти за співробітником його середній заробіток.

Після закінчення відрядження працівник зобов'язаний протягом трьох робочих днів оформити авансовий звіт, де необхідно відобразити всі зроблені витрати і написати службову записку. Бухгалтерія на підставі отриманих документів приймає до обліку зроблені витрати.

Однак, якщо з транспортом все більш-менш ясно і приймаються до обліку прикладені квитки, то ось на проживання варто звернути особливу увагу.

Оформляємо витрати на житло

Витрати по найму житлового приміщення є частиною витрат на відрядження. Підтверджуючи своє фактичне проживання в готелі, співробітник повинен представити відповідні документи. Співробітники податкової служби пред'являють даними формам особливі вимоги, дотримання яких необхідно для того, щоб згодом зменшити оподатковувану базу, розраховуючи податок на прибуток.

Отже, відшкодування витрат працівникові підприємство проводить на підставі ст. 168 ТК РФ. Оплата готелю у відрядженні здійснюється на підставі поданої чека ККМ і рахунки. Причому другий документ повинен містити повну інформацію про підприємство, яке справляє послугу. Але деякі готелі працюють без використання касової техніки. В цьому випадку проживає в готелі зобов'язані видати бланк суворої звітності, який також можна прикласти як підтверджуючий документ по найму житла. Зверніть увагу, що БСО може мати абсолютно будь-яку назву: чек, квитанція або рахунок - це значення не має.

Вимоги до документів

Форма повинна містити інформацію про всі реквізити підприємства і послуги, що надаються, друк.
Виготовлення бланка має здійснюватися тільки друкарським способом, а не на звичайному комп'ютері.
БСО повинен мати індивідуальний номер.

Якщо готель не видає касовий чек гостю, повинен бути затребуваний БСО в тій формі, яка нею прийнята (квитанція, рахунок), в іншому випадку його не можна буде використовувати для вирахування витрат з податку на прибуток.

Якщо наданий рахунок не буде відповідати висунутим вимогам, то його не можна буде приймати до обліку як витрати з податку на прибуток. Дуже часто при виявленні розбіжностей в оформленні бланка представникам компанії доводиться відстоювати свої інтереси в судових інстанціях.

А як бути, якщо співробітник забув зажадати потрібні форми при виїзді з готелю або втратив їх? Чи можливо провести відшкодування витрат без підтверджуючих документів. Співробітники ИФНС радять запросити довідку з готелю на конкретну людину, яка підтвердить факт його проживання в номері. Причому форма повинна містити детальну інформацію про надані послуги і їх вартості. Але все ж цей документ може викликати підозри при проведенні камеральної перевірки, і вам доведеться відстоювати свої інтереси в судовому порядку.

Що з додатковими послугами

Кожен готель має свій ресторан і надає попутні послуги. Але зверніть увагу, якщо в рахунку даний вид витрат буде оформлений окремим рядком, то вони не приймаються до обліку, як витрати за проживання, і не можуть враховуватися при обчисленні податку на прибуток.

А що з приводу інших послуг, що надаються готелем? Наприклад, бронювання номерів. На думку фахівців ФНС, даний вид послуги можна враховувати при розрахунку бази оподаткування на прибуток. Але витрата фінансових коштів обов'язково повинен бути підтверджений документально.

Деякі компанії, направляючи співробітника у відрядження, знімають для нього квартиру. Оплату за проживання організація покладає на свої плечі, і, природно, цей вид витрат співробітникові не відшкодовується. І ще один момент. Якщо квартира оплачена на місяць, а співробітник проживав в ній 21 день, то при обчисленні податку на прибуток можливо врахувати орендну плату тільки за 21 день. Достроковий виїзд не дозволяє приймати до обліку витрати з оренди житла повністю, якщо вона не використовувалася за призначенням.

Багато підприємств встановлюють норми на проживання в готелі. Але виникає питання, якщо співробітник перевищив цей ліміт, обкладається ПДФО ця різниця? Природно, немає. При оподаткуванні враховуються обмеження, передбачені на законодавчому рівні, в даному випадку до обліку приймаються фактичні витрати.