Касова дисципліна дотримання, перевірка і штрафи за порушення в 2018 році

Касова дисципліна дотримання, перевірка і штрафи за порушення в 2016 році

Що таке касова дисципліна
Які документи потрібні для ведення касової дисципліни
Хто здійснює перевірку касової дисципліни
Штрафи за порушення касової дисципліни

Касова дисципліна - це правила оформлення касових операцій. Говорячи простою мовою, правила прийому, зберігання і видачі готівки. Для розуміння терміна «Касова дисципліна» слід чітко розуміти відмінності у визначеннях «Касовий апарат» і «Каса».

Касовий апарат (ККМ, ККТ) - це пристрій, за допомогою якого проводиться прийом від клієнтів за товари або послуги готівкових коштів. Їх може бути як один так і декілька і залежить від потреби в ККТ вашого бізнесу, а також кількості торгових точок. Однак за кожним встановленим апарату повинна вестися відповідна вимогам законодавства звітність.

Каса підприємства (операційна каса) - це облік всіх дій в компанії, які стосуються готівки. Гроші, прийняті за допомогою ККМ, також здаються в загальну касу організації. Потім ці гроші або оформляються для твору готівки витрат, або інкасуються в обслуговуючий банк для зарахування на розрахунковий рахунок. Якихось особливих вимог щодо змісту каси підприємства законодавством не передбачено, тому в цій ролі може виступати як коробка від взуття, так і цілий кабінет. У касі зберігаються фізично гроші фірми і все, що з ними відбувається, має підтверджуватися відповідними документами. Це і називається касовою дисципліною.

Правила касової дисципліни:

Всі дії з готівкою повинні оформлятися документально.
Важливо строго стежити за дотриманням ліміту каси.
При видачі грошей на будь-які потреби в обов'язковому порядку повинні видаватися відповідні документи.
Не можна перевищувати обмеження на готівкові розрахунки між двома суб'єктами підприємництва, на сьогоднішній день ця сума не повинна перевищувати 100 тисяч рублів на один договір.

Хто повинен дотримуватися касову дисципліну

Обов'язок щодо дотримання касової дисципліни покладається на всі суб'єкти адміністративно-хозяйтсвенного сектора, які працюють з готівкою. І не важливо, приймаються вони по ККМ або БСО. Використовувана система розрахунку податків в компанії також не впливає на необхідність дотримання касової дисципліни.

Крім того, ліміт залишку каси не встановлюється для індивідуальних підприємців і підприємств, що мають до ста працівників, за умови, що загальний розмір річної виручки не перевищує 800 мільйонів рублів.

Ведення касової дисципліни для ТОВ та ВП. Перелік документів

Для дотримання касових правил на підприємстві повинно бути окреме уповноважена особа - касир. Однак це може робити і директор або безпосередньо сам індивідуальний підприємець. У разі, коли підприємство має декількох касирів, обов'язково призначається старший касир. Також повинна бути призначена особа, відповідальна за формування касових документів. Зазвичай це головний бухгалтер, але в залежності від ситуації, може бути і касир або безпосередньо сам ВП. Також це може бути організація, що здійснює ведення бухгалтерського обліку.

Прибутковий касовий ордер (ПКО) виписується на кожне надходження готівки в касу. Коли готівкові гроші приймаються за допомогою ККМ або БСО, то такий ордер може бути виписаний один на загальну суму за зміну.
Видатковий касовий ордер (ВКО) оформляється на кожну витратну операцію, тобто на будь-яку видачу грошей з каси. Обов'язково необхідно перевіряти правильність заповнення таких ордерів і засвідчити особу співробітника, якому видаються гроші.
Касова книга (форма КО-4) - тут ведеться облік всіх прибутково-видаткових операцій, тобто дані кожного ПКО та ВКО повинні бути в ній відображені. В обов'язки касира входить проведення щоденної звірки сум готівки із залишками за касовими документами. Це допускається не робити, якщо за зміну не було ніяких операцій.
Книга обліку (форма КО-5) повинна заповнюватися, якщо на підприємстві більше одного касира. У цій книзі відображаються всі рухи грошей між касирами і старшим касиром. Обов'язково їх засвідчувати особистими підписами.
Розрахунково-платіжна відомість і платіжна відомість повинні складатися і підписуватися працівниками при здійсненні ним виплат.

Ведення касових документів прийнятно як в паперовому, так і в електронному вигляді.

При ручному оформленні документи повинні бути засвідчені оригінальними підписами.

Документи в електронному вигляді оформляються за допомогою комп'ютера (іншої техніки) із забезпеченням їх захисту від несанкціонованого доступу і підписуються електронними підписами.

Нагадуємо! До касової дисципліни не належать книги обліку доходів і витрат, БСО, а також звіт і журнал касира-операціоніста.

Ведення касової книги у відокремленому підрозділі

У арбітражної практиці з цього питання немає єдиної думки.

Що таке ліміт залишку по касі

Ліміт каси або перехідний залишок - це гранично можлива сума готівки, яку допускається залишати в касі на кінець зміни. Все, що перевищують його суми, повинні бути здані в банк. Правда допустимі невеликі відхилення в дні, коли передбачається видача великої кількості готівки (дні зарплати) або в свята.

До встановлення ліміту каси слід підходити вкрай відповідально, тому що якщо ліміту не буде встановлений на кінець робочої зміни, в касі не повинно бути ні рубля. Інакше буде порушення, за яке передбачена адміністративна відповідальність та штраф.

Наказ для встановлення ліміту по касі. Ліміт необхідно розрахувати і закріпити у внутрішньому наказі, яким може бути встановлений ліміт як на конкретний проміжок часу, так і на необмежений термін, тобто до видання нового наказу.

Як за правилами касової дисципліни відбувається видача грошей підзвітним особам

Підзвітні гроші - це готівка, яка видається працівникові на оплату господарських витрат, витрат на відрядження та інших потреб підприємства. Для видачі таких грошей обов'язково заяву від співробітника, одержуваного гроші, в якому необхідно вказати повну суму, період і мета їх отримання. На заяві повинна бути підпис керівника.

У разі оплати господарських або інших витрат підприємства власними коштами співробітника, вони підлягають відшкодуванню також на підставі заяви, в якому обов'язково має бути зазначено, що «у співробітника відсутня заборгованість за раніше виданими авансами». Це є вимогою законодавства, згідно з яким співробітник перед отриманням звітних грошей повинен повністю відзвітувати за отриманими раніше авансами.

На надання звіту по витрачених коштах співробітнику дається 3 робочих дня з моменту закінчення терміну, на який кошти були видані, або з дня виходу на роботу. Витрати підтверджуються відповідними чеками, які прикладаються до авансового звіту. Це необхідно для прийняття їх до заліку як витрат і правильного обчислення оподатковуваної бази. Крім того, на грошові кошти, витрачені без підтверджуючих документів, необхідно сплатити страхові внески і утримати ПДФО.

Обмеження у видачі грошей за правилами

Також слід приділяти пильну увагу проведенню розрахунків готівкою між суб'єктами господарювання. Це не відноситься на розрахунки з фізичними особами. Юридичні особи та ВП можуть здійснювати між собою розрахунки готівкою, але не більше 100 тисяч рублів в межах одного договору.

Це обмеження не застосовується також при видачі з каси заробітної плати працівникам, підзвітних коштів працівникові - фізичній особі, якщо ці гроші не планується використовувати на оплату товарів і послуг від імені організації на підставі довіреності.

Важливо! Готівкові гроші з каси можна використовувати на погашення позик, оплату оренди та виплату дивідендів.

Кому і коли можна брати гроші з каси на особисті потрібні

Будь-які доходи організації належать безпосередньо організації. Тому оплата особистих потреб засновників, навіть якщо він усього один, з каси підприємства проводитися не може.

Це не поширюється на ІП, які можуть використовувати гроші як з каси, так і з розрахункового рахунку в будь-яких кількостях за умови відсутності заборгованості зі сплати страхових і податкових внесків.

У разі відсутності у індивідуального підприємця наказу про скасування ведення касових документів, для отримання готівки з каси, повинен бути обов'язково оформлений видатковий ордер, що містить наступне формулювання: «Видача грошових коштів підприємцю на власні потреби» або «Передача підприємцю доходів від поточної діяльності».

Перевірка касової дисципліни. На що звертають увагу податкові органи

правильність ведення обліку готівки в касі;
інформацію, зафіксовану на фіскальній пам'яті ККМ, шляхом роздруківки звітів;
будь-які документи, які стосуються оформлення касових операцій (прибуткові та видаткові ордери, звіти касового апарату, касову книгу);
своєчасність видачі касових чеків покупцям.

Штрафи за порушення касової дисципліни

Касова дисципліна зобов'язує суб'єкти господарювання дотримуватися правил і передбачає серйозну відповідальність за їх порушення. Звід можливих порушень касової дисципліни міститься в ст. 14.5 і 15.1 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

1. Не застосування ККТ

Згідно статті 14.5 КоАП це є порушенням і передбачає відповідальність у вигляді штрафу:

на посадових осіб - від 3000 до 4000 рублів;
на юридичних осіб - від 30 000 до 40 000 рублів.

Як показує практика, штраф за такі порушення накладається на всю організацію, хоча винним дійсно може бути тільки один працівник. Звичайно, компанії зацікавлені, щоб оштрафували тільки працівника, так як сума штрафу (згідно зі ст. 14.5 Кодексу України про адміністративні правопорушення) значно нижче. Однак слід враховувати, що домагаючись покладання штрафу на посадову особу, можна отримати в результаті два. Так як законодавство допускає накладення штрафу і на особу, яка допустила порушення, і на організацію, в якій воно вчинене.

2. Перевищення касового ліміту

Як показує практика, представники податкової часто не дотримуються термін, встановлений для накладення відповідальності за це порушення. Тому, якщо минув 2 місяці з моменту порушення, і такий штраф все-таки наклали, сміливо йдіть до суду.

3. Зберігання готівкових коштів

Однак суд може скасувати даний штраф в разі ненадання повних і достовірних доказів представниками податкової. Відповідно контролери повинні в обов'язковому порядку:

виявити вільні готівкові грошові кошти організації і точно визначити їх кількість;
зафіксувати достовірний факт їх неналежного зберігання;
вказати конкретні норми законодавства, які були порушені;
вказати дату і точне місце вчинення правопорушення.

4. Неоприбуткування готівкової виручки

5. Перевищення ліміту розрахунків готівкою

Також популярне порушення касової дисципліни. З урахуванням ліміту в 100 000 рублів виникають питання щодо обчислення цих сум, наприклад, якщо договір не оформлений на паперовому носії або якщо оформляються однотипні договори на різні суми, які менш встановленого ліміту