Лист-засвідчувач справи - нормативні акти про діловодство і закони про архівну справу - портал про
Правила заповнення листа-завірителя справи
Справи постійного і тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання та з особового складу після закінчення календарного року, в якому вони заведені, повинні бути приготовлені до передачі в архів. Предархівна підготовка справ включає дві процедури: оформлення та опис.
Оформлення проводиться особою, відповідальною за роботу з документами. У оформлення входить складання листа-завірителя.
Лист-засвідчувач складається в справі на окремому аркуші (формату А4, А5) на зворотному боці останнього чистого аркуша.
Забороняється виносити лист-засвідчувач на обкладинку справи або чистий оборот листа останнього документа. Якщо справа зшито або переплетено без бланка листа-завірителя, він наклеюється за верхню частину листа на внутрішній стороні обкладинки справи.
У листі-засвідчувач вказуються цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів і окремо, через знак «+» кількість аркушів внутрішнього опису (при її наявності).
У листі-засвідчувач відзначаються особливості нумерації аркушів, фізичного стану документів і оформлення справи:
- наявність літерних номерів аркушів;
- наявність пропущених листів;
- номерів аркушів з наклеєними фотографіями;
- номерів великоформатних аркушів;
- номерів конвертів з вкладеннями і кількість вкладених в них аркушів;
- номерів пошкоджених листів:
- наявність в справі типографических примірників брошур з кількістю аркушів в них, якщо вони не були відзначені в загальній валовій нумерації в справі.
Кількість літерних, пропущених листів повинно враховуватися в підсумкових даних про кількість пронумерованих аркушів. Наприклад, останній лист справи має номер 252, але в справі є листи з номерами 5а і 30 а і пропущений номер 17. У цьому випадку загальна кількість аркушів буде 252 + 2-1 = 253.
Лист-засвідчувач підписується його укладачем, вказується його посада, ініціали та прізвище, дата складання.
Усі наступні зміни в складі справи (пошкодження, заміна справжніх документів) відкидаються в листі-засвідчувач з посиланням на відповідний акт.