Оформляємо відпустки в 2018 році 7 важливих зразків
У цій статті ми розберемося, які документи потрібно оформити при наданні відпустки співробітнику. З'ясуємо, чи завжди потрібно заяву на відпустку і які папери знадобляться в нестандартних ситуаціях. Наприклад, при перенесенні відпустки або коли співробітниця хоче взяти відпустку перед декретом.
З документами ситуація наступна. При оформленні відпустки необхідні три документа. По-перше - графік відпусток. По-друге - наказ про надання відпустки. По-третє - записка-розрахунок на відпускні. Звичайно, можуть знадобитися і інші документи. Їм ми теж приділимо увагу.
Про графіку відпусток ми не будемо говорити з тієї простої причини, що стверджують його на календарний рік мінімум за два тижні до початку року. Тобто влітку графік не оформляють. А ось інші документи вимагають більш детального опису.
Читайте в бератор
Повідомлення про відпустку
За два тижні до початку відпустки повідомте про це співробітника під підпис. Такими є вимоги частини 3 статті 123 Трудового кодексу РФ.
Можна оформити повідомлення (див. Зразок 1) в довільному вигляді або заздалегідь (за два тижні до початку відпустки) скласти наказ про відпустку і ознайомити з ним співробітника. Вимоги законодавства про попереднє повідомлення співробітника про дату початку відпустки в обох випадках будуть дотримані.
Заява на відпустку
Тут все залежить від того, йде працівник у відпустку за графіком чи ні.
Якщо людина буде відпочивати за графіком і в ньому вказана точна дата початку відпустки, писати заяву на відпустку не обов'язково.
А ось коли співробітник хоче піти у відпустку поза графіком або в ньому не вказана точна дата початку відпустки, то він пише заяву в довільній формі (див. Зразок 2). Також без заяви не обійтися, якщо у відпустку йде співробітник, якого взяли на роботу після затвердження графіка.
Краще просите всіх працівників писати заяви про відпустку. Справа в тому, що в графік часто вносять зміни. А коли на руках є заяви від співробітників, відділу кадрів і бухгалтерії легше буде контролювати відпустки, своєчасно розраховувати і платити відпускні.
Наказ на відпустку
Право співробітника на відпустку підтверджує наказ про його надання. Наказ про відпустку складають по тій формі, яка затверджена керівником наказом до облікову політику. Це може бути ти-повая форма № Т-6 або самостійно розроблений бланк. Приклад заповнення типової форми наказу наведено нижче.
Якщо окремі повідомлення про початок відпустки у вас не передбачені, то наказ оформите не пізніше ніж за два тижні до його початку і ознайомте з ним співробітника під підпис (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Записка-розрахунок
Записку-розрахунок складають на підставі наказу про надання відпустки. Підписують документ фахівець кадрової служби і бухгалтер, який робив розрахунок.
Записку-розрахунок про надання відпустки можна скласти за уніфікованою формою № Т-60 або використовувати самостійно розроблений бланк. Приклад заповнення лицьової сторони форми № Т-60 наведено нижче.
Також співробітник кадрової служби вносить відомості про відпустку в особисту картку співробітника і особовий рахунок.
Читайте в бератор
Документи при перенесенні і продовження відпустки
При перенесенні відпустки з ініціативи співробітника він пише заяву в довільній формі (див. Зразок 5).
Що стосується перенесення відпустки з ініціативи роботодавця, то це можливо тільки в зв'язку з виробничою необхідністю. У такому випадку підставою для перенесення відпустки буде розпорядження керівника (див. Зразок 6). При цьому співробітника потрібно не тільки ознайомити з таким рішенням, але і отримати його згоду на перенесення.
Продовження відпустки необхідно зафіксувати в табелі обліку робочого часу. Наприклад, в разі продовження відпустки через хворобу дні, коли співробітник фактично хворів, відзначаються як «Б» або «19», а дні продовження відпустки - «ВІД» або «9».
Читайте в бератор
Крім того, відповідні зміни про фактичний час відпустки відобразіть в особовій картці працівника.
А якщо людина вийшла на роботу відразу після закінчення дати відпустки в наказі і хоче перенести невідгуляні дні на інший час? Наприклад, він під час відпустки тиждень хворів і вийшов на роботу за графіком. Тоді співробітник пише заяву про перенесення (вже згаданий зразок № 5), а в табелі і особистій картці продовження відпустки не відзначайте.
Відпустка перед декретом
Ну і пару слів про ситуацію, коли працівниця хоче взяти щорічну оплачувану відпустку перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами.
Роботодавець зобов'язаний надати щорічну оплачувану відпустку вагітній жінці на її прохання. При цьому стаж роботи значення не має (ст. 122, 260 ТК РФ). Тобто цілком можливо, що співробітниця піде у відпустку авансом. Відмовляти їй не можна - це буде вважатися порушенням прав працівниці і загрожує штрафом до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян відповідно до частини 1 статті 5.27 Кодексу України про адміністративні правопорушення.
Податковий консультантТамара Петрухіна
Практична енциклопедія бухгалтера