Миттєвий пошук повідомлень і елементів - служба підтримки office
Якщо цього напису немає, можливо, перебуває в режимі компактної навігації, в якому виводяться значки:
Крім того, якщо область папок згорнута, значки розташовуються вертикально. Щоб розгорнути область папок, натисніть кнопку Згорнути / розгорнути. показану нижче:
Знайдіть поле пошуку. Воно розташоване вгорі повідомлень:
Щоб знайти слово, яке є в повідомлення, або повідомлення від конкретної людини, введіть в поле пошуку слово або ім'я, прізвище або їх частину. З'являться повідомлення, які містять це слово або ім'я, і воно буде виділено в їх тексті.
Ви можете звузити результати, змінивши свій пошуковий запит. Ось кілька прикладів:
Введіть "авансовий звіт" (в лапках), щоб знайти повідомлення, які містять саме цю фразу.
Введіть авансовий AND звіт (слово AND має писатися великими літерами) для пошуку повідомлень, що містять слова "авансовий" і "звіт" у будь-якому порядку. Ви можете також використовувати OR.
Введіть авансовий NOT звіт (NOT потрібно писати великими літерами), щоб знайти повідомлення, що містять слово "авансовий", але не слово "звіт".
Щоб очистити пошук після його завершення, натисніть в поле пошуку.
Якщо вам не вдається отримати потрібні результати, спробуйте уточнити пошук за допомогою засобів пошуку, представлених на стрічці. Клацнувши поле пошуку, ви можете вибрати область пошуку з лівої сторони стрічки. Після вибору області ви можете зробити пошук ще точніше, вказавши інші параметри, наприклад тему або відправника.
Область (де шукати). Тут можна задати пошук в певних папках, наприклад у всіх поштових скриньках, або тільки в цій папці, яку найчастіше є папка Вхідні.
Уточнення (що шукати). Після вибору області можна додати інші умови в групі Уточнення. При виборі параметра Outlook додає в поле пошуку особливий сценарій, що обмежує пошук.
Від. У результатах пошуку відображаються тільки повідомлення, відправлені зазначеною особою. Наприклад, можна шукати всі повідомлення, відправлені користувачем Ольга.
Тема. Результати пошуку фільтруються по темі повідомлень електронної пошти. Наприклад, можна шукати всі повідомлення, в темі яких міститься ключове слово "звіт".
Має вкладення. Відображаються всі повідомлення з вкладеннями.
На цьому тижні. У спадному меню виберіть інтервал часу, щоб уточнити результати пошуку за часом отримання повідомлення.
Кому. У спадному меню виберіть значення для фільтрації результатів щодо одержувачів електронної пошти. Наприклад, можна шукати повідомлення, в яких ви вказані в полі "Копія", або ті, які були відправлені певній особі.
Відзначено. Відображаються повідомлення, помічені до виконання.
Важливі. Відображаються всі повідомлення, помічені як особливо важливі.
Ще. Виберіть елемент меню для подальшого уточнення результатів пошуку. Наприклад, можна фільтрувати результати по конфіденційності або розміром повідомлення.
Пам'ятайте, що ви можете комбінувати і поєднувати ці параметри.
На малюнку нижче показаний приклад. Припустимо, що ви шукаєте всі повідомлення від Ольги, отримані за останній місяць і містять ключове слово "звіт" в рядку теми.
Щоб налаштувати пошук для цього прикладу:
Переконайтеся, що обрана папка Вхідні і клацніть поле Пошук.
У групі Область виберіть Вкладені папки.
Натисніть кнопку Від і введіть Ольга. щоб замінити виділений текст в поле пошуку.
Натисніть кнопку Тема і введіть звіт. щоб замінити виділений текст в поле пошуку.
У спадному меню поруч з елементом На цьому тижні виберіть Минулий місяць.
Занадто багато результатів? Або просто не виходить знайти те, що ви хочете?
Клацніть в полі пошуку.
На вкладці Пошук клацніть Засоби пошуку> Розширений пошук.
У вікні Розширений пошук ви можете вказати складніші умови та навіть виконати пошук в календарі, контактах, нотатках і завданнях.
Відкрийте вкладку Додатково.
У розділі Додаткова умова натисніть кнопку Поле і виберіть пункт Усі поля повідомлення. Ви побачите меню полів, в яких можна виконувати пошук, наприклад Від. Кому. Отримано. Тема і багато інших.
Виберіть поле, потім вкажіть умова і шукане значення. наприклад:
Запит Від / містить / Регіна буде шукати повідомлення від людей, ім'я яких включає "Регіна". Зверніть увагу на те, що в якості умови використовується містить. а не збігається (точно) с. тому збіги можуть бути неповними. Запит Від / збігається (точно) з / Регіна не знайде Регіну Покровську - для цього потрібно буде вказати повне ім'я. Тому в таких випадках зручніше використовувати умова містить.
Додайте стільки додаткових умов, скільки потрібно. Ми додамо ще три:
від | містить | Регіна буде шукати повідомлення від відправників з іменем "Регіна". Зверніть увагу, що в якості умови використовується містить. а не збігається (точно) с. так як не потрібно шукати точний збіг. Якщо в електронній пошті Регіни вказано ім'я "Регіна Покровська", запит Від | збігається (точно) з | Регіна не підійде, так як для отримання точного збігу необхідно задати повне ім'я (Регіна Покровська). Тому в якості умови зручно використовувати містить.
Припустимо, що ви також додасте такі умови:
отримано | між | 01.05.13 та 31.05.13
повідомлення | містить | бюджет
Нарешті натисніть кнопку Знайти. щоб запустити пошук.
Зняття обмеження на кількість результатів пошуку
Якщо думка про більш ніж 250 результати вас не лякає, ви можете зняти це обмеження:
Клацніть Файл> Параметри> Пошук.
У розділі Результати зніміть прапорець Прискорити пошук за рахунок скорочення числа показуються результатів.
В області навігації виберіть папку, в якій потрібно виконати пошук.
В поле Миттєвий пошук введіть текст, який необхідно знайти.
Знайдені елементи відображаються з виділеним потрібним текстом.
Щоб уточнити пошук, введіть більше символів.
Щоб виконати пошук у всіх папках, в кінці списку результатів пошуку клацніть елемент Шукати знову.
Щоб повернути курсор назад в поле Миттєвий пошук. натисніть клавіші CTRL + E.
По завершенні пошуку ви можете очистити дані, натиснувши кнопку Закрити пошук поруч з полем "Миттєвий пошук".
Пошук вкладень доступний, але результати не виділяються.
Вказівка додаткових умов пошуку
Додавання умов дозволяє звузити пошук. Коли ви вибираєте поле Миттєвий пошук або вводите в ньому текст, створюється вкладка Засоби пошуку. У групі Уточнити представлений ряд умов, за допомогою яких можна конкретизувати область пошуку.
Повторне використання недавно виконаного пошуку
У програмі зберігаються десять останніх виконаних пошуків, які можна використовувати повторно.
Клацніть поле Миттєвий пошук. на вкладці Засоби пошуку в групі Параметри виберіть пункт Нещодавно виконаний пошук. потім клацніть слово або фразу, які потрібно використовувати повторно.
В поле Миттєвий пошук введіть текст, який необхідно знайти.
Повідомлення, які містять зазначений текст, відображаються на панелі Результати миттєвого пошуку з виділенням шуканого тексту.
Примітка: За замовчуванням для запуску пошуку не потрібно натискати кнопку Пошук. Кнопка Пошук активна тільки в тому випадку, якщо в діалоговому вікні Параметри пошуку знятий прапорець По можливості відображати результати пошуку під час введення. Додаткові відомості див. У розділі "Зміна параметрів миттєвого пошуку" даної статті.
Щоб уточнити пошук, введіть більше символів.
Інший спосіб: використовуючи Область навігації, в групі Поштові папки клацніть Усі елементи пошти або натисніть клавіші CTRL + ALT + A.
1. Виберіть папку, в якій потрібно виконати пошук.
2. У поле Миттєвий пошук введіть текст, який необхідно знайти.
3. Повідомлення, які містять введений текст, відобразяться в списку результатів; при цьому в них буде виділено шуканий текст.
4. Клацніть, щоб очистити поле Миттєвий пошук. і почніть новий пошук.
Щоб повернути курсор назад в поле Миттєвий пошук. натисніть клавіші CTRL + E.
Скориставшись пошуком роботи виявивши потрібний елемент в списку результатів, можна очистити результати пошуку. В Outlook буде збережений останній вибраний елемент.
Пошук також виконується і у вкладеннях, однак результати пошуку в них не виділяються.
В області Миттєвий пошук натисніть кнопку зі стрілкою Розгорнути конструктор запитів.
Щоб включити додаткові умови пошуку, введіть текст у рядки Від. Основний текст. Тема або Кому.
Для відображення додаткових полів пошуку в конструкторі запитів натисніть кнопку Додати умови і виберіть в списку потрібні поля.
Введіть умови пошуку в додані поля.
Під час введення даних в поля пошуку умови відображаються в поле Миттєвий пошук відповідно до синтаксисом пошукових запитів. Синтаксис включає умову пошуку, за яким слідує двокрапка, а далі - введене значення умови (див. Приклад нижче). Коли ви навчитеся працювати з синтаксисом пошукових запитів, то зможете вводити запит в поле Миттєвий пошук без використання полів пошуку.
Повторне використання недавно виконаного пошуку
В Outlook відображаються до 10 останніх запитів пошуку.
В області Миттєвий пошук клацніть елемент "Показати панель миттєвого пошуку" і виберіть пункт Нещодавно виконаний пошук. а потім виберіть у списку потрібний запит.
Внесення змін до пошук
Включення вкладених папок в миттєвий пошук
швидкий пошук дозволяє виконати пошук у всіх папках, що містяться в списку папок Outlook, включаючи вкладені, але параметр пошуку в усіх папках за замовчуванням не заданий. Його необхідно включити вручну.
Виберіть в меню Сервіс команду Миттєвий пошук. а потім натисніть кнопку Параметри пошуку.
Можна також клацнути стрілку в області Миттєвий пошук і вибрати пункт Параметри пошуку.
В області Миттєвий пошук виберіть параметр Усі папки.
Додавання папки "Видалені" в миттєвий пошук
За замовчуванням папка "Дистанційні" не бере участі в пошуку по всіх елементах пошти. Щоб включити її в область пошуку, виконайте такі дії.
Виберіть в меню Сервіс команду Миттєвий пошук. а потім натисніть кнопку Параметри пошуку.
Можна також клацнути стрілку в області Миттєвий пошук і вибрати пункт Параметри пошуку.
В області Дистанційні встановіть прапорець Включати повідомлення з папки "Видалені" в кожному файлі даних при пошуку по всіх елементах.
Включення файлів даних в пошук
За замовчуванням при пошуку в режимі Всі елементи пошти обробляються наступні файли даних:
Всі індексовані файли даних. До них відносяться файл особистих папок (PST-файл) і файл автономних папок (OST-файл). Індексування забезпечує високу швидкість пошуку.
Файл даних Outlook для облікового запису електронної пошти, використовуваної за замовчуванням, незалежно від того, індексований він чи ні.
Проте можна включити в пошук будь-який файл даних.
Важливо: Можливість вибирати, які файли даних включити в пошук, існує тільки в режимі Всі елементи пошти. в якому пошук може виконуватися по одному або декількох файлах даних.
Вибір файлів даних для включення в пошук
Виберіть ім'я файлу даних, який потрібно включити в пошук або виключити з пошуку.
Нижче наведені приклади.
Файлом даних, який потрібно виключити з пошуку, може бути архівна папка великого розміру.
В юридичній фірмі відомості по кожній справі необхідно зберігати в окремому PST-файлі, і всі вони повинні бути відкриті. При роботі з конкретною справою потрібно, щоб файли, що відносяться до інших справ, були виключені з пошуку.
Зміна параметрів миттєвого пошуку
Виберіть в меню Сервіс команду Миттєвий пошук. а потім натисніть кнопку Параметри пошуку.
Також можна клацнути стрілку в області Миттєвий пошук і вибрати команду Параметри пошуку.
Виберіть потрібні параметри:
Індексувати повідомлення в файлах даних. Виберіть файли даних, які потрібно індексувати для пошуку.
Повідомляти про неповні результати пошуку, коли повідомлення ще індексуються. Цей прапорець встановлений за замовчуванням. При відображенні всіх результатів пошуку Outlook виводить повідомлення в області Миттєвий пошук. вказуючи на те, що процес індексації всіх повідомлень в зазначених файлах даних ще не завершений. Клацніть це повідомлення, щоб відкрити діалогове вікно, в якому зазначено, скільки елементів залишилося проіндексувати. Щоб подібні повідомлення не виводилися, зніміть цей прапорець.
По можливості відображати результати пошуку під час введення. Цей прапорець встановлений за замовчуванням. Зніміть його, щоб результати пошуку відображалися не під час введення, а, наприклад, тільки після натискання клавіші ENTER або кнопку Пошук. Кнопка Пошук активна тільки в тому випадку, якщо цей прапорець знятий. Рекомендується зняти цей прапорець, якщо результати пошуку відображаються недостатньо швидко.
Виділяти шукані слова Цей прапорець встановлений за замовчуванням. Зніміть його, якщо не потрібно, щоб в результатах пошуку виділявся шуканий текст. Якщо потрібно змінити колір виділення, натисніть кнопку Змінити і виберіть колір у діалоговому вікні Колір.
Включати повідомлення з папки "Видалені" в кожен файл даних при пошуку по всіх елементах. Цей прапорець за замовчуванням не встановлено. Встановіть його, якщо при пошуку в режимі Всі елементи пошти потрібно переглядати видалені елементи.
Область "Миттєвий пошук"
При пошуку показувати результати. За умовчанням встановлений перемикач Тільки з обраної папки. Якщо потрібно включити в пошук весь список папок Outlook, виберіть варіант З усіх папок.