Класифікатор наказів вам допоможе

У невеликих організаціях, як правило, виділяють накази по основній діяльності і з особового складу, часом забуваючи про ще одну групу - накази з адміністративно-господарських питань. У великих же організаціях навіть цих трьох різновидів замало буде. Крім того, там часто різні підрозділи готують різні групи наказів, і часом у окремих фахівців виникає бажання довести, що наказ по знову виник питання - зовсім не його головний біль, а вотчина колеги з іншого відділу. Щоб примирити всіх, потрібно навести порядок.

Навіщо все це потрібно?

Практика показує, що великі організації, незалежно від сфери діяльності та організаційно-правової форми, видають досить велика кількість розпорядчих документів, перш за все наказів. Разом з тим при проведенні експертизи цінності документів цього виду виникають певні складнощі, пов'язані зі специфікою діяльності великої організації. Справа в тому, що невелика організація може обмежитися виданням наказів двох видів: з основної діяльності та з особового складу (доповнюються виданням розпоряджень), оформлення яких в цьому випадку покладається на одну людину. Чим більше масштаб діяльності організації, значніше штат працівників і складніше структура керівництва, тим менше вищеописаний алгоритм видання розпорядчих актів підходить для організації.

Як бути? Відповідь на це питання знайдений досить давно: накази ділять на окремі різновиди, а їх оформлення доручають окремим працівникам або різним підрозділам. В результаті виникає стандартна для сучасного вітчизняного діловодства ситуація, коли частина наказів оформляється (відповідно, реєструється і зберігається до передачі в архів) діловодної службою, а частина - службою кадрів.

При цьому часом співробітники діловодної служби і служби кадрів відчувають труднощі при вирішенні питання про те, наказом якого різновиду оформляти ті чи інші рішення - наказом по основній діяльності або наказом по особовому складу.

До сказаного варто додати, що поділ наказів на два різновиди - з основної діяльності та з особового складу - не може задовольнити великі організації, які мають значне коло вирішуваних питань. В результаті кількість різновидів наказів збільшується (з'являються накази з адміністративно-господарських питань, про направлення працівників у відрядження та ін.), А підготовка наказів з окремих питань може доручатися окремим працівникам або підрозділам як в порядку разового доручення, так і на постійній основі, що , природно, додає складнощів.

Діючі в даний час державні стандарти містять загальні вказівки щодо оформлення наказів і не дозволяють вирішити дані питання. Не додають ясності і не так давно затверджені «Правила діловодства в федеральних органах виконавчої влади» 1. Єдиним виходом залишається детальне опрацювання класифікації наказів локальним актом, що видається самою організацією.

Перш за все необхідно визначити кількість видів наказів, які можуть видаватися. Цілком ймовірно, що доцільно буде роздрібнити накази по основній діяльності і з особового складу на більш дрібні групи для полегшення подальшої довідкової роботи і для забезпечення можливості спеціалізації діяльності співробітників, їх оформляють. Виділені групи слід зафіксувати в табелі уніфікованих форм документів. Однак навіть використання табеля уніфікованих форм не дозволяє повноцінно організувати роботу щодо віднесення наказів до конкретного виду, тому необхідно або обумовити питання класифікації наказів в інструкції з діловодства, або оформити окремий класифікатор. В останньому випадку класифікатор може бути затверджений наказом і використовуватися в якості додатку до номенклатури справ. Такий варіант зручний, якщо діюча інструкція з діловодства в цілому відповідає сучасним вимогам і немає гострої необхідності в її негайної переробки.

Нижче наведено приклад класифікатора наказів. В даному прикладі накази розділені на три групи (згідно 19 статті Переліку):

• по основній діяльності - термін зберігання постійно;
• по особовому складу - більшість зберігається 75 років, але окремі види можна зберігати 5 років;
• по адміністративно-господарських питань - 5 років.

Угруповання проведена за змістом і за термінами зберігання відповідно до статті 19 нового Переліку.

Далі ділимо кожну групу на окремі підгрупи, тому що оформлення різних груп (різновидів) наказів може бути покладено на різні відділи або на різних співробітників служби кадрів. Такий поділ в подальшому полегшить проведення довідкової роботи. Можна, наприклад, виділити накази про заохочення і матеріальної допомоги, тому що вони пов'язані з виділенням та витрачанням додаткових фінансових ресурсів і існує необхідність особливого контролю керівництва за даним напрямком роботи. І, нарешті, логічно виділити в якості окремих різновидів накази про відпустки, чергуваннях, стягнення, а також про направлення працівників у відрядження, тому що вони мають термін зберігання 5 років.

Кожного різновиду наказу присвоюється свій діловодний індекс, кожен різновид підшивається і зберігається окремо відповідно до встановлених термінів зберігання.

Ми пропонуємо використовувати індексацію на основі двох букв, які можуть викликати певні асоціації, що полегшує запам'ятовування і засвоєння працівниками запропонованої угруповання:

Класифікатор може бути оформлений у вигляді таблиці.

У неї можна внести графу, в якій буде вказано, хто з керівників переважно підписує наказ певного виду (в тому випадку якщо такий розподіл повноважень передбачено відповідним наказом). При цьому, зрозуміло, керівник, який є першою особою організації, може підписувати будь-який наказ.

У п'ятій графі містяться типові заголовки, які можна використовувати при оформленні наказів. Це скоротить кількість помилок, що здійснюються при оформленні наказів, і істотно полегшить введення інформації в інформаційно-пошукові системи (адже більшість з них дозволяє створювати довідник стандартних заголовків, з якого користувач потім зможе вибирати потрібний). Такий класифікатор дозволить уникнути проблем при проведенні експертизи цінності документів.

приклад 1
Класифікатор наказів організації

Папков Андрій. завідувач кафедри документознавства Бровариского державного університету
Джерело: Об'єднана редакція ділових журналів