Обов’язки секретаря - освітній центр успіх

У чому полягають посадові обов'язки секретаря

Для того щоб чітко визначити посадові обов'язки секретаря, необхідно знати, про кого саме йде мова. Адже цю посаду можна розглядати в декількох ракурсах. Відомий, наприклад, секретар-референт як офісний службовець, Генеральний секретар як керівник (глава) якоїсь організації, Державний секретар як держслужбовець, секретар як дипломатичне обличчя, секретар керівника як службовець і інші варіанти. Найчастіше, згадуючи цю посаду, мають на увазі службовця, який виконує завдання (доручення) як директора підприємства, так і окремих керівників його структурних підрозділів. Виходить, що посадові обов'язки секретаря в цьому випадку зводяться до виконання разових доручень для вирішення організаційних і технічних питань.

Що повинен знати і повинен робити секретар.

Щодня секретар повинен виконувати наступні функції:

Для того щоб виконати ці на перший погляд прості посадові обов'язки секретаря, працівник повинен знати:

- весь склад керівництва підприємства і його структурних підрозділів;

- статут, штати і структуру підприємства, його профіль, перспективи розвитку та спеціалізацію;

- нормативні документи для належного ведення діловодства;

- правила користування засобами оргтехніки і зв'язку; правила ВТР, ВІД, пожежної безпеки та промислової санітарії;

- правила організації праці на робочому місці;

- нормативні і правові акти, накази, постанови, розпорядження з планування, обліку і управління якістю виконуваних робіт.

Якщо мова йде про більш конкретної, вузької спеціалізації, то справа йде трохи інакше. Взяти, наприклад, посадові обов'язки секретаря-діловода. У самій назві посади чітко визначено аспект виконуваної роботи. Зазвичай на кожному підприємстві вже є посадова інструкція, в якій позначені напрямки діяльності фахівця з діловодства. Якщо такої інструкції немає, то краще її створити. Для цього варто скористатися кваліфікаційного довідника, в якому є приблизні зразки. Після цього стандартний варіант обов'язково потрібно доопрацювати стосовно для конкретної організації з урахуванням специфіки і внутрішніх особливостей.

В цілому, в обов'язки секретаря-діловода повинні чітко простежуватися 3 основних напрямки:

1. Робота з кореспонденцією. Прийом, обробка її сучасними способами і своєчасна відправка.
2. Правильне ведення внутрішньої документації.
3. Реєстрація, строгий облік і передача документів до архіву на зберігання.

Особливості роботи референта

На деяких підприємствах вводиться в штат така посада, яка включає в себе широке коло обов'язків: від «столу довідок» до «помічника директора». Такий фахівець повинен володіти різнобічними знаннями і добре володіти обстановкою. Посадові обов'язки секретаряреферента трохи розширені в зв'язку зі збільшенням повноважень. В цілому, це - звичайна робота секретаря, але слово «референт» вносить деякі доповнення в стандартний список. Зокрема, секретар-референт може самостійно вести прийом відвідувачів з деяких питань. Володіючи певною інформацією, він в змозі самостійно приймати рішення. Крім цього, референт виконує відповідальні доручення керівника щодо господарської діяльності організації (підприємства). Іноді секретарю-референту ставлять за обов'язок ведення кадрового діловодства. Робиться це лише тоді, коли загальний обсяг роботи дозволяє виконувати додаткові обов'язки.