Обчислення в таблицях word 2018, blog of khlebalin dmitriy

Сьогодні мій колега запитав мене: "Чи можливо робити обчислення в таблицях Word?» (Йому задали якесь завдання в інституті на цю тему). Чесно кажучи за всю свою попередню практику користування Ворд, я про таке й не чув, з цього довелося розібратися. І так в двох словах, щоб довго не шукати:

А ось що з цього приводу говорить інтернет:

Задумав я якось полегшити життя секретарю в одній компанії і створити шаблон-документ з можливістю обчислення в таблиці. Це був найпростіший рахунок на оплату.
Що я зробив? Я намалював таблицю, в якій були необхідні комірки з даними, а твір (множення) цих даних слід вивести в сусідній комірці. В Excel така дріб'язкова операція зайняла б хвилину. А в Word-е я раніше ніколи ніяких обчислення не проізодітся і тим цікавіше для мене була ця задача.

Отже, нехай у нас є для прикладу три стовпці і три рядки в таблиці. Осередки, що містять будь-які дані, прийнято позначати буквено-цифровим кодом. Стовпці (по вертикалі) позначаються латинською літерами від A до Z, а рядки (по горизонталі) позначаються цифрами. Таким чином, в нашому прикладі ми можемо визначити 3 стовпці під буквами від А до C і три рядки - 1, 2 і 3.
Конкретна осередок може позначатися як А1 або В2, зовсім як на шахівниці.
Осередок, що містить кількість товару, буде називатися A2, а осередок, що містить вартість одиниці товару, іменується як B2.Проізведеніе даних, що містяться в цих осередках нам потрібно обчислити і результат обчислення помістити в клітинку C2. Ставимо курсор в осередок C2 і далі:

Відкриваємо меню Вставка (Insert) і вибираємо команду Поле (Field). Відкриється вікно з однойменною заголовком як на скріншоті.

Тиснемо на кнопку Формула (Formula), після чого відкриється діалогове вікно «Формула«.

В поле Формула вже за замовчуванням буде міститися формула виду = SUM (LEFT). Нам же потрібна інша формула. Тому стираємо вихідну формулу і пишемо в поле ось таку формулу: = (A2 * В2). хоча можна і без дужок. Ми множимо значення осередку А2 на значення комірки В2.

В поле Формат числа вибираємо необхідний формат (в даному випадку - грошовий).

Натискаємо кнопку OK. У підсумку отримуємо в комірці С2 значення виду 0,00р. Таким чином ми створили шаблонну клітинку з формулою. Значним цього осередку буде результат множення даних з комірок A2 і В2.

Оскільки даних поки немає, тому і результат нульовий.
Тепер перевіримо коректність нашої формули. Введемо якісь дані в осередку A2 і В2. Перемістимося табулятором або курсором на результуючу клітинку (виділимо її) і натиснемо клавішу F9. У підсумку ми отримаємо результат.

Слід мати на увазі, що такі обчислення в таблицях Word досить незручні, враховуючи також ту обставину, що обчислення в Word-e неавтоматизованих, як це влаштовано в Excel. Якщо ви введете інші дані в осередку А2 і В2, то для того щоб отримати новий результат в комірці С2, необхідно буде ще раз виділити осередок С2 і натиснути клавішу F9 або вибрати з контекстного меню правої кнопки миші команду Оновити поле або ж на панелі інструментів Таблиці і кордони натиснути кнопочку Автосумма.

Якщо вам потрібні якісь більш серйозні обчислення, то в принципі можна впроваджувати таблиці Excel в документ Word. Але, повторюся, розумніше і простіше будуть освоїти програму Excel з пакету MS Office і працювати з обчисленнями вже в ній.

Що стосується секретаря, життя якої я хотів полегшити, то побачивши ці складності з обчисленнями, вона відмовилася від них і використовувала звичайні шаблонні поля в зазначених осередках.

Отже, щоб можна було згодом застосувати цей спосіб в своїх документах, давайте зрозуміємо принцип його дії. Для цього:

Створимо новий документ і відкриємо додаткову панель інструментів «Форми». клацнувши правою кнопкою миші на вільному просторі вгорі праворуч панелей Стандартна та Форматування. Виберемо зі списку доступних панелей потрібну нам панель «Форми».

На панелі, що з'явилася можна натиснути кнопку «Додати таблицю» - щоб вибрати необхідну кількість рядків і стовпців, або натиснути кнопку «Намалювати таблицю» - щоб самостійно намалювати її.

Давайте створимо таблицю з трьома стовпцями і одним рядком.

Поставимо курсор в першу комірку таблиці і натиснемо на панелі «Форми» кнопку «Текстове поле». Якщо у вас за замовчуванням налаштований затінення полів форми, то в цій осередку з'явитися власне таке затінене поле.

Повторимо пункт 4 для наступної комірки.

Щелкнем мишкою поле в першій клітинці, щоб виділити її. Потім натискаємо кнопку «Параметри поля форми» і у вікні «Параметри текстового поля» заповнюємо поля як на скріншоті. Тиснемо OK.

Повторюємо дії для наступної ячейкі.Такім чином у нас готові поля для введення змінюються даних, наприклад, кількість товару або ціна товару.

Ставимо курсор в третій осередок і вибираємо з меню «Таблиця» команду «Формула». В поле Формула вписуємо нашу формулу = A1 * B1. де А1 - це перша осередок (нехай визначає кількість товару), а B1 - це друга осередок (нехай визначає ціну за одиницю товару). Вибираємо грошовий формат числа і тиснемо OK. В осередку з'являються нулі з валютою.

Тепер, щоб робити обчислення над даними в перших двох осередках і автоматично отримувати результат у третій клітинці, необхідно захистити форму. Користувач згодом не зможе нічого міняти в цьому документі, крім внесення даних в поля осередків. З одного боку це накладає певні обмеження у використанні документа, а з іншого боку дозволяє автоматизувати обчислення, не вдаючись до програми Excel.

Щоб захистити форму необхідно натиснути кнопку «Захист форми». Тепер користувачеві будуть доступні для введення даних тільки осередки A1 і В1. Спробуйте ввести в них якісь дані і переміщайтеся між осередками табулятором (кнопка Tab на клавіатурі). Як бачите, обчислення відбуваються автоматично.

Як цей спосіб застосовувати в своїх документах, ви можете вирішити самі. Головне, щоб ви зрозуміли що використовується принцип обчислень. Я думаю, що ця замітка ясна для розуміння. Якщо це не так, то пишіть листи мені і задавайте питання. Ваші питання я розміщені в розсилці або спробую відповісти на них сам.