Оформляємо дублікат трудової книжки, кадрове діловодство
Основними нормативними актами, що регламентують порядок видачі дубліката трудової книжки, є:
- Правила ведення і зберігання трудових кніжек¹;
- Інструкція щодо заповнення трудових кніжек².
Видача дубліката за заявою працівника
Втрата трудової книжки працівником
Це перша ситуація, коли роботодавець зобов'язаний видати дублікат трудової книжки працівникові. Для цього працівник повинен подати заяву з проханням про оформлення дубліката роботодавцю за останнім місцем роботи. Тут виникає питання: якого роботодавця вважати "останнім"? Якщо працівник звільнився з одного місця роботи і встиг працевлаштуватися до нового роботодавця, останнім місцем вважатиметься нова робота. А якщо нового працевлаштування не відбулося, то працівникові, який втратив трудову книжку, слід звернутися в організацію, з якою він звільнився, так як саме вона є останнім місцем роботи. Хоча деякі роботодавці так не думають.
Радянський районний суд м Маріуполь, відмовляючи в задоволенні вимог К. виходив з відсутності доказів, що підтверджують попередню й наступну трудову діяльність К. до і після роботи у відповідача. Однак судова колегія Маріуполь обласного суду визнала даний висновок суду невірним, таким, що суперечить вимогам трудового законодавства, і ось чому.
Згідно п. П. 31 - 33 Правил ведення і зберігання трудових книжок особа, що втратила трудову книжку, зобов'язана заявити про це роботодавця за останнім місцем роботи. Довід представника відповідача про те, що позивач не надав до установи докази того, що робота в ІППУ СО РАН - його останнє місце роботи, є неспроможним, в зв'язку з чим не міг бути прийнятий до уваги при вирішенні спору.
Діючі в даний час Правила ведення і зберігання трудових книжок та Інструкцію щодо заповнення трудових книжок, на відміну від раніше регламентували питання ведення трудових книжок нормативних правових актів (Постанова Радміну СРСР, ВЦРПС від 06.09.1973 N 656 "Про трудові книжки робітників і службовців" ( п. 5) та Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, затверджена Постановою Держкомпраці СРСР від 20.06.1974 N 162 (п. 1.3)), не наділяють роботодавця правом вимагати у працівника подання будь-л бо документів на доказ того факту, що робота є останньою.
Примітка. Роботодавець повинен видати дублікат трудової книжки не пізніше 15 днів з дня подачі працівником заяви.
Загальні правила внесення записів в дублікат трудової книжки розглянемо нижче.
Неможливість подальшого використання трудової книжки за призначенням
Трудова книжка в процесі використання може стати непридатним для використання - обгоріти, порватися або забруднитися і т.п. Тоді працівник повинен звернутися до роботодавця із заявою про видачу дубліката - згідно п. 33 Правил ведення і зберігання трудових книжок, якщо трудова книжка або вкладиш до неї прийшли в непридатність, роботодавець за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат.
В оформленні дубліката з цієї причини є одна особливість. На титульному аркуші трудової книжки, що стала непридатною, робиться напис: "Замість видано дублікат, серія. Номер.". В дублікат переносять записи в точній відповідності з відомостями, зазначеними в оригіналі.
Відзначимо, що, якщо через обгорання, обриву сторінок і т.д. деякі записи втрачені або їх неможливо прочитати, потрібно вимагати від працівника документи, що підтверджують стаж роботи в конкретному місці.
Наявність запису, яка згодом визнана недійсною
Відповідно до абз. 4 п. 1.2 Інструкції щодо заповнення трудових книжок при наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу постійну роботу, згодом визнаної недійсною, за письмовою заявою працівника видається дублікат трудової книжки без внесення до нього запису, який визнано недійсним. При цьому в правому верхньому куті першої сторінки дубліката трудової книжки робиться напис: "Дублікат". На першій сторінці (титульному аркуші) колишньої трудової книжки пишеться "Замість видано дублікат" із зазначенням його серії та номера.
Титульний лист дубліката трудової книжки заповнюється в такому ж порядку, як при заповненні нової трудової книжки, при цьому відомості повинні відповідати інформації про працівника на день заповнення дубліката. А відомості про роботу вносяться в порядку, встановленому для заповнення дубліката трудової книжки.
Зверніть увагу! Роботодавець за письмовою заявою осіб, звільнених від роботи (посади) у зв'язку з незаконним засудженням або відсторонених від посади у зв'язку з незаконним притягненням до кримінальної відповідальності (встановленими відповідно виправдувальним вироком або постановою (ухвалою) про припинення кримінальної справи за відсутністю події злочину, за відсутністю в діянні складу злочину або за недоведеністю участі в скоєнні злочину), повинен видати їм дублікат трудової книжки без запису про звільнення, пр ізнать недійсною (п. 22 Правил ведення і зберігання трудових книжок).
Отримавши на руки трудову книжку, Е. неодноразово звертався до колишнього роботодавця з проханням видати йому дублікат трудової книжки без внесення запису, який визнано недійсним, однак той відповів відмовою, пославшись на те, що запис N 13 зроблена відповідно до Ухвалою суду.
Порядок заповнення і видачі дубліката трудової книжки
Записи виробляються акуратно, пір'яний або гелевою ручкою, ручкою-роллером (в тому числі кульковою), световодостойкімі чорнилом (пастою, гелем) чорного, синього або фіолетового кольору і без будь-яких скорочень. Наприклад, не допускається писати "пр." замість "наказ", "роз." замість "розпорядження".
Ну а тепер перейдемо безпосередньо до заповнення. Насамперед потрібно оформити титульний лист. на якому крім вказівки "Дублікат" повинні приводитися такі відомості про працівника:
- прізвище, ім'я, по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами);
- дата народження (повністю (число, місяць, рік), на підставі паспорта або іншого документа, що посвідчує особу);
- освіту (тільки на підставі належним чином завірених документів - атестата, посвідчення, диплома і т.п.);
- професія, спеціальність (на підставі документів про освіту, кваліфікацію або наявність спеціальних знань або інших належно оформлених документів).
Крім цього, обов'язково потрібно проставити дату заповнення дубліката.
Внизу титульного листа правильність внесення відомостей працівник підтверджує своїм підписом. Також розписується особа, відповідальна за видачу трудових книжок, після чого ставиться печатка організації (друк кадрової служби).
На підставі п. 32 Правил ведення і зберігання трудових книжок при оформленні дубліката трудової книжки в нього вносяться відомості:
- про загальний і (або) безперервний стаж роботи працівника до надходження до даного роботодавця, підтвердженому відповідними документами;
- про роботу і нагородження (заохочення), які вносилися до трудової книжки за останнім місцем роботи.
До відома. Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення роботодавця, періодів роботи і посад працівника.
Де взяти відомості про стаж працівника?
Працівник повинен представити документи, що підтверджують попередні періоди роботи. Це можуть бути довідки, виписки з наказів, особистих справ, особистих карток, особових рахунків працівників, відомостей на видачу заробітної плати, профспілковий квиток, розрахункова книжка та інші документи. Крім цього, попередні періоди роботи можуть доводитися письмовими трудовими договорами, послужним списком, членськими книжками членів кооперативів та іншими документами, що містять відомості про періоди роботи.
Примітка. Роботодавець зобов'язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на роботу до даного роботодавця при оформленні дубліката трудової книжки.
На підставі п. 7.2 Інструкції щодо заповнення трудових книжок з представлених документів, що підтверджують стаж роботи, кадрова служба знімає копії, запевняє їх в установленому порядку і залишає на зберіганні. Оригінали документів повертаються їх власнику.
Також для встановлення стажу трудової діяльності, що передує видачі дубліката, можна використовувати відомості, що містяться у ПФР: довідки про період сплати страхових внесків, виписки з індивідуального особового рахунку застрахованої особи (СЗІ-5) ³ тощо.
У будь-якому випадку подаються документи повинні бути підписані керівниками підприємств, організацій (кадрових служб) і завірені відбитком печатки.
Відомості про прийом на
роботу, переведення на
іншу постійну
роботу, кваліфікації,
звільнення (із зазначенням
причин і посиланням на
статтю, пункт закону)
Найменування,
дата і номер
документа, на
підставі
якого
внесена
запис
Якщо роботодавець втратив книжки
Причиною втрати трудових книжок може стати не тільки працівник, а й роботодавець. Він може їх втратити при переїзді з одного приміщення в інше або втратити через непередбаченого обставини - крадіжки, повені, пожежі. Що робити в такому випадку? Потрібно оформити дублікати всіх втрачених трудових книжок. Однак є певні складності - зокрема, вони можуть виникнути з встановленням стажу попередньої роботи.
Якщо у роботодавця сталася масова втрата трудових книжок працівників у результаті надзвичайних ситуацій (екологічні та техногенні катастрофи, стихійні лиха, масові заворушення та інші надзвичайні обставини), трудовий стаж цих працівників визначається комісією по встановленню стажу, створюваної органами виконавчої влади суб'єктів РФ. До складу такої комісії включаються представники роботодавців, профспілок чи інших уповноважених працівниками представницьких органів, а також інших зацікавлених організацій (п. 34 Правил ведення і зберігання трудових книжок).
Для створення такої комісії роботодавцю необхідно звернутися із заявою до органів виконавчої влади суб'єкта Україна із зазначенням причин масової втрати. Форма заяви довільна, проте в деяких суб'єктах розроблені до таких заяв вимоги, які можна побачити на єдиному порталі держпослуг, а в деяких суб'єктах прийняті нормативні акти про роботу таких коміссій¹. Наприклад, в одній з областей при заповненні заяви не допускається використання скорочень слів і абревіатур.
На заяві повинні стояти особистий підпис і дата. Воно може виглядати так.
Товариство з обмеженою відповідальністю "Кнопка"
603012, м.Львів, пр. Леніна, д. 75
тел. (831) 266-66-66, факс (831) 266-66-96
про створення комісії по встановленню трудового стажу працівників зв'язку з масовою втратою трудових книжок в результаті надзвичайної ситуації
Прошу встановити на комісії трудовий стаж таким працівникам ТОВ "Кнопка":
1. Карандашова Івану Івановичу, 1977 року народження.
2. Ручкин Петру Петровичу, 1972 року народження.
3. Скрепкіной Ганні Миколаївні, 1979 року народження.
Прошу включити до складу комісії:
1. лоткового Ольгу Геннадьевну - інспектора ОК ТОВ "Кнопка".
2. Лінейкіну Анну Ігорівну - бухгалтера по нарахуванню заробітної плати ТОВ "Кнопка".
Директор Затискачів /П.Н. затискачів /
До відома. Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, комісія повинна вжити заходів до отримання документів, що підтверджують цей факт, - направити запити в організації, установи, архіви.
За результатами роботи комісії складається акт, в якому вказуються періоди роботи, професія (посада) і тривалість трудового стажу кожного працівника. На підставі такого акта оформляється і видається дублікат трудової книжки. При цьому в графі 4 книжки вказуються дата і номер акта комісії, на підставі якого проведено відповідні записи в дублікаті.
У якому порядку вносяться записи?
Після запису про загальний трудовий стаж його необхідно записати окремими періодами, які підтверджені документами, наданими працівником, або актом комісії, в такому порядку:
- в графі 1 указується порядковий номер запису;
- в графі 2 - дата прийому на роботу;
- в графі 3 - найменування роботодавця, у якого працював працівник, а також структурний підрозділ і робота (посада), спеціальність, професія із зазначенням кваліфікації, на яку працівник був прийнятий. Якщо представленими документами підтверджується, що працівник переводився на іншу постійну роботу у того ж роботодавця, про це також робиться відповідний запис.
Після запису про прийом на роботу в конкретну організацію роблять запис про звільнення з неї:
- в графі 1 указується порядковий номер запису;
- в графі 2 - дата звільнення (припинення трудового договору);
- в графі 3 - причина (підстава) звільнення (за умови, що в поданому працівником документі є такі дані);
- в графі 4 - найменування, дата і номер документа, на підставі якого проведено відповідні записи в дублікаті.