Облік трудових книжок
Матеріали підготовлені групою консультантів-методологів ЗАТ "BKR-Інтерком-Аудит"
З метою обліку трудових книжок, а також бланків трудової книжки і вкладиша до неї, відповідно до пункту 40 Правил ведення і зберігання трудових книжок в організаціях ведуться:
а) прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї;
б) книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
У прибутково-видаткову книгу бухгалтер записує, коли, у кого, в якій кількості, яких серій і номерів, на яку суму були куплені трудові книжки і вкладиші. Крім того, в книзі відбивається коли, кому (П.І.Б. посада працівника), в якій кількості, яких серій і номерів, на яку суму були видані бланки. Розглянемо на прикладі порядок заповнення прибутково-видаткової книги.
Загальна вартість придбаних трудових книжок склала 600 рублів.
Прибутково-видаткову книгу бухгалтеру необхідно заповнити таким чином:
Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів ведуть фахівці відділу кадрів. У книзі реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші в них із зазначенням серії та номера, видані новоприйнятим працівникам (із зазначенням серії та номера), а також вказується посада (спеціальність) працівника, найменування місця його роботи із зазначенням структурного підрозділу, номер і дата наказу, на підставі якого проведено прийом працівника, підпис особи, яка заповнила трудову книжку, її вартість та інше.
У книгах все листи в них повинні бути пронумеровані, прошнуровані, завірені підписом керівника організації, скріплені сургучною печаткою або опломбовані. Такі вимоги встановлено пунктом 41 Правил ведення і зберігання трудових книжок.
Скористаємося умовами прикладу 1.
У книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів фахівцем відділу кадрів Свиридовой Н.П. були зроблені такі записи:
Дата прийому на роботу, заповнення трудової книжки або вкладиша до неї
Фамі-лія, ім'я та отчесого-тво вла-дель-ца праце-вої книжки
Серія і номер праце-вої книжки або вкла-дихаючи в неї
Посада, профес-ся, спе-циал-ність ра-працівника, який здав тру-довую книжку або на якого заполненатрудовая книжка або вкладиш до неї
Наймену-вання місця роботи (із зазначенням структур-ного подразде-лення), куди прийнято працівника
Дата і № наказу (распо-ряжения) або іншого рішення робото-теля, на підставі якого произве-ден прийом працівника
Розписка відповідальної особи, яка прийняла-го або заповнивши-шего трудову книжку
Отри-но за запол-ненние праце-ші книжки або вкла-дихай в них (рублів)
Дата ви-дачі на руки трудової книжки
при звільняючи-ванні (пре-краще-ванні тру-дового догово-ра)
Розписка пра-ка в по-одержанні трудової книжки
Відсутність перерахованих книг або їх неправильне оформлення є серйозним порушенням, за яке передбачена адміністративна відповідальність.
Відповідно до пункту 47 Правил ведення і зберігання трудових книжок, видаючи працівникові трудову книжку, роботодавець стягує з нього вартість бланка. Не справляється плата з працівника лише в двох випадках:
- при масової втрати роботодавцем трудових книжок працівників у результаті надзвичайних ситуацій (екологічні та техногенні катастрофи, стихійні лиха, масові заворушення та інші надзвичайні обставини). В даному випадку видається дублікат трудової книжки;
- в разі неправильного первинного заповнення трудової книжки або вкладиша до неї, а також в разі їх псування з вини працівника вартість зіпсованого бланка оплачується роботодавцем.
Розмір плати за бланк трудової книжки визначається розміром витрат на її придбання.
Питання про те, чи відбувається реалізація книжок при справлянні плати за неї, спірне. Тому існує два способи обліку виданих трудових книжок, розглянемо їх.
Вибір варіанту придбання бланків трудової книжки і вкладиша до неї і подальшого справляння плати за них з працівників залишається за роботодавцем.
ВИДАЧА трудових книжок НЕ Є РЕАЛІЗАЦІЄЮ
При такому способі обліку вважається, що організація купує книжки для особистих цілей працівників, а не для себе. Отже, роботодавець є посередником між продавцем бланків та працівником, тому бланки книжок не потрібно оприбутковувати.
У бухгалтерському обліку операції відображаються такими записами:
У податковому обліку операції з бланками трудових книжок не відображаються, при такому способі не буде ні виручки, ні витрат при розрахунку податку на прибуток.
Примітка. В обліковій політиці організації необхідно закріпити положення про те, що витрати організації на придбання нової трудової книжки працівник відшкодовує при її отриманні.
ВИДАЧА трудових книжок ВВАЖАЄТЬСЯ РЕАЛІЗАЦІЄЮ
В цьому випадку трудові книжки враховуються як товар, оскільки працівник зобов'язаний оплатити вартість книжки і, отже, бланки купуються для продажу. При цьому не має значення той факт, що реалізують бланки без вигоди.
У податковому обліку при видачі трудових книжок відображають дохід, і одночасно вартість виданих бланків включається до витрат.
До рахунку 68 «Розрахунки по податках і зборах» слід відкрити субрахунок 68-1 «ПДВ».
У бухгалтерському обліку організації операції відображаються наступними проводками:
Утримана вартість бланка за заявою працівника із заробітної плати
Більш докладно з питаннями, що стосуються трудових книжок, Ви можете познайомитися в книзі ЗАТ «BKR-Інтерком-Аудит» «Трудові книжки: порядок заповнення».