Обов’язкові реквізити наказу і розпорядження

Тепер перейдемо до розгляду особливостей оформлення проектів наказу і розпорядження. Почнемо з правил складання тексту. Він завжди викладається від першої особи однини і складається з двох частин:

ü констатуючій (або преамбули) і

У констатуючій частині дається обґрунтування запропонованих дій. Якщо підставою для видання наказу чи розпорядження послужив законодавчий або нормативний правовий акт вищестоящої організації або документ, раніше виданий цією організацією, в констатуючій частині зазначаються його найменування, дата і номер. При цьому можуть бути використані формулювання типу «На підставі», «На виконання», «Відповідно до». Якщо наказ чи розпорядження видається в ініціативному порядку, в констатуючій частині формулюються цілі та завдання запропонованих дій, викладаються факти або події, що спричинили видання наказу чи розпорядження.

Реєстрація розірвання зазвичай починається словами «З метою», «В зв'язку» і т.д.

Бувають випадки, коли констатуюча частина може бути відсутньою у зв'язку з тим, що приписувані дії не потребують роз'яснення або обоснованіі7.

Реєстрація розірвання в наказах відділяється від розпорядчої словом «НАКАЗУЮ:», а в розпорядженнях - словом «ПРОПОНУЮ:» або «ЗОБОВ'ЯЗУЮ:». Дані слова друкуються з нового рядка від поля прописними літерами.

Розпорядча частина повинна містити перерахування запропонованих дій із зазначенням виконавця кожної дії і термінів виконання.

Часто відбувається розподіл розпорядчої частини на пункти в зв'язку з тим, що передбачається наявність декількох виконавців для різних доручень зі своїми термінами готовності.

У тому випадку, якщо дія передбачає конкретного виконавця, відповідний пункт документа повинен починатися з вказівки посади і прізвища виконавця (ініціали в тексті ставляться після прізвища) в давальному відмінку. В якості виконавців можуть бути вказані організації або структурні підрозділи.

Відомості про управлінський дії передають дієсловом у формі і доповненням з позначенням об'єкта дії. наприклад:

1. Начальнику Управління міжнародних операцій Котову А.Д. підготувати проект «Інструкції про організацію роботи по. ».

2. Начальнику Юридичного відділу Мельникову С.Г. надати Управлінню міжнародних операцій необхідні нормативні правові акти і методичні документи.

Вказівка ​​терміну виконання дається окремим рядком і оформляється як дата завершення виконання. наприклад:

В останньому пункті розпорядчої частини вказують конкретних осіб, на яких покладається контроль за виконанням розпорядчого документа. наприклад:

4. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника голови Правління банку Сидорова К.М.

Якщо наказ змінює чи скасовує якісь його положення, то один із пунктів розпорядчої частини тексту повинен містити посилання на скасовується документ (пункт документа) із зазначенням його дати, номера і заголовка. Текст пункту повинен починатися словами «Визнати таким, що втратив силу. ».

В наказ не слід включати пункт «Наказ довести до відома. ». Підрозділи (посадові особи), до відома яких доводиться наказ, перераховуються в покажчику розсилки, який виконавець готує разом з проектом наказу.

Текст будь-якого організаційно-розпорядчого документа, який оформлюється на папері формату А4, повинен друкуватися через полуторний міжрядковий інтервал.

до наказу ЗАТ «Альтернатива-М»

Якщо додатком до розпорядчого документа є затверджується документ (положення, правила, інструкція тощо), у відповідному пункті розпорядчої частини робиться відмітка: «(додається)» (див. П. 1 розпорядчої частини наказу в Прімері 5). А на самому затверджується документі в правому верхньому куті першої сторінки оформляється реквізит «Гриф обмеження доступу до документа».

Частково узгоджений (3-ма посадовими особами з 7-ми передбачених)

і непідписаний проект наказу

Нижня зворотний бік останнього листа проекту наказу,

на якій проставили свої візи виконавці (розробники) проекту

Він повинен відповідати на питання «про що (про кого)?», Наприклад, «Про затвердження інструкції з діловодства», «Про проведення атестації співробітників ЗАТ« Связьінвестком »», «Про реалізацію концепції вдосконалення документаційного забезпечення управління».

При цьому заголовок повинен займати не більше п'яти рядків загальної довжиною до 150 знаків, друкуватися від поля (тобто без абзацного відступу) через одинарний міжрядковий інтервал без лапок і не підкреслено, починатися з великої літери і закінчуватися без використання точки (див. Приклади 5 і 6).

Коли проект наказу або розпорядження підготовлений, починається наступний етап - узгодження проекту розпорядчого документа. Він нерозривно пов'язаний з іншим етапом - доопрацюванням проекту по зауважень узгоджувальних посадових осіб. Тому обидва ці етапи ми розглянемо одночасно.

Узгодження проекту наказу або розпорядження і доопрацювання проекту по зауважень узгоджувальних посадових осіб

Узгодження проекту документа має на увазі:

ü внутрішнє погодження або візування (якщо для видання документа досить внутрішнього узгодження), яке оформляється реквізитом «візи узгодження документа»;

ü зовнішнє узгодження (якщо необхідно провести експертизу рішення в інших організаціях). До зовнішнього узгодження проектів наказів і розпоряджень вдаються рідко, тому ми не будемо зупинятися на ньому в даній статье9.

Забезпечення якісної підготовки проектів документів та їх узгодження з зацікавленими сторонами покладається на керівників підрозділів, які виносять проект.

Проекти наказів (розпоряджень) і додатки до них візуються ісполнітелем10 і керівником підрозділу, який вніс проект, керівниками підрозділів, яким в проекті передбачаються завдання і доручення, а також керівником служби ДОУ і юридичної служби (візує проекти нормативних правових актів). Заперечення за проектом наказу (розпорядження), що виникають при погодженні, викладаються в довідці, що додається до проекту.

Якщо в процесі узгодження в проект наказу вносяться зміни принципового характеру, то він підлягає передруці і повторному погодженню.

Проекти наказів (розпоряджень), що подаються керівнику на підпис, візуються заступниками керівника відповідно до розподілу обов'язків.

На підприємстві повинен бути розроблений перелік видів і подвідов11 документів із зазначенням осіб, візи яких необхідні при узгодженні, тобто із зазначенням основних узгоджувальних, або табель форм документів12.

Етапи підготовки проекту документа, його узгодження і доопрацювання за зауваженнями узгоджувальних можуть здійснюватися так званим «традиційним» способом або за допомогою системи автоматизації діловодства та електронного документообігу.

При «традиційному» способі проект розпорядчого документа готується на бланку і передається на узгодження в паперовому вигляді.

Узгодження документа оформляють візою узгодження документа (далі - віза), що включає в себе підпис і посада візує документ, розшифровку підпису (ініціали, прізвище) і дату підписання. наприклад:

Керівник юридичного відділу

Особистий підпис А.С. Орлов

При наявності зауважень до документа візу оформлюють таким чином:

Керівник юридичного відділу

Особистий підпис А.С. Орлов