Онлайн-каса як виглядає і працює, витрати на модернізацію та експлуатацію

Нові норми законодавства РФ, що регулюють касові розрахунки, наказують організаціям і підприємцям переходити на нові так звані онлайн-каси.

Що з себе являє, як працює онлайн-каса і про що слід знати перед тим, як організувати перехід на новий тип контрольно-касової техніки?

Як виглядає онлайн-каса

Ця функція онлайн-каси дає можливість:

• податкову службу - не проводити перевірку касових апаратів (як це відбувалося до законодавчого введення онлайн-кас);
• покупцеві - не турбуватися про те, що паперовий чек про оплату товару загубиться;
• власнику торгової точки - не заповнювати багато видів звітності прийнятих платежів (зокрема, Z-звіт).

Виконання відповідної функції забезпечує ключовий технологічний елемент онлайн-каси - фіскальний накопичувач. Він передає дані про платежі оператору фіскальних даних (ОФД). який, певним чином обробивши їх, направляє дані в ФНС. Фіскальний накопичувач також відповідає за передачу електронного чека покупцеві з тих чи інших каналах зв'язку.

Вивчимо те, якими бувають онлайнові каси.

Як ми зазначили вище, онлайн-каса - це, фактично, той же самий касовий апарат, тільки лише доповнений функціональністю фіскального накопичувача. Таким чином, класифікація онлайн-кас може здійснюватися, в принципі, за тими ж критеріями, що і у випадку з традиційними різновидами касової техніки. Тобто, онлайн-каса може бути представлена, наприклад:

1. Автономної POS-системою (в загальному випадку не вимагає підключення до комп'ютера або планшета, оскільки в ній є всі необхідні інструменти і засоби управління платежами - клавіатура, екран, програмне забезпечення і т.д.).

1. Контрольно-касової машиною пасивного типу (підключається до ПК або планшету, але при необхідності здатної функціонувати автономно). При цьому, на комп'ютері або планшеті повинні бути встановлені спеціальні програми для управління платежами.

1. Фіскальним реєстратором (який обов'язково вимагає підключення до ПК або планшету зі спеціальним ПО).

Можна відзначити, що експерти очікують появи особливого виду онлайн-кас, які підлягають використанню інтернет-магазинами. Дані пристрої, як передбачається, будуть функціонувати в автоматичному режимі - так, щоб після прийняття платежу від клієнта банківською картою (основним інструментом прямих розрахунків між клієнтом і покупцем в інтернет-магазинах) без участі продавця дані про платіж були спрямовані в ФНС і самому покупцеві - як у випадку, якби людина розраховувався в звичайній касі.

На ринку з'являється все більше рішень, оптимізованих для використання як раз таки в режимі онлайн-кас. Незважаючи на те, що більшість завдань, що зумовлюються специфікою розрахунку за новими вимогами законодавства, може бути успішно вирішено за допомогою традиційного обладнання, відповідні інноваційні продукти можуть істотно полегшувати для продавців проведення основних торгових операцій.

Усі зазначені пристрої об'єднує загальний атрибут - наявність фіскального накопичувача. про який ми сказали вище. Його наявність - головний критерій визнання каси «онлайнової». Якщо фіскального накопичувача в касі немає - то вона перетворюється на звичайну.

Як працює онлайн-каса і нюанси їх використання

Процес користування онлайн-касами принципово нічим не відрізняється від задіяння традиційних касових апаратів. Фіскальний накопичувач - девайс, який, власне, перетворює звичайну касу в онлайнову, функціонує практично автономно від користувача. Головне - правильно налаштувати його відповідно до документації, а також відстежувати те, чи не минув його термін експлуатації.

Але, тим не менш, існує ряд нюансів, які характеризують застосування саме онлайнових кас: на них корисно звернути увагу.

Перш за все, слід мати на увазі, що в ряді випадків магазину може знадобитися замінити фіскальний накопичувач в онлайн-касі. На практиці це робить, як правило, фахівець сервісного центру, через який придбана ККТ або фіскальний накопичувач як ключовий її компонент.

Для того, щоб замінити пристрій ФН-1 по гарантії, необхідно:

• сформувати заявку на заміну накопичувача (в якій будуть відображатися відомості про несправності);
• направити постачальнику витягнутий з онлайнової каси і не працюючий накопичувач, супровідні документи до нього (паспорт обладнання, акт про введення накопичувача в експлуатацію).

Постачальник протягом 15 днів після отримання непрацюючого накопичувача і документації повинен надіслати новий пристрій або ж направити торгової організації мотивовану відмову в гарантійній заміні фіскального накопичувача.

Після того, як у пристрої ФН-1 закінчився термін експлуатації, його не можна відразу викидати: фіскальний накопичувач підлягає зберіганню протягом 5 років. І тільки після цього його можна утилізувати, обов'язково вийнявши літієвий акумулятор і здавши її в спеціальний пункт прийому використаних елементів живлення. Підприємство також має скласти акт утилізації фіскального накопичувача.

Обмін даними між фірмою і ОФД передбачає обов'язкове укладення договору з відповідною організацією. У ряді випадків це може бути можливо, тільки якщо інфраструктура торгової точки відповідає вимогам, визначеним ОФД.

Зокрема, дані вимоги можуть стосуватися програмного забезпечення, що використовується на онлайн-касі (як правило, в таких випадках мова йде про вимоги до ПО, яке відповідає за шифрування даних).

Так, наприклад, якщо магазин використовує онлайн-касу в форматі контрольно-касової машини пасивного типу, підключеної до ПК, то на даному комп'ютері може знадобитися установка спеціальних шифрувальних програм - таких як, наприклад, КріптоПро, окремих драйверів для обладнання, що підключається.

ОФД може визначити вимоги і для торгового ПО. Це можуть бути, наприклад, вимоги до кваліфікованого програмного забезпечення в частині:

У ряді випадків від відповідного ПО також може вимагатися:

• формування основних звітів - наприклад, про відкриття, закриття зміни;
• друк QR-коду на чеку.

Платіжне ПО, що використовується організацією, має відповідати даним вимогам повністю або частково. Про можливість його застосування при взаємодії з конкретним ОФД керівництву магазину потрібно обговорювати з представниками цієї організації.

Наступна умова організації обміну даними між магазином і ОФД - наявність у торговельній точки кваліфікованої електронно-цифрового підпису.

Для її отримання потрібно звернутися в один з акредитованих центрів, що засвідчують, наприклад В ЦЕЙ.

Електронний підпис в даному випадку потрібна для того, щоб однозначно засвідчувати відправку платежів від конкретного магазину. Фіскальний накопичувач включає засоби шифрування, але не містить інтерфейсів, які вигідно відрізняються кваліфіковану електронний підпис.

Тепер - про критерії вибору таких онлайн-кас.

Як вибрати нову ККТ

Вище ми розглянули основну класифікацію рішень, про які йде мова - в цілому вона відповідає класифікації традиційної касової техніки, і ті критерії, що склалися щодо вибору оптимального касового апарату, в цілому, можна застосувати й для вибору онлайн-кас.

Так, перш за все, потрібно з'ясувати, чи зможе купується пристрій відображати операції за всіма видами товарів, представлених на прилавках магазина. Якщо серед них присутній алкогольна продукція, то каси повинні бути підключені до системи ЕГАИС.

Дана система також вимагає оформлення ЕЦП - причому, потрібно мати на увазі, що ЕЦП для ЕГАИС не підійде для онлайнової каси. Доведеться, таким чином, оформляти 2 електронні підписи.

Наступний критерій - можливу кількість операцій з товарами. Якщо воно - невелике, то для фірми підійде найпростіша онлайн-каса, розрахована на обробку близько 100 товарних позицій і роздруківку близько 100 чеків в день. Девайс відповідного типу буде коштує близько 20-22 тис. Рублів (до таких рішень можна віднести, наприклад, касовий апарат ККТ «Елвес-МФ»).

При дуже великій кількості товарних позицій можна використовувати онлайн-касу в форматі:

• фіскального реєстратора, що підключається до ПК (наприклад, рішення АТОЛ FPrint-22ПТК, вартістю близько 35 тис. рублів);
• багатофункціонального POS-терміналу (наприклад, з серії ForPOSt - їх вартість може перевищувати 100 тис. рублів).

У першому випадку магазину, можливо, буде потрібно докупити спеціальне програмне забезпечення. У числі найбільш оптимальних рішень в даному випадку - програма 1С: Роздріб. Вона дозволяє формувати платіжні операції так, щоб вони були успішно відбиті в торговельній системі відповідно до вимог законодавства про використання ККТ.

Забезпечити функціонування контрольно-касової техніки в режимі онлайн-каси власник магазину може, здійснивши модернізацію звичайного апарату (тобто, інсталював в нього пристрій ФН-1) або ж купивши готову онлайн-касу. Але як йому краще вчинити?

Що краще: модернізувати стару касу або купити нову?

Існують аргументи і за і проти кожного варіанта організації платежів магазином в форматі онлайн-каси. Але, так чи інакше, основним критерієм тут будуть можливі витрати.

Так, модернізація наявної ККТ передбачає наступні витрати:

• закупівлю пристрої ФН-1 у постачальника (його відпускна ціна - 6000 рублів);
• оснащення пристрою модулем обміну даними з інтернетом (його вартість - близько 5 000 рублів);
• установка нової електронної плати - тієї, яка підходить для девайса ФН-1 (це коштує близько 5000 рублів);
• перепрошивка касового апарату, оновлення документації (вартість - близько 7000 рублів).

Таким чином, модернізація касового апарату буде коштувати близько 23 000 рублів. Дані витрати, в цілому, можна порівняти з покупкою багатьох функціональних різновидів готових онлайн-кас. Але якщо, наприклад, в магазині вже закуплена потужна POS-система за 100 тис. Рублів, то, звичайно, вигідніше її доопрацювати.

Як правило, чим сучасніше касовий апарат, тим простіше адаптувати його під використання в якості онлайн-каси, тим меншою дій (складних технологічно) буде потрібно зробити при установки в контрольно-касову техніку фіскального накопичувача.

Крім того, слід мати на увазі, що гарантія при установці ФН-1 поширюється тільки на відповідний накопичувач і ті технологічні компоненти, що доповнюють його. Тому, якщо яка-небудь з деталей касового апарату, яка не належить до ключових компонентів ККТ, вийде з ладу - її заміна також, швидше за все, буде супроводжуватися витратами для магазину.

Зазначений перелік витрат - дуже узагальнений. Модернізація деяких касових апаратів може обійтися як істотно дешевше, так і набагато дорожче. Тому, в будь-якому випадку при ухваленні рішення про встановлення апарату слід запитувати додаткові консультації у сервісного центру, в якому будуть закуповуватися компоненти для модернізації ККТ.

Інші витрати

Раз вже ми говоримо про витрати фірми на закупівлю нової або модернізацію наявної ККТ - корисно буде трохи вивчити те, які ще витрати можуть супроводжувати установку і обслуговування магазином онлайн-каси.

Перш за все - це плата за договором з ОФД. Дані організації працюють на комерційній основі. Їхні послуги, як правило, оплачуються за річною абонентській платі, величина якої складає близько 3 тис. Рублів. Конкретна вартість послуг ОФД визначається переліком сервісів, доступних користувачеві.

Можна відзначити, що фіскальний накопичувач протягом досить тривалого часу - 30 днів, може зберігати в пам'яті дані про платіжні операції, навіть якщо інтернет відсутній. Але покупець може зажадати відправки електронного чека тут і зараз - якщо магазин відмовить, то це не кращим чином позначиться на лояльності споживача. ФНС також, ймовірно, зверне особливу увагу до діяльності магазину, якщо з його боку будуть спостерігатися систематичні перебої в передачі платежів з онлайн-кас.

Зрозуміло, слід мати на увазі, що фірмам, які працюють за загальною системою оподаткування (поки що - і тим, що використовують спецрежими) фактично, щорічно (в перспективі - раз в 3 роки) доведеться міняти фіскальний накопичувач - купуючи новий, так само як і витрачатися на послуги з його встановлення компетентних фахівців.

Розділ онлайн-каси офіційного сайту податкової служби буде корисний для багатьох підприємців.

Дивіться статтю про те, як відбувається реєстрація контрольно-касової техніки в податкових органах.