Керівник салону краси втратив трудовий договір

У власника салону краси може виникнути ситуація, коли необхідно відновити трудовий договір одного або декількох співробітників, або співробітник звертається до нього за дублікатом. У цій статті ми розповімо як діяти в такій ситуації.

Втрата трудового договору в салоні краси: суть питання

В першу чергу потрібно знати, що в трудовому законодавстві відсутні конкретні рекомендації з приводу відновлення трудових договорів у разі їх втрати. Тому для попередження подібних ситуацій власнику салону краси відповідно до ст. 8 ТК Україна необхідно розробити даний розділ самостійно і внести до Правил внутрішнього розпорядку та Інструкцію щодо кадрового діловодства. Також можна скласти локальний нормативний акт, в якому буде відображений алгоритм дії керівника салону в подібній ситуації.

Документом, на підставі якого можна скласти дублікат трудового договору, може бути як оригінал трудового договору працівника, так і електронний документ (при існуванні електронної бази на підприємстві індустрії краси).

Якщо власником салону було прийнято рішення, що в разі втрати трудового договору його відновлення буде проводитися на підставі примірників працівників, то протягом 3 днів з моменту виявлення втрати необхідно запросити у співробітників салону їх екземпляри. За допомогою них будуть складені паперові дублікати. Після відновлення договору екземпляр працівника необхідно повернути назад. При цьому термін для відновлення договору ніяк не регламентований і, отже, може бути різним, наприклад, в подібній ситуації досить п'яти робочих днів.

Якщо власник салону краси переводить або планує переводити документи, в тому числі трудові договори, в електронний вигляд, то в нормативному акті можна прописати, що дублікати будуть складені відповідно до наявних електронними документами. Даний варіант має перевагу, так як відновлення трудових договорів буде проводитися без звернення до співробітників салону.

Оформлення дубліката втраченого трудового договору в салоні краси

Незважаючи на те, що ні терміни, ні порядок виготовлення дублікатів трудових договорів ніяк не прописаний в трудовому законодавстві, при їх оформленні важливо пам'ятати, що дублікати повинні повністю відповідати оригіналу. Відповідно до ч. Першої ст. 67 ТК Україна оригінал трудового договору складають у письмовій формі, обов'язково в двох примірниках із зазначенням реквізитів власника салону краси і співробітника. Трудовий договір повинен бути підписаний з обох сторін.
Отже, дублікати, також як і оригінали, повинні бути складені в паперовому варіанті в двох примірниках, в них повинні бути вказані реквізити сторін і стояти підписи як власника салону краси, так і співробітника.

Крім цього, в дублікаті необхідно прописати умови і відомості відповідно до умов і відомостями, зазначеними в оригіналі. Що стосується труднощів можна звернутися до статті 57 ТК РФ, в якій зазначено, які відомості і умови повинні бути присутніми в трудовому договорі. Якщо у керівника салону краси немає можливості відновити своєму умови і відомості на підставі копії договору співробітника, то можна звернутись до наступних документів (наказ про прийом на роботу, додаткові угоди, інформація про переведення, трудова книжка працівника, особова картка працівника та інші документи).

Після того, як дублікат складений і підписаний, один примірник залишається в салоні, інший необхідно віддати співробітнику на руки. Після отримання свого примірника останній повинен поставити додаткову підпис на примірнику салону краси, що підтверджує отримання копії на руки.

Таким чином, якщо трудовий договір загублений салоном з якої-небудь причини, але у співробітника салону є свій екземпляр, то підприємство індустрії краси може скласти його дублікат на підставі оригіналу співробітника, або його електронного варіанту (при існуванні електронної бази).

Якщо трудовий договір відсутній як у співробітника, так і у представника салону краси, то замість оформлення дубліката підприємство індустрії краси має право укласти новий договір зі співробітником. Більш того, через відсутність в трудовому законодавстві чітких вказівок щодо відновлення трудових договорів, керівник салону має можливість вибрати, укладати йому новий договір або відновлювати дублікат.

Складаємо новий трудовий договір

Якщо співробітник просить видати копію трудового договору

Відповідно до статті 62 ТК Україна роботодавець зобов'язаний видати працівнику копії документів, пов'язаних з роботою за письмовою заявою. При цьому необхідний документ необхідно видати протягом трьох робочих днів, безоплатно, тобто без відрахувань за виготовлення копії з заробітної плати.

Як правильно видати завірену копію трудового договору

Позначку про завірення необхідно проставити в нижній частині документа після всіх даних.

Якщо співробітник просить видати йому трудовий договір, завірений нотаріусом, то відповідно до ТК Україна (ст.62 ТК РФ) салон краси має право відхилити його прохання.

Вимога співробітника доведеться виконати тільки в тому випадку, коли в локальних нормативних актах відображено, що салон краси зобов'язаний надавати співробітникам нотаріально завірені копії документів, пов'язаних з роботою. В цьому випадку всі нотаріальні витрати доведеться оплачувати підприємству індустрії краси (ст.62 ТК РФ).

Якщо салон краси не віддасть співробітнику екземпляр договору

Якщо роботодавець не видав трудовий договір, то порушив трудове законодавство (ч. Перша ст.67 ТК РФ), відповідно до якого один з примірників необхідно передати співробітнику на руки.