Облік шляхових листів в бухгалтерії
Порядок роботи з дорожніми листами
Подорожні листи розподіляються відповідальним фахівцем на кожну зміну. Виняток становить забезпечення необхідними документами співробітників, які перебувають у тривалих відрядженнях. Робота бухгалтерії з дорожніми листами має ряд особливостей:
- документи зберігаються мінімум 5 років;
- зміни в шляхові листи (по витраті палива, кілометражу і т.п.) можуть бути внесені тільки при візуванні підписами двох відповідальних фахівців;
- списання ПММ організовується тільки при наявності квитанцій про їх оплату;
- якщо для потреб компанії використовується особистий транспорт співробітників, інформація про це відображається в дорожньому листі (це забезпечує можливість отримання водієм компенсації).
Порядок обліку подорожніх листів
Документи, що підтверджують використання транспорту для потреб підприємства, повинні враховуватися відповідним чином. Це є актуальним вимогою контролюючих органів. Для обліку руху транспорту, витрати ПММ і т.п. використовується шляховий журнал. Затвердженої для його заповнення є Форма 8.
Порядок і правила обліку подорожніх листів чітко регламентовані. Недотримання їх є порушенням законодавства. Журнал обліку повинен вестися в установленому порядку. У ньому вказується вся інформація про видачу шляхових листів.
Що стосується стандартизованої форми журналу обліку, вона може бути доповнена актуальними для конкретної компанії графами і рядками. Обов'язковою умовою є збереження затверджених блоків.
Ефективний облік подорожніх листів вигідний перш за все самому підприємству. Він дозволяє мінімізувати помилки при здійсненні розрахунків між організацією і замовниками, контролювати роботу водіїв, точно розраховувати заробітну плату. Також грамотний облік забезпечує можливість оптимізації податкових виплат.
Специфіка електронного обліку подорожніх листів
Сьогодні практично для кожної організації актуальна оптимізація бізнес-процесів. Облікові операції також можуть і повинні бути автоматизовані. В арсеналі сучасних бухгалтерів є інструменти і засоби для оптимізації обліку подорожніх листів.
Спеціальне програмне забезпечення дозволяє мінімізувати витрати часу на оформлення облікових документів. Крім того, використання профільних електронних систем знижує ризик втрати важливої облікової інформації.
Оптимізувати процес обліку подорожніх листів можна і не тільки за допомогою інтеграції в існуючу систему нового ПО. Хочете розвантажити бухгалтерію? Передайте частину її функцій на аутсорсинг.
Компанія «Консалтинг Преміум» пропонує широкий асортимент разових бухгалтерських послуг і комплексні рішення по супроводу бізнесу.
Наші фахівці, завдяки високому рівню профільної підготовки і досвіду, ефективно вирішують різні облікові завдання, в тому числі з організації обліку подорожніх листів, з гарантією якості результату, мінімізації ризиків.