Нічний аудит

Під час перебування в готелі гість користується различ-ними представленими в ньому послугами (ресторан, сауна, клуб здоров'я, магазини, міні-бар). Через про-граму РОS оплата цих послуг йде на рахунок номера.

В даний час для контролю рахунків використовуються можливості Інтернету. Електронні можливості се-ти за допомогою встановленого в номері спеціального ус-тройства, здатного зчитувати інформацію з кредитної картки клієнта і здійснювати електронні платежі, зберігаючи конфіденційність інформації і захищаючи її в Інтернеті, дозволяють здійснювати автоматичні-кий розрахунок клієнта з готелем за допомогою переказу готельного рахунку про витрати гостя на його корпоратив-ний рахунок. Гостям також надається можливість перевіряти свої рахунки в режимі реального часу на дис-плеях комп'ютерів в своїх номерах.

Готелі, які надають гостям кредит, повинні мати у своєму розпорядженні спеціальною системою Ідентифіка-кации, визначення лімітів кредитування, процедур на випадок перевищення ліміту і іншими необхідними засобами. Цими питаннями займається менеджер по кредитах. Невеликі готелі, як правило, вимагають попередню або повну оплату проживання, поет-му такі операції з рахунками гостей їм не потрібні.

При зміні касирів складається звіт готівки. Різниця між отриманими і виплаченими сумами означає загальний баланс зміни. Зазвичай касир разом з на-чальник зміни поміщає гроші в сейф, поки їх не до-ставлять в банк. Коли балансова сума вилучається з касового апарату, в ньому залишається початкова сума, ко-торая перебувала там на початку зміни.

При від'їзді гість отримує всі окремо підписані чеки і окремий рахунок з повною сумою. Рахунок може бути оплачений готівкою, кредитною карткою або за рахунком-фактурою. Останнє можливе лише при наявності кон-тракту. В цьому випадку касир закриває рахунок, і бухгалтерського обліку н-рія висилає рахунок фірмі.

Касовий апарат використовується для реєстрації опе-рацій з готівкою і підведення балансу готівки. На сучасному ринку переважають комп'ютерні кас-сові апарати. У них передбачено безліч функ-цій, що полегшують контроль за нарахуваннями та ведення Фондом третьому гостьових файлів. Найчастіше вони є частиною об-щей комп'ютерної системи служби прийому і размеще-ня. Більшість апаратів забезпечено пристроєм для роздрукування списку операцій, чеків, ваучерів, отче-тов ревізій і тарифів.

За допомогою клавіш заноситься наступна інформа-ція:

1. сума операції; про персональні дані касира;

2. мета операції;

3. обсяг покупки;

6. спосіб оплати.

Баланс рахунків підводиться щовечора. Цей про-процес дуже важливий і проводиться в той час, коли всі про-чие служби вже не працюють (щоб все нарахування б-ли включені), а саме: під час 3-й зміни - рано вранці. У великих готелях працюють кілька нічних ау-ДІТОР, в маленьких готелях така посада може бути навіть не передбачена.

Першим кроком в цьому процесі є нарахування на рахунки тих платежів, які не були в них внесені ра-неї. Потім підсумкові цифри на рахунках в комп'ютері све-ряют зі звітами інших відділів для перевірки правиль-ності нарахувань. Потім проводяться нарахування за арен-ду номерів і підсумкові цифри заносяться в гостьовій файл. Таким чином формується остаточний звіт про всі суми заборгованості готелі.

Бухгалтерські електронні системи дозволяють по-висіть ефективність проведення операцій по рахунках і оперативно управляти рахунками гостей. Щоденна рас-шифровка дебіторських рахунків, що проводиться нічним ауді-тором, одночасно є і перевіркою операції від-делов, і повною роздруківкою рахунків гостей.

Черговий аудитор збирає рахунки в спеціальну пап-ку гостя, так званий роrtfolio. Черговий аудитор також відповідальний за перевірку тарифів (вартість но-міра в документі, що підтверджує бронювання, і фактична вартість повинні бути правильними).