Microsoft office groove 2018 віртуальний офіс - microsoft office groove 2018, groove 2018, groove
Сергій і Марина Бондаренко
З поширенням інтернету абсолютно змінилося поняття робочого колективу. Люди, що живуть в різних країнах і працюють в різних організаціях, цілком можуть брати участь у спільній розробці одних і тих же проектів. Є такі співробітники, які зовсім ніколи не заглядають в офіс, а займаються своєю роботою, не залишаючи дому. Інші постійно подорожують і беруть участь у спільних проектах, перебуваючи в дорозі.
У віртуальному офісі кожен працює там, де йому зручно, проте, якщо проект спільний, то загальний контроль за ходом його виконання просто необхідний. Головна проблема такої організації праці полягає в загальних ресурсах. Для тих, хто працює віддалено, не існує звичайному офісному інфраструктури, яка включає сервери, на яких зберігаються файли, зали для проведення конференцій і т.д.
У багатьох випадках це ускладнює роботу. Якщо співробітники офісу вільно можуть передати один одному файли по локальній мережі, поділитися своїми думками, сісти поруч і разом обговорити ідеї щодо проекту, то для людей, які знаходяться на різних континентах, такі способи взаємодії недоступні.
Робота з Groove починається зі створення нового облікового запису. Вона необхідна для того, щоб мати можливість отримувати доступ до своїх даних з будь-якого комп'ютера, наприклад, з домашнього, робочого, ноутбука і т.д.
Обліковий запис можна включити в загальний каталог Groove, щоб інші користувачі програми могли її знайти.
Робоча область є основним елементом Groove. тому перше, що необхідно зробити після завантаження програми - створити її. Правда, може виявитися, що вона вже створена іншими учасниками спільного проекту. У цьому випадку вам достатньо буде приєднатися до неї.
Робочі області можуть бути двох типів: стандартна, яка має на увазі наявність декількох компонентів, і область, що забезпечує спільний доступ до файлів.
Стандартний робочий область за замовчуванням включає два засоби для спільної роботи: чат для обговорення проектів та компонент для обміну файлами.
Відкривши робочу область, можна відправляти повідомлення іншим учасникам проекту, додавати файли, що мають відношення до спільної роботи, запрошувати нових користувачів, додавати інші комп'ютери, з яких ви плануєте працювати з Groove.
Крім цього, є можливість розподілу ролей. Кожен член робочої групи може бути в ролі керівника, учасника або ж гостя. З кожною роллю пов'язаний певний набір дозволів. Наприклад, гість не може видаляти, додавати і змінювати файли і папки, учасник має більше повноважень, а керівнику доступні всі можливості, аж до зміни дозволів для кожної з груп.
Groove тісно інтегрований з Outlook, MSN Messenger, програмами пакету MS Office, а також з популярними програмами інших виробників, в тому числі Adobe Photoshop, WinRar, WinZip. Використовуючи меню "Файл", можна безпосередньо з Groove створити новий документ Word, таблиці Excel, архів і т.д. Перевага такого способу роботи з файлами в тому, що вам не потрібно витрачати час на додавання файлів в робочу область - вони будуть там перебувати відразу ж після створення. Природно, всі правки, які ви вносите у файли, тут же автоматично враховуються, і інші учасники проекту можуть бачити зміни.
Кожен компонент робочої області представлений у вигляді вкладки. При необхідності можна додавати додаткові компоненти.
Наприклад, "Блокнот" можна використовувати для запису і зберігання заміток, "Альбом" стане в нагоді для створення різних графічних елементів, скажімо, схем. Компонент "Малюнки" буде корисний, якщо в проект необхідно додати цифрові фотографії або інші зображення, а "Відстеження питань" зручно використовувати для обговорення важливих питань, на які необхідно відповісти в ході роботи. Варто відзначити і спеціальні компоненти для роботи з файлами SharePoint і формами InfoPath.
Одна робоча область може містити кілька компонентів одного типу, що може бути зручно в процесі роботи над великим проектом. Завдяки цій можливості можна створити свої вкладки для кожної невеликої завдання, яка вирішується в рамках проекту. Для зручності кожну вкладку, відповідну компоненту, можна перейменувати.
Для проектів, в яких основним завданням є обмін файлами, передбачений особливий тип робочої області, яка називається "Спільний доступ до файлу". При створенні такої робочої області необхідно вказати папку, в якій будуть зберігатися всі файли, пов'язані з проектом. За замовчуванням така папка створюється на робочому столі, але ви можете вибрати для неї будь-яке інше розташування.
Зручність робочої області такого типу полягає в тому, що управляти файлами можна безпосередньо з Провідника. Groove додає в нього нову панель "Синхронізація папок", за допомогою якої можна спостерігати за тим, які користувачі використовують робочу область, запрошувати нових користувачів, додавати комп'ютери, з якими потрібно виконувати синхронізацію, синхронізувати дані робочої області з файлами на комп'ютері. За замовчуванням нові версії файлів завантажуються автоматично, але при бажанні можна встановити обмеження на завантаження або ж вибрати ручний режим, в якому завантаження буде виконуватися тільки за запитом користувача.
Для кожного файлу, який знаходиться в синхронізованої папці, можна налаштувати рівень оповіщення, і тоді програма буде повідомляти про появу його нової версії.
Для того щоб додати в робочу область, що забезпечує спільний доступ до файлів, новий файл, достатньо скопіювати його в відповідну папку. Оповіщення про наявність нового файлу з'явиться у всіх учасників робочої області.
Groove працює за принципом пиринговой мережі, тобто, обмін файлами виконується безпосередньо між користувачами, без необхідності використання FTP-сервера або іншого "посередника" для зберігання файлів.
Створити робочу область, що забезпечує спільний доступ до файлів, можна не тільки з вікна Groove, але і прямо з Провідника. Для цього досить увійти в потрібну папку і натиснути кнопку "Синхронізація папки", яку Groove додає на панель інструментів файлового менеджера. Зробивши це, ви побачите панель "Синхронізація папок", а нова робоча область з'явиться в загальному списку у вікні Groove.
висновок
Чи буде Groove корисний особисто вам? Groove - це програма для більш зручної організації роботи, і вона може стати незамінним помічником для всіх, чия робота пов'язана зі взаємодією з іншими людьми.
Програму можна використовувати і в звичайному офісі, якщо деякі співробітники постійно в роз'їздах або є необхідність взаємодіяти з людьми, які працюють в інших філіях підприємства.
Нарешті, над придбанням Groove обов'язково варто задуматися власникам невеликих компаній, які відмовилися від звичайного офісу. Не секрет, що сьогодні нерідко можна зустріти бюро перекладів, а також фірми, що займаються проектуванням, художньо-оформлювальних діяльністю, співробітники яких працюють вдома. Це зручно як керівництву, адже воно може заощадити на оренді офісу, так і самим співробітникам, яким не потрібно витрачати сили і час на ранкові та вечірні "пробки". Встановивши на комп'ютері кожного з працівників такої фірми Groove, можна створити справжній "віртуальний офіс", адже кожен буде не тільки виконувати свою роботу, а й стежити за тим, чим зайняті інші.