Методика проведення презентацій - презентація, сторінка 2

Незважаючи на перераховані відмінності, можна провести диференціацію презентацій на основі найбільш часто зустрічаються ділових презентацій. Визначаючи тип ділової презентації, презентатору легшає оцінити:

яку саме первинну інформацію слід вивчити і до якої міри;

які презентаційні прийоми найбільш прийнятні для проведення презентації і яким способом їх потрібно використовувати;

Однією з форм диференціації презентацій є розподіл їх по відношенню аудиторії до презентатору. Ділові презентації бувають двох типів:

Зовнішня презентація подається аудиторії поза організації, яку представляє презентатор, тобто проводиться для цільових аудиторій, які не є персоналом організації або фірми (базисного ПР-суб'єкта). Таких презентацій проводять більше, вони більш поширені. Виступ торгового представника фірми перед покупцями якраз буде прикладом зовнішньої презентації. Внутрішня презентація відноситься до тих ситуацій, коли організатори і аудиторія є персоналом ПР-суб'єкта, тобто членами одного колективу. Іноді керівництву компанії буває необхідно представити колективу нову технологію документообігу, наприклад, або нову схему управління компанією. Можливо уявлення будь-яких проектів, важливих для персоналу. Проведення презентацій дозволяє за короткий відрізок часу донести до слухачів максимум інформації.

Також презентації можуть бути диференційовані в світлі домінуючих характеристик, таких як:

При цьому типі презентацій основний упор робиться на передачу інформації. Зазвичай вони проводяться для передачі технічної інформації, наукових матеріалів, огляду статистичних досліджень або іншої інформації, пов'язаної зі складними технологіями. Презентація допомагає в цьому випадку більш наочно і доступно піднести складний матеріал, домогтися його засвоєння і розуміння аудиторією.

Це різновид внутрішньої презентації. Терміни «спадна» і «висхідна» є похідними від традиційної ієрархії, при якій позиції сторін розташовуються по вертикалі. Презентації керівників перед керуючими, керуючого перед начальниками підрозділів або начальниками перед підлеглими буде «низхідній», тобто комунікація йде вниз по організаційній лінії.

Також варіант внутрішньої презентації. Представлення проекту або ідеї «знизу», від підлеглих - до їх начальникам, від начальника - до керуючих і від керівників - до керівництва.

Наявність двох або трьох тільки що описаних типів презентацій може бути виявлено в ході одного і того ж виступу. Розглянемо, наприклад, презентацію підлеглого перед начальником, присвячену автоматизації робочого місця. Чи є ця презентація просуває, інформує або висхідній? По-перше, що є домінуючою характеристикою даної презентації? В цьому випадку висхідна презентація. По-друге, що є основним задумом? Якщо він складається в просуванні однієї рекомендації на тлі інших, тоді дану презентацію слід розглядати як висхідну і просуває. Якщо ж він полягає в інформуванні начальника про можливі рішення, то тоді вона буде висхідній і одночасно інформаційної.

Основні концепції письмових презентацій:

Є три типи письмових матеріалів, що мають відношення до ділових презентацій: листи-підтвердження, «роздавальний» матеріал і пропозиції.

Багато принципів і прийоми, які стосуються усним презентацій, в рівній мірі застосовні і до письмових презентацій.

На «читабельність» письмових пропозицій впливає його оформлення.

На «читабельність» письмових пропозицій впливає його структура.

Процес написання тексту спрощується за допомогою підходу, що складається з трьох стадій. Мета - створення документа в потрібному стилі, написане яскравою мовою, правильно з точки зору граматики, пунктуації та орфографії.

Письмові презентації організовуються як самостійно, так і в якості доповнення до усних. У захоплюючій і короткій формі подається та нова інформація, яка є основою презентації. Схеми, діаграми, фотоілюстрації виразно доповнюють текст. Така добірка може бути розміщена в пресі або видана окремим буклетом. На усної презентації вони може служити роздатковим матеріалом.

Перфоманс від англ. Performance - виконання, подання. Це найбільш складна, але особливо запам'ятовується форма презентації. Це оригінальне «дійство», свого роду спектакль. На відміну від біліше традиційної презентації перфоманси відрізняються інтригуючою режисурою, алегоричними прийомами, тому використовуються рідко і в певному середовищі. Вони більш характерні для художньої та артистичного середовища.

Розглядаючи всі типи презентацій, потрібно мати на увазі, що кінцева мета подібних заходів - переконання. Видатні майстри мають в розпорядженні повний набір засобів для досягнення мети презентації. Буде легше досягти мети, якщо навчитися відбирати і підкреслювати матеріал, використовувати методи і напрацювання, які найбільше підходять для даної ситуації. Уміння пристосовуватися відрізняє видатного презентатора від звичайного. А презентатор не може пристосуватися до різних ситуацій, не визначивши спочатку типи ділових презентацій.

1.4. Основи підготовки та проведення презентацій

Перш за все необхідно визначитися з цілями проведення і типом презентації. Етап планування починається з осмислення творчого задуму. Важливо знайти режисерський хід, який забезпечить успіх презентації. Треба задуматися і над низкою інших питань. Наприклад, наскільки часто проводилися презентації за схожою темі в даній цільовій аудиторії, наскільки очікувана і потрібна інформація, що надається, який суспільний резонанс ми розраховуємо отримати.

Кого запрошувати на презентацію? Якщо мова йде про зовнішню ПР-презентації, то необхідно запросити представників ЗМІ. Адже такий захід є інформаційним приводом. Потім в залежності від цілей презентації формується список запрошених. Запрошувати можна потенційних споживачів, покупців, інвесторів, партнерів, впливових держслужбовців, але враховувати при цьому, що 80-90% з числа нежурналістів швидше за все проігнорують інформаційно-змістовну частину. А ось на презентаційну частину підтягнуться запрошені з числа VIP. Важливо пам'ятати, що презентація - НЕ конференція, не форум. Оптимальний межа за кількістю слухачів - 60 осіб. Тільки тоді можна забезпечити ефект переконання, настільки важливий для даної форми роботи.

Місце проведення презентації вибирається насамперед з розрахунку комфортності для запрошених. Бажано щоб до приміщення було зручно під'їхати, важлива наявність автостоянки. Конференц-зал не повинен бути надто просторим, щоб не створювалося відчуття незначності події (мало людей у ​​великому залі). Але тісному кімната спілкування не повинна бути. В одному приміщенні або в різних проводити інформаційно-змістовну і презентаційну частини? Краще в різних, так як в противному випадку органічно перейти від однієї частини до іншої буде важко, а саме поділ може виглядати штучним. Необхідно хороше освітлення, кондиціонери. Поруч передбачається приміщення для фуршету чи іншого виду частування.

Правда, існує небезпека того, що в ЗМІ з'являться докори з приводу поділу на «чорних» і «білих». Але пік популярності ігор в «спілкування з народом» пройшов, і жертвувати заради них конфіденційним і спокійним спілкуванням з «потрібними людьми» навряд чи варто.

Існують різні схеми розсадження гостей презентації: «театральний» стиль, «класна кімната», у вигляді букви «Т» або букви «U».

Скільки триває презентація? Це питання пов'язане зі структурою презентації. Необхідно також враховувати психологічні аспекти сприйняття усних комунікацій. Психологи проаналізували, як змінюється рівень уваги слухачів в залежності від різних факторів. Так, наприклад, важливо підказувати аудиторії - що її чекає попереду або коли закінчиться мова спікера. Це підвищує її увагу. Демонстрації на екрані або в іншій формі також збуджують інтерес. За часом презентація може тривати від 40 хвилин до 2-х годин. Вся справа в збалансованості відбувається, здатності організаторів утримати увагу запрошених і забезпечити передачу необхідної інформації. Оптимальним варіантом вечірньої презентації, що переходить в прийом з частуванням вважається: 1 - 1,5 години - змістовна частина, потім 1 - 1,5 години - розважальна. Денні презентації зазвичай укладаються в більш короткий період часу: по 40 хвилин кожна частина.