Облік поштових витрат
"СПЕЦІАЛІСТ ПО МСФЗ" Ф1, Ф2, ДипИФР, Трансформація, Консолідація на практиці. Сертифікат CPA. Реєстрація на навчання. Очне або дистанційне. АКЦІЯ!Інструкції для бухгалтера
Тести для бухгалтера
документів для бухгалтера
Специфіка діяльності деяких бюджетних установ пов'язана з необхідністю відсилати велика кількість листів, телеграм. Варіантів відправки кореспонденції кілька. Кожна організація вибирає найбільш зручний для себе спосіб, в залежності від якого відображення операцій з оплати поштових послуг в бухгалтерському обліку має свої особливості. У статті розглянуто специфіку відправки кореспонденції різними способами, а також порядок відображення зазначених операцій в бухобліку.
Ю. Васильєв Можна виділити кілька варіантів оплати відправки кореспонденції бюджетними установами:
- оплата поштових послуг через підзвітну особу;
- використання франкувальних (маркувальних) машин при оплаті поштових послуг;
- оплата поштових послуг із застосуванням авансової книжки.
Розглянемо, як, застосовуючи той чи інший метод відправки кореспонденції, дані операції слід відображати в бухгалтерському обліку.
Оплата поштових послуг через підзвітних осіб
У бухгалтерському обліку операції з видачі під звіт сум на оплату поштових витрат відображаються такими бухгалтерськими записами:
- видана з каси в підзвіт сума грошових коштів на оплату поштових витрат:
Дебет рахунку 208 04 560 «Збільшення дебіторської заборгованості підзвітних осіб по оплаті послуг зв'язку»
Кредит рахунку 201 04 610 «Вибуття з каси»
- підзвітна особа відзвітувалася за зроблені витрати:
Дебет рахунку 401 01 211 «Витрати на послуги зв'язку»
Дебет рахунків 201 05 510 «Надходження грошових документів» (в разі придбання підзвітною особою марок і конвертів для відправки кореспонденції), 208 04 660 «Зменшення дебіторської заборгованості підзвітних осіб по оплаті послуг зв'язку»
- повернуто невитрачений залишок підзвітної суми:
Дебет рахунку 201 04 510 «Надходження в касу»
Кредит счета208 04 660 «Зменшення дебіторської заборгованості підзвітних осіб по оплаті послуг зв'язку»
Надання поштових послуг із застосуванням франкувальних машин
Поштові послуги по відправці кореспонденції можуть бути надані установам з використанням франкировальной або маркувальних машин. За своєю функціональної спрямованості вони відрізняються один від одного незначно. Що таке франкувальних (Маркировальная) машина і які її функціональні характеристики?
Франкувальних машина (маркувальних машин) - машина, призначена для нанесення на письмову кореспонденцію державних знаків поштової оплати, що підтверджують оплату послуг поштового зв'язку, дати прийому даної кореспонденції та іншої інформації. Сума поштового збору і дата відправлення встановлюються експедитором на складальному механізмі маркувального барабана, черговий номер відправлення набирається автоматично. За допомогою маркувальних машин ведеться облік поштових витрат для безготівкових розрахунків з організаціями зв'язку.
У заяві зазначаються (п. 6.3 Адміністративного регламенту):
- найменування моделі (серії) франкировальной машини;
- місце установки франкировальной машини;
- можливі дата і час проведення перевірки.
До заяви додаються:
- копія технічного паспорта франкировальной машини;
- нотаріально завірена копія свідоцтва про постановку власника франкировальной машини на облік в податковому органі;
- копія договору з організацією федеральної поштового зв'язку (філією організації) на надання послуг поштового зв'язку з використанням франкировальной машини (для організацій федеральної поштового зв'язку (їх філій), які є власниками франкувальних машин, представляти договір на надання послуг поштового зв'язку не потрібно);
- копії сертифікатів відповідності;
- відбиток кліше франкировальной машини.
Після представлення всіх перерахованих вище документів протягом 30 днів з дня реєстрації заяви про видачу дозволу Россвязьнадзор видає дозвіл. Термін його дії не обмежений. Плата за розгляд заяв і видачу дозволів з заявників не стягується. При втраті дозволу або його псування оформляється нове.
Маркірувальні машини можуть:
1) підсумувати вироблені організацією поштові витрати;
2) віднімати поштові витрати з вихідної суми, встановленої на лічильнику касового механізму.
Найбільш зручний для бюджетних організацій варіант (особливо при оплаті поштових витрат за рахунок бюджетних коштів) - підсумовування вироблених поштовою організацією витрат. В цьому випадку можна уникнути сплати авансових платежів. Працівник поштового відділення щомісяця знімає показання лічильника франкировальной машини. За свідченнями лічильника на початок і кінець місяця виставляється рахунок (рахунок-фактура), до якого додається акт виконаних робіт. У бухгалтерському обліку дані операції будуть відображені в такий спосіб:
- на суму відправленої кореспонденції:
Дебет рахунку 401 01 221 «Витрати на послуги зв'язку»
Кредит рахунку 302 04 730 «Збільшення кредиторської заборгованості за розрахунками з постачальниками і підрядчиками по оплаті послуг зв'язку»
- на суму проведеної оплати:
Дебет рахунку 302 04 №830 «Зменшення кредиторської заборгованості за розрахунками з постачальниками і підрядчиками по оплаті послуг зв'язку»
Кредит рахунків 304 05 221 «Розрахунки по платежах з бюджету з органами, що організують виконання бюджетів, з оплати послуг зв'язку», 201 01 610 «Вибуття грошових коштів установи з банківських рахунків»
У разі якщо маркувальних машин віднімає поштові витрати з вихідної суми, встановленої на лічильнику касового механізму,
організація повинна перерахувати на рахунок поштового відділення деяку суму грошових коштів, яка є авансом. Технічний працівник поштового відділення «завантажує» в машину показники, еквівалентні сумі проведеної оплати. Штампуючи конверт для відправки, оператор (працівник організації) вказує суму відправки, яка вираховується з залишку тієї, що занесена в пам'ять машини, і проставляється на конверті або липкою наклейці. Коли показання лічильника касового механізму досягнутий нуля, маркувальних машин автоматично вимикається. Іншими словами, машина перестає працювати, якщо вся внесена на рахунок поштового установи сума витрачена.
В цьому випадку в бухгалтерському обліку операції з оплати поштових витрат будуть відображатися наступними записами:
- на суму авансового платежу:
Дебет рахунку 206 04 560 «Збільшення дебіторської заборгованості за виданими авансами за послуги зв'язку»
Кредит рахунків 201 01 610 «Вибуття грошових коштів установи з банківських рахунків», 304 05 221 «Розрахунки по платежах з бюджету з органами, що організують виконання бюджетів, з оплати послуг зв'язку»
- залік авансу на суму наданих установі протягом місяця поштових послуг:
Дебет рахунку 302 04 №830 «Зменшення кредиторської заборгованості за розрахунками з постачальниками і підрядчиками по оплаті послуг зв'язку»
Кредит рахунку 206 04 660 «Зменшення дебіторської заборгованості за виданими авансами за послуги зв'язку»
Бюджетна установа здійснює розрахунки з поштовим відділенням зв'язку за допомогою франкировальной машини, яка підсумовує вироблені поштові відправлення. В кінці місяця бюджетній установі виставлені рахунок на суму 3 562 руб. (В тому числі ПДВ - 543,36 руб.)
і акт виконаних робіт з реєстром вироблених відправлень. Оплата поштових витрат проводиться за рахунок бюджетних коштів.
У бухгалтерському обліку будуть зроблені такі записи:
Оплата поштових послуг з використанням авансової книжки
Оплата поштових послуг може здійснюватися як за допомогою підзвітних осіб, франкувальних (маркувальних) машин, але і з використанням авансової книжки. Організація укладає з поштовим відділенням договір, предметом якого є розрахунки за поштові послуги за допомогою авансової книжки. Потім купується авансова книжка, яка зберігається не в касі установи, а в поштовому відділенні. Організація перераховує кошти на рахунок поштового відділення в якості авансу в рахунок подальшої відправки телеграм і листів. Відомості про оплату заносяться в авансову книжку організації. У міру відправки кореспонденції авансова книжка витрачається.
Практика показує, що при оплаті поштових послуг з використанням авансової книжки у бухгалтерів виникають труднощі у відображенні операцій з оплати поштових витрат і придбання авансової книжки. Чи є авансова книжка грошовим документом або її можна відобразити в обліку як матеріальний запас? Як в бухгалтерському обліку відображається поповнення авансової книжки?
- оприбутковано в обліку придбана авансова книжка:
Дебет рахунку 105 06 340 «Збільшення вартості інших матеріальних запасів»
Кредит рахунку 302 22 730 «Збільшення кредиторської заборгованості з придбання матеріальних запасів»
- оплачена вартість авансової книжки:
Дебет рахунку 302 22 №830 «Зменшення кредиторської заборгованості з придбання матеріальних запасів»
Кредит рахунків 201 01 610 «Вибуття грошових коштів установи з банківських рахунків», 304 05 340 «Розрахунки по платежах з бюджету з органами, що організують виконання бюджетів, з придбання матеріальних запасів»
Що стосується перерахування грошових коштів в оплату поштових послуг, то на практиці можуть застосовуватися такі варіанти відображення цієї операції:
- перераховані грошові кошти поштовому відділенню:
Дебет рахунку 302 04 №830 «Зменшення кредиторської заборгованості за розрахунками з постачальниками і підрядчиками по оплаті послуг зв'язку»
Кредит рахунків 201 01 610 «Вибуття грошових коштів установи з банківських рахунків», 304 05 221 «Розрахунки по платежах з бюджету з органами, що організують виконання бюджетів, з оплати послуг зв'язку»
- на суму поповнення авансової книжки:
Дебет рахунку 201 05 510 «Надходження грошових документів»
Кредит рахунку 302 04 730 «Збільшення кредиторської заборгованості за розрахунками з постачальниками і підрядчиками по оплаті послуг зв'язку»
- витрата авансової книжки:
Дебет рахунку 208 04 560 «Збільшення дебіторської заборгованості підзвітних осіб по оплаті послуг зв'язку»
Кредит счета201 05 610 «Вибуття грошових документів»
- звіт підзвітної особи за відправлену кореспонденцію:
Дебет рахунку 401 01 221 «Витрати на послуги зв'язку»
Кредит счета208 04 660 «Зменшення дебіторської заборгованості підзвітних осіб по оплаті послуг зв'язку»
Однак останній спосіб відображення бухгалтерських записів не зовсім вірний, оскільки:
- за надані послуги з відправлення кореспонденції звітує поштове відділення, яке не є підзвітною особою організації;
- поповнення авансової книжки некоректно розглядати як надходження грошових документів, оскільки фактично грошові документи не купуються. Авансова книжка в даному випадку - спосіб контролю перерахованого авансу, і його витрачання;
- використання рахунку 302 04 000 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками по оплаті послуг зв'язку» при оплаті авансу суперечить методології бюджетного обліку, викладеної в Інструкції № 25н.
- перерахований аванс за поштові послуги:
Дебет рахунку 206 04 560 «Збільшення дебіторської заборгованості за виданими авансами за послуги зв'язку»
Кредит рахунків 201 01 610 «Вибуття грошових коштів установи з банківських рахунків», 304 05 221 «Розрахунки по платежах з бюджету з органами, що організують виконання бюджетів, з оплати послуг зв'язку»
- поштовим відділенням представлені рахунок, реєстр отруєної кореспонденції, акт виконаних робіт:
Дебет рахунку 401 01 221 «Витрати на послуги зв'язку»
Кредит рахунку 302 04 730 «Збільшення кредиторської заборгованості за розрахунками з постачальниками і підрядчиками по оплаті послуг зв'язку»
- проведений залік авансу на суму наданих установі протягом місяця поштових послуг:
Дебет рахунку 302 04 №830 «Зменшення кредиторської заборгованості за розрахунками з постачальниками і підрядчиками по оплаті послуг зв'язку»
Кредит рахунку 206 04 660 «Зменшення дебіторської заборгованості за виданими авансами за послуги зв'язку»
Бюджетна установа здійснює розрахунки з поштовим відділенням зв'язку за допомогою авансової книжки, вартість якої становить 15 руб. Сума зарахованих на авансову книжку грошових коштів дорівнює 2 640 руб. (В тому числі ПДВ - 398,14 руб.). В кінці місяця бюджетній установі виставлені рахунок на суму 1 580 руб. (В тому числі ПДВ - 241,02 руб.) І акт виконаних робіт з реєстром вироблених відправлень. Оплата поштових витрат проводиться за рахунок бюджетних коштів.
У бухгалтерському обліку будуть зроблені такі записи: